Berichte automatisch erzeugen und verteilen – der Berichtsserver

Liebe Datenanalysten,

ein Modewort in der an Modeworten nicht armen Software-Branche ist die „Informationslogistik“. Erklärt wird der Begriff meist ungefähr so: Es geht darum, den richtigen Anwendern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit im richtigen Format am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. So einfach die Formel klingt – Sie alle, die Sie mit der Datenanalyse und der Kommunikation der Ergebnisse befasst sind, wissen, dass dahinter richtig harte Arbeit steckt.

In dieser Ausgabe der DeltaMaster clicks! widmen wir uns einem Modul, das Ihnen dabei eine große Hilfe sein kann: dem Berichtsserver. Die oft müßige Aufgabe, Berichte zu vervielfältigen und auf die Bedürfnisse einer großen Schar von Empfängern zuzuschneiden, erledigt diese Komponente automatisiert, sodass Ihnen mehr Zeit für die wirklich spannenden Dinge bleibt.

Wie immer stehen Ihnen Ihre Ansprechpartner gerne zur Seite, wenn Sie sich für weitere Details interessieren.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

In fast allen Unternehmen existieren standardisierte Berichte, die immer gleich aufgebaut sind und die sich lediglich in dem gezeigten Datenausschnitt unterscheiden. So bekommt beispielsweise der Vertriebsleiter monatlich eine Auswertung der Ergebnisse all seiner Außendienstmitarbeiter. Diese erhalten zwar strukturell identische Berichte, sehen darin aber nur ihre jeweilige Vertriebsregion. Der Analyseredakteur, der seine „Leserschaft“ im Unternehmen bedarfsgerecht versorgen möchte, steht also immer wieder vor der nicht gerade angenehmen Aufgabe, aus einmal angefertigten Basisberichten Abwandlungen für verschiedene Empfänger und Zwecke zu erzeugen und sie immer wieder zu aktualisieren. Für derlei Pflichtübungen empfiehlt sich der Berichtsserver.

Der Berichtsserver ist eine Zusatzkomponente für DeltaMaster, die Routinetätigkeiten wie das Aktualisieren, Verändern, Vervielfältigen und Verteilen von gespeicherten Analysesitzungen (.das-Dateien) automatisiert. Kunden setzen ihn unter anderem ein,

• um die für Juli erstellten Berichte mit den August-Zahlen zu aktualisieren,
• um für jeden Vertriebsbeauftragten Auswertungen über seine Region zu berechnen,
• um automatisch (Excel-)Tabellen zu generieren, in denen die Kolleginnen und Kollegen ihre Daten für die Planung eintragen können,
• um täglich aktualisierte Statistiken per E-Mail an bestimmte Adressaten zu senden

und vieles mehr. Gespeicherte Analysesitzungen und die in ihnen enthaltenen Berichtsmappen dienen dem Berichtsserver als „Kopiervorlage“.

Jobwunder Berichtsserver

Die Anweisungen, was mit einem bestehenden Bericht zu tun ist, um daraus neue Berichte abzuleiten, sind in so genannten Jobs zusammengefasst. Diese Jobs lassen sich auf Knopfdruck oder auch durch andere Programme starten. Letzteres erlaubt eine vollständige Automation der Berichtsgenerierung und ?verteilung, indem Sie einen Scheduler einsetzen, der die Jobs zeitgesteuert anstößt. Schon die „Geplanten Tasks“, die Bestandteil einer jeden Standard-Windows-Installation sind, genügen, um ohne jedes personelle Eingreifen und ohne, dass überhaupt ein Benutzer am Rechner angemeldet ist, Berichte zu generieren und auszuliefern.

Um die Arbeitspakete zu definieren, startet man den Berichtsserver im interaktiven Modus. Nach Installation der Komponente findet sich dazu im Seitenregister von DeltaMaster eine zusätzliche Schaltfläche Plug-ins, über die Sie den Berichtsserver erreichen. Dasselbe Modul ist auch für die automatische Abarbeitung der Jobs zuständig, es läuft dann aber in einer Betriebsart, die ohne Benutzungsoberfläche auskommt und deshalb auch vom System aufgerufen werden kann.

Der Bildschirm des Berichtsservers zeigt oben die bereits definierten Aufträge, die in einer eigenen Definitionsdatenbank gespeichert sind. Darunter sind die Einstellungen für den gerade markierten Job zu sehen. Sie verteilen sich auf die Fenster Berichtsupdate, Berichtsmappen und Berichtsgenerator. Hier werden die Inhalte der neu zu erzeugenden Berichte genauer bestimmt, wobei stets mehrere Objekte involviert sein können (daher die eigenen Fenster). Die Parameter hingegen, die pro Job nur einmal anzugeben sind, machen die „Kopfzeile“ des Definitionsdatensatzes aus.

Inhaltlich mag man sich das Arrangement auch mit dem „EVA-Prinzip“ (Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe) verdeutlichen: Im Kopf sind Eingabe (zugrunde liegende DeltaMaster-Sitzung, Anmeldeinformationen für die Datenbanken) und Ausgabe (Zieladresse und -format) geregelt, in den Unterfenstern die Verarbeitungsvorschriften für die Aktualisierung und Iteration der Berichte.

Zusätzlich steht über den Link Einstellungen der Berichtsmappengenerator bereit (oben nicht abgebildet).

Ausgabeformate und -kanäle

Für jeden Job legen Sie fest, welches Format erzeugt werden soll:

• DeltaMaster-Analysesitzung. Der große Vorzug dieser Variante ist, dass die resultierenden .das-Dateien mit DeltaMaster in allen Stufen, einschließlich des Offline-Readers, geöffnet und weitergenutzt werden können. Die angeschlossenen OLAP- und relationalen Datenbanken stehen weiterhin zur Verfügung, ebenso wie das gesamte analytische Instrumentarium und die interaktiven Visualisierungsfinessen.
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint. Auf diese Formate wird man vor allem dann zurückgreifen, wenn die Ergebnisse ausgedruckt werden sollen. Naturgemäß müssen die Daten bei einem solchen Export allerdings „eingefroren“ werden, sodass keine weiteren Analysen oder Darstellungsvarianten mehr möglich sind. Wie in der Office-Welt üblich, basieren die Ergebnisdateien auf einer Dokumentenvorlage (.dot-, .xlt- oder .pot-Dateien), die für jeden Job separat spezifiziert werden kann. Dadurch ist es ein Leichtes, das Layout der Berichte an die jeweilige Empfängergruppe anzupassen.
• Eine Schnittstelle zu den Microsoft Reporting Services, einem Bestandteil von SQL Server 2000 und 2005 zum Veröffentlichen von Berichtsdokumenten im Internet, ist auf Anfrage verfügbar.

Die erzeugten Dokumente speichert der Berichtsserver, je nach Auswahl im Feld Versandart, als Datei, zum Beispiel auf einem File Server oder im Intranet, oder er verschickt sie per E-Mail. Das Ziel stellen Sie bei den Jobs im Feld Adresse ein. (Eine Adresse verstehen wir in diesem Zusammenhang als Oberbegriff zu Pfadangabe/Dateiname bei der Versandart file und E-Mail-Adresse bei der Versandart mail.)

Operationen zum Erzeugen neuer Berichte

Der Berichtsserver beherrscht drei Verfahren, um anhand der gegebenen Analysesitzung neue Berichte zu erzeugen: den Berichtsupdate, den Berichtsgenerator und den Berichtsmappengenerator.

• Beim Berichtsupdate ändern Sie die Startsicht der zu generierenden Reports, so wie Sie auch sonst in DeltaMaster mit dem Dimensionsbrowser die Sicht einstellen. Anstelle des in der Quell-Analysesitzung eingestellten Elements wird für die Neuberechnung das ausgewählte Element eingesetzt. So aktualisieren Sie zum Beispiel Berichte des Vormonats mit den aktuellen Zahlen. Sind mehrere Dimensionen ausgewählt, wird die Sicht in allen Dimensionen entsprechend gesetzt.
• Der Berichtsgenerator führt zu einer Vervielfältigung von Reports, indem der Server die einzelnen Elemente, die Sie ausgewählt haben, der Reihe nach durchläuft (Iteration) und jeweils eine eigene Ausgabedatei erzeugt. Damit generieren Sie etwa für jede Ihrer Vertriebsregionen einen eigenen Bericht. Die Sicht aus dem Berichtsupdate wird berücksichtigt.
• Mit dem Berichtsmappengenerator, den Sie über das Menü Einstellungen erreichen, können die Dimensionen auch ineinander verschachtelt werden. Damit sind besonders reizvolle Auswertungen möglich, zum Beispiel:

Welches sind die 10 umsatzstärksten Kunden eines Außendienstmitarbeiters und welche 10 Artikel fragen diese Kunden am meisten nach?

Die Automation mit dem Berichtsserver erzeugt aus nur einer Vorlage für jeden Vertriebsmitarbeiter einen eigenen Bericht mit diesen Informationen.

Über das Fenster Berichtsmappen steuern Sie, welche Mappen aus der Basis-.das-Datei in die neuen Berichte zu übernehmen sind, um den Empfängern gezielt nur die für sie relevanten Auswertungen anzubieten.

Auf die Namen der Elemente, die vom Update bzw. vom Generator betroffen sind, können Sie mit Platzhaltern zugreifen und diese als veränderliche Teile in Dateinamen einfügen. Dadurch gewährleisten Sie eindeutige Namen, sodass sich die Ausgabedateien nicht gegenseitig überschreiben, und die Berichtsempfänger freuen sich über die aussagekräftige Benennung.

Im nebenstehenden Beispiel etwa ist nur der Bestandteil „Chair“ fest. Den Namen der Berichtsmappe, „DB-Rechnung“, das aktualisierte Dimensionselement („2005_Q3_7“) sowie den Namen des aktuellen Elements aus der Aufzählung des Berichtsgenerators (Kundennamen „Ambiente“ usw.) hat der Server eingesetzt. Auch in der Pfadangabe sind die Platzhalter zulässig, Unterverzeichnisse werden erforderlichenfalls automatisch angelegt.