Checkliste für DeltaMaster-Anwendungen – Teil 2: Pivottabellen/ Grafische Tabellen

Liebe Datenanalysten,

viel Aufwand wird in Unternehmen getrieben, um Daten zu sammeln und zu speichern, sie aufzubereiten, zu verdichten und schließlich Berichte zu erzeugen. Ob ein Bericht aber gelesen und verstanden wird, ob er gar Taten folgen lässt, das hängt nicht allein von der Güte seiner Datenbasis ab, sondern auch von seiner Gestaltung. Viele Fragen und Arbeiten der Berichtsgestaltung nimmt DeltaMaster Ihnen ab, zum Beispiel durch sinnvolle Voreinstellungen, Automatismen für die Formatierung und einen sorgfältig definierten Vorrat an Optionen. Für das, was sich (noch) nicht automatisieren lässt, haben wir Empfehlungen und Richtlinien ausgearbeitet. Diese stellen wir Ihnen in Form von erläuterten Checklisten zur Verfügung, die wir als eine mehrteilige Sonderausgabe der DeltaMaster clicks! veröffentlichen:

Teil 1: Allgemeine Richtlinien DeltaMaster clicks! 09/2013

Teil 2: Pivottabellen/Grafische Tabellen DeltaMaster clicks! 10/2013

Teil 3: Sparklines, Pivotgrafiken DeltaMaster clicks! 11/2013

Teil 4: Nomenklatur DeltaMaster clicks! 01/2014

Sie werden sehen: Viele Verbesserungen für das Berichtswesen sind schon mit geringem Aufwand zu erzielen. Oft genügen wenige Einstellungen und Ihre Berichte sehen besser aus und werden besser verstanden. Die Leser Ihrer Berichte, die Zuhörer Ihrer Präsentationen werden es Ihnen danken.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Im zweiten Teil unserer Reihe zur Verbesserung von DeltaMaster-Anwendungen geht es um Pivottabellen. Sie sind das wichtigste Format für ein effizientes Standardberichtswesen, ein idealer Ausgangspunkt für detaillierte Analysen und ein stabiles Fundament für die Planung. Unsere Tipps im Überblick:

Ein Tipp vorab: Wenn Sie Pivottabellen bearbeiten, tun Sie das ruhig im Modus Pivotizer, auch wenn Sie sonst einen höheren Modus nutzen. So brauchen Sie sich nicht um Cockpits und Berichte zu kümmern: Im Pivotizer arbeiten Sie nur mit Berichten; die zugehörigen Cockpits werden erst sichtbar, wenn Sie in den Modus Miner wechseln.

1) Hierarchienamen ausblenden

Wenn Sie eine neue Pivottabelle erstellen, zeigt DeltaMaster darin zunächst die Hierarchienamen an, zum Beispiel „Kunden“, „Produkte“, „Perioden“ oder „Kennzahlen“. Für das Verständnis des Berichts sind diese Namen jedoch meist überflüssig, weil schon aus den aufgeführten Elementen eindeutig hervorgeht, um welche Dimension es sich handelt – Kundenregionen, Produktbezeichnungen, Kalendermonate und Analysewerte erkennt man sofort, auch ohne Überschrift.

Besonders unschön wirken die Abstrakta, die man in analytischen Anwendungen regelmäßig benötigt, etwa „Periodenansicht“, „Wertarten“ oder „Kumulation“. Solche Namen sind sperrig im Bericht und sie stören den Leser mehr, als dass sie ihm helfen.

Wir empfehlen: Blenden Sie die Hierarchienamen aus. Dazu deaktivieren Sie in den Tabelleneigenschaften (Kontextmenü oder Menü Ich möchte oder Taste F4) auf der Registerkarte Allgemein die Anzeige der Hierarchienamen. Die Zeilen- und die Spaltenachse lassen sich unabhängig voneinander einstellen. In typischen Controllingberichten kann man die Hierarchienamen für Spalten fast immer deaktivieren, da hier meist Perioden, Wertarten, Abweichungen oder ähnliche Elemente aufgeführt sind, die eindeutig zu erkennen sind. Auch für die Zeilen kann man meist auf die Hierarchienamen verzichten. Nur bei listenartigen Berichten mit Materialnummern, Kundennummern, Postleitzahlen, Kürzeln für Produktserien, Klassifikationscodes und Ähnlichem mag man die Hierarchienamen beibehalten.

Manche Berichtsredakteure fürchten, dass sie ohne die Hierarchienamen und ohne „die drei Punkte“ nicht mehr gut an die häufig benötigte Achsendefinition herankommen. Diese Sorge ist unbegründet: Seit DeltaMaster 5.5.0 lässt sich dieser Dialog auch über das Kontextmenü der Zeilen- bzw. Spaltenachse öffnen.

2) Grafische Elemente nur zum Hervorheben einsetzen

Mit Grafischen Tabellen lassen sich sehr kompakte, datendichte Berichte gestalten, die einfach zu lesen sind und gut automatisch erzeugt sowie aktualisiert werden können. Zu den Aufgaben der grafischen Elemente gehört es, Wertverhältnisse zu veranschaulichen – vor allem aber sollen sie das Auge leiten, dahin, wo es etwas Wichtiges zu sehen gibt. Die grafischen Elemente sind Signale für den Leser; sie wirken wie eine Betonung, wie eine Hervorhebung. Diese Wirkung verpufft, wenn man es mit der Visualisierung übertreibt und die Elemente flächendeckend einsetzt: Dann buhlen alle Spalten und Zeilen um die Aufmerksamkeit des Lesers; der weiß nicht mehr, wo er anfangen soll, und die Elemente werden zu einem Hindernis anstatt zu einer Erleichterung.

Deshalb: Entscheiden Sie sich möglichst für eine führende Spalte, die den Blick lenkt. Nur in dieser führenden Spalte setzen Sie Balken und Sparklines ein, in allen anderen Spalten blenden Sie sie aus.

Bei breiten Tabellen mit vielen Spalten ist es denkbar, auch mehrere Spalten mit grafischen Elementen zu versehen – aber insgesamt sollten die Spalten mit solchen Elementen deutlich in der Minderheit sein. Welche Spalte die führende sein soll, hängt vom Berichtszweck ab. In Berichten mit Plan-Ist-Abweichungen oder Veränderungen zum Vorjahr sind die Abweichungen bzw. Veränderungen meist viel interessanter als die Ausgangswerte. Also visualisiert man die Abweichungen und die Veränderungen – und nicht den Plan und das Vorjahr.

Das Vorgehen, um die Visualisierung nur stellenweise einzusetzen, ist für alle grafischen Elemente gleich (Balken, Säulen, Kreise, Sparklines, Trendbarometer, Skalen usw., auch für die Zellfärbung): Die Darstellungsform ist zunächst für die gesamte Tabelle aktiviert. Anschließend lässt sie sich selektiv für Spalten und Zeilen ausblenden (Spalteneigenschaften bzw. Zeileneigenschaften im Kontextmenü von Spalten- bzw. Zeilenköpfen).

3) Gliederung durch Abstände verdeutlichen

In den meisten Controllingberichten sind mehrere Dimensionen miteinander verschachtelt. Damit der Leser schneller erkennt, wohin eine Zahl gehört, hilft es, die Gliederung der Tabelle zu verdeutlichen. DeltaMaster tut das nicht durch Rahmen, Hintergrundfarben oder Fettschrift, sondern allein durch Abstände. Das entlastet das Gehirn: Es kann sich ganz auf die Bedeutung der Zahlen konzentrieren, ohne das optische Beiwerk erst wieder „herausfiltern“ zu müssen.

Die folgende Abbildung greift die verbesserte Tabelle aus Regel 2 auf, links ohne Abstände, rechts mit. Sehen Sie, wie deutlich die Struktur hervortritt, wie leicht die Zahlen zu vergleichen sind, wie elegant die Tabelle erscheint? Naturgemäß erhöht sich der Platzbedarf durch die Abstände ein wenig. Diese Investition lohnt sich aber, wenn die Tabelle derart an Lesbarkeit gewinnt. Das gilt besonders für umfangreiche Auswertungen.

Die Tabelle auf diese Weise zu verbessern, ist ausgesprochen einfach: In den Stufen Pivotizer, Analyzer und Miner drücken Sie die Tastenkombination Alt+Plus, um die Abstände zu vergrößern, und Alt+Minus, um sie wieder zu verkleinern. Wo Abstände einzufügen sind, erkennt DeltaMaster automatisch an den Hierarchien und ihrer Verschachtelung. Bei jedem zweiten Schritt wird zudem die Zeilenhöhe variiert. Mit diesen Tastenkombinationen bringen Sie blitzschnell Struktur in Ihre Tabellen.

Dynamik und Flexibilität der Tabelle bleiben dabei vollständig erhalten: Sie lässt sich weiterhin sortieren, filtern, per „Drag & Drop“ umgestalten, man kann Zeilen und Spalten auf- und zuklappen, grafische Elemente ein- und ausblenden, Zeilen-, Tabellen-, Spaltenaggregationen ergänzen, die Pivotnavigation starten usw. Kurz: Die Pivottabelle verhält sich weiterhin so, wie Sie es aus DeltaMaster kennen.

Die Feineinstellung der Gliederung nehmen Sie in den Tabelleneigenschaften auf der Registerkarte Allgemein vor. Dort sind auch die Tastenkombinationen angegeben. Außerdem lässt sich dort einstellen, dass die Zeilen hochkant beschriftet werden, um Platz in der Breite zu gewinnen. Weitere Hinweise zur Zeilen- und Spaltengliederung finden Sie in den DeltaMaster clicks! 11/2012. Seit DeltaMaster 5.5.6 lassen sich auch die Ebenen einschließen, sodass die Abstände nicht nur bei verschachtelten Dimensionen, sondern auch innerhalb einer einzelnen Dimension automatisch eingefügt werden können.

Wir empfehlen: Diese Art der Gliederung mit Abständen ist so überzeugend im Ergebnis und so einfach und robust in der Anwendung, dass Sie sie praktisch in allen Pivottabellen nutzen können und sollten. Mit den Abständen sollten Sie es nicht übertreiben: Meistens werden Sie mit einer Stufe schon am Ziel sein.

4) Alleinstehende Zeilen- oder Spaltenelemente prüfen

Einzelne Zeilen- oder Spaltenelemente ohne „Nachbarn“, mit denen man sie vergleichen könnte, sind für die Analyse oft unnötig, sie verschwenden wertvollen Platz und erschweren das Lesen, indem sie die wichtigen Element- und Analysewertnamen von den Werten trennen. Oft dienen solche Elemente lediglich als Legende im Bericht: um zu betonen, dass alle Werte Istwerte oder in Euro ausgewiesen sind, auch wenn im Bericht keine Planwerte und keine anderen Währungen angezeigt werden. Solche Beschriftungen sind in den Sichtbeschreibungen von DeltaMaster aber besser aufgehoben – und dort ohnehin und automatisch vorhanden.

Die Sichtbeschreibung wird immer mit dem Bericht angezeigt, immer oberhalb von dem Bericht, und auch exportiert. Im Modus Reader steht die Sichtbeschreibung in einer eigenen Zeile über dem Bericht, in allen anderen Stufen wird sie in der Titelleiste des Fensters Sicht angezeigt, im Präsentationsmodus gleich unter der Überschrift. Diese Eigenschaften sind also immer sichtbar und leicht zu finden. In der Abbildung haben wir das Element „Ist“ nur aus didaktischen Gründen in der Sicht anzeigen lassen. Gemäß Regel 2 in Teil 1 dieser Serie „Checkliste für DeltaMaster-Anwendungen“ (siehe DeltaMaster clicks! 09/2013) sollte man es dort auch noch ausblenden.

Wir empfehlen: Prüfen Sie, ob alleinstehende Elemente aus dem Bericht eliminiert werden können. Besonders kritisch sollten Sie sein, wenn diese Elemente in der Achsendefinition ausgewählt sind: Manchmal steht ein Element ja nur in der Voreinstellung allein; Anwender auf der Stufe Viewer könnten aber durch eine Mehrfachauswahl weitere Elemente aus der gleichen Dimension einblenden und damit vergleichen. Bei Elementen in der Achsendefinition ist das jedoch nicht möglich, ihr Verbleib im Bericht daher umso fragwürdiger.

Das einzelne Element zu entfernen, ist einfach: Ziehen das Element bzw. die Dimension per „Drag & Drop“ aus dem Bericht in das Fenster Sicht oder wählen Sie Slice aus dem Kontextmenü des Elements.

Und wenn Berichtsempfänger Sie darauf ansprechen, zeigen Sie ihnen, wo die Beschriftung zu finden ist: immer über dem Bericht. Ganz einfach.

5) Verschachtelte Dimensionen nach unten hin verästeln

Vom Allgemeinen zum Speziellen: Dieses Gliederungsprinzip hat sich bewährt. Es lässt sich auch auf verschachtelte Achsen von Pivottabellen anwenden.

Wir empfehlen: Verschachtelte Dimensionen sollen von oben nach unten hin verästelt werden. Oben stehen wenige Elemente, die von allgemeinerer Natur sind; unten stehen viele Elemente, die etwas Spezielleres beschreiben.

Die Reihenfolge, in der die Dimensionen einer Achse verschachtelt sind, lässt sich bei vielen Berichten per „Drag & Drop“ an Ort und Stelle ändern. Nur bei Berichten, in denen mit dem Zeilen– oder Spalteneditor individuelle Elementkombinationen definiert wurden, ist das nicht möglich – in diesen Fällen ändern Sie die Reihenfolge im Zeilen- oder Spalteneditor. Grundlagen dieses Werkzeugs sind in den DeltaMaster clicks! 01/2009 beschrieben, die Erweiterung um MDX-Ausdrücke und weitere Feinheiten in den DeltaMaster deltas! 5.5.2, Punkt 14.

Um die Anordnung zu überprüfen und zu ändern, ist es oft eine Erleichterung, die Tabelle aus der „Vogelperspektive“ der Berichtsdefinition (Modus Pivotizer und Analyzer) bzw. der Cockpitdefinition (Modus Miner) zu betrachten. Gerade bei komplexen Tabellen ist die Struktur der Achsen hier oft besser zu erkennen und einfacher zu ändern als direkt im Bericht. Per „Drag & Drop“ ordnen Sie die Dimensionen innerhalb der Achsen (der grauen Kästchen) an oder verschieben sie zwischen den Achsen. Dabei werden keine Datenbankabfragen ausgeführt und keine Tabellenwerte berechnet, was der Arbeitsgeschwindigkeit sehr zugutekommt, vor allem bei großen oder rechenintensiven Tabellen.

Das Dialogfeld erreichen Sie über den entsprechenden Eintrag im Menü Ändern im Fenster Bericht bzw. Analyse bzw. Cockpit – oder, noch schneller, indem Sie direkt auf das Wort Ändern klicken.

6) Zeilenumbruch im Spaltenkopf einsetzen

Wenn das Element bzw. der Analysewert im Spaltenkopf einen langen Namen hat, kann das dazu führen, dass die ganze Spalte relativ breit wird und große, leere Flächen in der Tabelle entstehen. Es gibt mehrere Wege, dem entgegenzuwirken. Ein bewährter Trick ist, zwei Leerzeichen in den Namen des Elements oder Analysewerts einzufügen. Damit erzwingt man im Spaltenkopf einen Zeilenumbruch.

Auch durch Umbenennen des Elements oder Analysewerts kann man die Spaltenbreite verringern – und verbessert dadurch womöglich sogar die Lesbarkeit des Berichts. So haben Zeitanalyseelemente, in denen die zu vergleichenden Perioden angegeben sind, wie in der Abbildung oben, zwar den Vorteil, dass es kein Vertun gibt, welche Perioden gemeint sind. Laut vorlesen würde man so eine Bezeichnung aber nicht. Bezeichnungen wie „VP-Abweichung“ oder „?VP“ („VP“ wie Vorperiode) gehen leichter von der Zunge, sind angenehmer zu lesen – und sparen Platz. Wenn Sie ein Element oder einen Analysewert umbenennen, gilt das für die gesamte Anwendung bzw. Analysesitzung. Seit DeltaMaster 5.5.5 lassen sich die Beschriftungen auch für einzelne Pivottabellen anpassen.

Und schließlich ist es in den Tabelleneigenschaften auf der Registerkarte Allgemein möglich, benutzerdefinierte Spaltenbreiten für die Datenspalten und für die fixierten Spalten vorzugeben.

7) Balken für Summenelemente nicht wegfiltern

Gelegentlich stößt man auf Grafische Tabellen, in denen trickreich versucht wurde, Balken für aggregierte Elemente wie „Alle Kunden“ oder „Alle Produkte“ zu unterdrücken. Wir halten das für problematisch: Summenbalken sind wichtig, um Konzentration und Verteilung zu erkennen. Die Grafik ist das Signal, der Wert das Detail. Wenn es beispielsweise kein Produkt mit einem dominanten Anteil am Gesamtumsatz gibt, dann ist das ein wichtiges Signal, das ohne Balken für Summen verloren geht.

Im Beispiel spürt man förmlich, wie sich die Interpretation verschiebt: Links, mit ausgeblendetem Summenbalken, wird verschleiert, dass es dem Unternehmen trotz der relativ großen Bedeutung von „Precisio“ darauf ankommen muss, bei fünf weiteren Produkten den Erfolg sicherzustellen, denn insgesamt verteilt sich der Absatz und damit der Erfolg des Unternehmens auf eine klar umrissene Gruppe. Die Aufgabe solcher Berichte ist es nicht, gut bekannte Dominanz hervorzuheben, sondern den Zusammenhang mit dem Erfolg insgesamt herzustellen. Nur so wird auch die Aufmerksamkeit richtig gelenkt.

8) Zellfärbung überlegt einsetzen

Bei der Zellfärbung (Farbe im Kontextmenü der Pivottabelle) gilt das Gleiche wie bei den anderen grafischen Elementen: Sie sollte überlegt eingesetzt werden. Kombinationen sind zwar möglich und je nach Datenlage auch sinnvoll, jedoch sollte man es dabei nicht übertreiben.

Wenn Sie diese Richtlinien beherzigen, haben Sie viel getan, um die wichtigsten Berichte Ihrer DeltaMaster-Anwendungen „auf Vordermann“ zu bringen, die Pivottabellen. In der nächsten Ausgabe geht es weiter: mit Tipps zu Sparklines und Pivotgrafiken.