Einem geflügelten Wort zufolge bestätigen Ausnahmen die Regel. Im Controlling brauchen wir beides: ein regelmäßiges Berichtswesen ebenso wie spezielle Hinweise auf Ausnahmen. Und um beides kümmert sich der Berichtsserver von DeltaMaster.

Viele unserer Kunden setzen den Berichtsserver von DeltaMaster ein, um Berichte automatisch zu generieren und zu verteilen - auf Knopfdruck oder zeitgesteuert. Zusätzlich kann man den Berichtsserver auch nutzen, um ereignisabhängig zu berichten. Dazu hinterlegt man Prüfkriterien, zum Beispiel Schwellwerte für Abweichungen, die der Berichtsserver routinemäßig über­wacht. Sind die Bedingungen erfüllt, werden alle benachrichtigt, die es angeht: mit Berichten, die auf die Lage hinweisen und bei Bedarf weitere Informati­onen gleich mitliefern.

Der Berichtsserver passt auf und gibt Bescheid, wenn etwas passiert ist. Zum Beispiel, wenn Abweichungen ein vorab definiertes Maß überschreiten.

Solche Ansätze der Managementinformation werden als Exception Reporting, Ausnahmeberichterstattung, Alerting oder auch Monitoring bezeichnet. Mit DeltaMaster ist das schnell in die Tat umgesetzt:

• Zunächst legt man die Bedingungen fest, von denen es abhängt, ob man ein Signal bekommen möchte oder nicht. Sie sind unmittelbar an einen Bericht gebunden und deshalb einfach zu pflegen.
• Im Berichtsserver erstellt man einen Job an, der diese Kriterien immer wieder auswertet. Berichte werden jedoch nur generiert und zum Beispiel per E-Mail versandt, wenn die Bedigungen erfüllt sind.

Bericht leer? Gutes Zeichen: Die Abweichungen sind innerhalb der Grenzwerte. Kein Signal nötig.

Oft genügt als Prüfbedingung schon die Anzahl der Zeilen eines Berichts. So könnte man etwa mit einer Filterregel in einer Pivottabelle alle Filialen auflisten, die um mehr als 5 % unter Plan geblieben sind. Bewegen sich alle Abweichungen innerhalb dieser Grenze, enthält der Bericht dank des Filters keine Zeilen. Und das wiederum versteht der Berichtsserver als "Entwarnung": Der Ausnahmebericht ist leer, es muss kein Alarm ausgelöst werden. Beliebige Bedingungen formuliert man mit MDX.

Aus mehreren Gründen ist die Ausnahmeberichterstattung nicht unumstritten. Wenn es Ihnen aber gelingt, Ihre Ausnahmen in Regeln zu fassen, regelt DeltaMaster das Weitere zuverlässig und automatisch.

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