Drill-Sparklines als Vorschau auf Details tieferer Hierarchieebenen

Liebe Datenanalysten,

als Informationsdilemma bezeichnet man den Umstand, dass der Wert einer Information erst dann beurteilt werden kann, wenn man sie hat. Damit ist es aber schwer zu beurteilen, welche Kosten gerechtfertigt sind, um die Information zu ergattern. Es liegt in der Natur von Dilemmas, dass es keine Lösung für sie gibt – auch nicht mit moderner Software. Aber Software kann zumindest Hinweise geben, wo sich genaues Hinsehen lohnen mag. Ein Beispiel dafür sind die Drill-Sparklines von DeltaMaster. In verdichteten Daten gewähren sie einen Ausblick auf die Details in tieferen Hierarchieebenen. Betrachtet man beispielsweise den Umsatz aller Produktsparten in Summe, so vermittelt die Drill-Sparkline eine Vorstellung davon, wie sich der Umsatz aus den einzelnen Sparten zusammensetzt. Und das kompakt und pflegeleicht, wie wir es von Sparklines gewohnt sind. Damit lassen sich auch Abweichungen untersuchen und Kompensationseffekte aufspüren – ein besonderes Problem bei verdichteten Daten: Auf höheren Ebenen gleichen sich Abweichungen aus. Drill-Sparklines helfen dabei, solche Strömungen unter der Oberfläche zu erkennen, bevor man in den Strudel gerät. Wissenswertes über Drill-Sparklines haben wir in diesen clicks! für Sie zusammengestellt.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Eine besondere Form von Sparklines sind die sogenannten Drill-Sparklines. Sie zeigen keine Zeitreihe, sondern wie sich eine Kennzahl aus den Werten untergeordneter Objekte zusammensetzt, zum Beispiel wie sich der Gesamtabsatz auf die Vertriebsregionen oder Produktgruppen verteilt. Für das Controlling ist besonders interessant, dass man damit Kompensationseffekte aufdecken kann: Hinter einer geringen Abweichung bei einer hoch verdichteten Kennzahl können unter Umständen gewaltige Bewegungen in tieferen Ebenen stecken, die sich nach oben hin gegenseitig aufheben. Frühzeitige Hinweise darauf sind wichtig, damit man einer Fehlsteuerung vorbeugen kann, bevor sich die Abweichungen verstärken und nach oben durchschlagen.

In diesen DeltaMaster clicks! zeigen wir, wie Sie Drill-Sparklines in Ihren Cockpits und Berichten einsetzen, wie man sie liest und interpretiert und wie Sie damit den berüchtigten Kompensationseffekten auf die Schliche kommen.

Drill-Sparklines einfügen

In den Stufen Pivotizer, Analyzer und Miner können Sie Drill-Sparklines in Pivottabellen einfügen. Je nach DeltaMaster-Version sehen die Menüs etwas unterschiedlich aus:

Bis einschließlich DeltaMaster 5.5.0 aktivieren Sie Drill-Sparklines über das Kontextmenü der Pivottabelle. In dem kaskadierenden Untermenü wählen Sie zugleich die gewünschte Skalierung – dazu später mehr.

In der kürzlich erschienenen Version 5.5.1 haben wir das Kontextmenü gestrafft und neu gegliedert. Drill-Sparklines finden Sie hier als eine Ausprägung von Sparklines; die Skalierung wird in den Tabelleneigenschaften eingestellt. Um Drill-Sparklines zu deaktivieren, klicken Sie die Option erneut an, sodass das Häkchen im Kontextmenü verschwindet.

Drill-Sparklines lassen sich mit Zellgrafiken (Balken/Wasserfall, Säulen, Kreise usw.) und mit zeitbezogenen Sparklines kombinieren.

In der Stufe Miner können Sie zusätzlich eine Art Drill-Sparklines in den Zellen von Flexreports nutzen. Diese Möglichkeit zeigen wir am Ende dieser clicks!; zunächst bleiben wir bei Pivottabellen.

Struktur statt Zeit

Vom Erscheinungsbild her ähneln sich die Drill-Sparklines und die (zeitbezogenen) Säulen-Sparklines. Beide werden als eine Art Miniatur-Säulendiagramm in den Zellen von Pivottabellen dargestellt. Aber es stecken andere Daten dahinter und man verfolgt andere Ziele mit ihnen:

• Die (zeitbezogene) Säulen-Sparkline repräsentiert die Werte einer Kennzahl aus früheren Perioden. Sie zeigt, wie sich die Größe im Laufe der Zeit entwickelt hat, bis sie den Wert erreicht hat, der als Zahl in der Tabelle angegeben ist. Damit gibt die Sparkline der Zahl einen Kontext, sodass man sie besser einordnen und beurteilen kann. Außerdem lassen sich mit zeitbezogenen Sparklines die Verlaufsmuster der einzelnen Berichtsobjekte miteinander vergleichen, sodass unterschiedliche Entwicklungen schnell erkannt werden, etwa in verschiedenen Vertriebsregionen oder Produktsparten. Die zeitbezogene Sparkline steht vor der Zahl.

• Die Drill-Sparkline gibt nicht die Zeit wieder, sondern die hierarchische Struktur: Aus welchen untergeordneten Werten setzt sich der angezeigte Wert zusammen? Diesem Prinzip folgend, werden Drill-Sparklines nur in Dimensionen mit Hierarchien eingesetzt, nicht in „flachen“ Dimensionen wie Wertarten, Währungen oder Ähnliches. Sie stellen eine Vorschau oder Zusammenfassung derjenigen Elemente dar, die in der Hierarchie direkt unterhalb eines aggregierten Elements liegen. Die Drill-Sparkline steht hinter der Zahl (und hinter eventuellen Balken, Säulen oder Wasserfall-Elementen).

Durch die Drill-Sparklines bekommt man auch bei „zugeklappten“ Ästen eine Vorstellung von den Werten der nächsttieferen Ebene. In der nebenstehenden Abbildung ist der Absatz „aller Produkte“ für die vier Vertriebsregionen in unserem Referenzmodell Chair dargestellt. Man erkennt: „Alle Produkte“ gliedert sich in drei untergeordnete Elemente (die Produkthauptgruppen). In der Region Nord war der Absatz bei zwei Produkthauptgruppen in etwa gleich, die dritte fiel deutlich zurück. Wenn Sie mit der Maus auf eine Säule zeigen, gibt DeltaMaster den Namen des betreffenden Elements in einem „Tooltipp“ aus, zusammen mit dem Wert dieses Elements und dem prozentualen Anteil am angezeigten aggregierten Wert. Im Beispiel steht die dritte Säule in der Region Nord für die Standardmodelle, deren Absatz betrug 19.560 Einheiten, das sind 16,8 Prozent von den 116.230 Einheiten, die im Norden insgesamt abgesetzt wurden.

Drill-Sparklines beziehen sich immer auf die Dimension in der Zeilenachse. In der eben vorgestellten Abbildung stehen die Mini-Säulen für untergeordnete Elemente in der Produktdimension, nicht für Regionen oder Bezirke in der Kundendimension auf der Spaltenachse.

Die Vorschaufunktion ist vor allem in größeren Tabellen nützlich: Dort können Drill-Sparklines wertvolle Hinweise geben, wo sich ein Drill-down („Aufklappen“ der Pivottabelle) lohnt, weil die Werte auf tieferer Ebene eine ungewöhnliche Verteilung aufweisen. Gegebenenfalls untersucht man die fraglichen Werte in anderen Cockpits oder Analyseverfahren weiter. Eine detaillierte Struktur- oder Ursachenanalyse können und wollen Drill-Sparklines nicht ersetzen – aber sie mögen Signale senden, wo etwas im Argen liegen könnte.

Säulenordnung

Die Reihenfolge der Säulen in der Drill-Sparkline richtet sich nach der Reihenfolge, in der die untergeordneten Elemente angezeigt werden (oder würden, falls sie „zugeklappt“ sind). Ist in der Achsendefinition beispielsweise eine Sortierung eingestellt, so wirkt sich diese auch auf die Drill-Sparkline aus. In der nebenstehenden Abbildung ist das deutlich zu sehen: Die Produktgruppe Arcade umfasst vier Modelle. Sie werden absteigend sortiert angezeigt (Achsendefinition, Registerkarte Ranking). Das Muster der horizontalen Balken in den Zeilen „Arcade AE 44“ bis „Arcade AE 77“ spiegelt sich in den Säulen der Drill-Sparkline in der Zeile „Arcade“ wider. Den Wert in dieser Zeile haben wir zur Verdeutlichung als Ausreißer deklariert (Tabelleneigenschaften, Registerkarte Grafische Elemente (2) bzw. Grafik (2) ab DeltaMaster 5.5.1); dadurch wird anstelle eines Balkens ein Schrägstrich ausgegeben. Für die Produkte „Arcade AE 44“ bis „Arcade AE 77“ zeigt DeltaMaster keine Drill-Sparklines an, denn es handelt sich um Basiselemente der Dimension und Basiselemente haben keine untergeordneten Elemente mehr.

Skalierung – Eltern oder Ebene

Wie immer, wenn Daten auf grafische Weise codiert werden sollen, stellt sich auch bei Drill-Sparklines die Frage der Skalierung. Zwei Optionen bietet DeltaMaster an: Eltern oder Ebene. Bis DeltaMaster 5.5.0 wählen Sie die Skalierung direkt im Kontextmenü der Pivottabelle (Abbildung auf Seite 2), ab DeltaMaster 5.5.1 in den Tabelleneigenschaften (Kontextmenü, Menü Ich möchte) auf der Registerkarte Sparklines (Abbildung rechts).

Skalierungsoptionen wie global/individuell oder je Spalte/Zeile/Tabelle sind nicht vorgesehen. Drill-Sparklines haben eine spezielle Aufgabe, nämlich die Struktur untergeordneter Elemente zu beleuchten, und darauf sind die Skalierungsoptionen ausgerichtet. Für einen Größenvergleich innerhalb von Spalten, Zeilen oder der gesamten Tabelle stehen andere grafische Elemente zur Verfügung, zum Beispiel Balken oder Säulen.

Bei der Skalierung je Eltern betrachtet DeltaMaster die Elemente unterhalb desselben Elternelements als eine Gruppe und zeichnet sie in einem einheitlichen Maßstab. Im abgebildeten Beispiel werden dafür die Elemente unterhalb von Precisio, Arcade und Discus zusammen betrachtet; der größte und der kleinste Wert davon geben die Skalierung für die Säulen vor. In einer zweiten Gruppe fasst DeltaMaster die EF Besucherstühle und die EF Drehstühle zusammen; wieder wird für alle darunter liegenden Elemente der größte und kleinste Wert ermittelt und für die Berechnung der Säulenhöhen herangezogen.

Die Skalierung je Ebene spielt eine Rolle, wenn Elemente einer Ebene unterhalb von mehreren Elternelementen angezeigt werden. Im Beispiel ist das der Fall: Sowohl die Luxusmodelle als auch die Sondermodelle sind weiter aufgegliedert. Bei einer Skalierung je Ebene fasst DeltaMaster die untergeordneten Elemente zusammen, unabhängig davon, welchem Elternelement sie untergeordnet sind. In der Gesamtheit dieser Elemente werden Minimum und Maximum ermittelt und danach die Säulenhöhen bemessen.

Je nach Datenlage fallen die Unterschiede zwischen der Skalierung je Eltern und je Ebene nicht auf den ersten Blick ins Auge. Zur Verdeutlichung haben wir deshalb die beiden Varianten in einer Collage nebeneinander montiert. In den Säulenpaaren sind die linken, helleren Säulen je Eltern skaliert und die rechten, dunkleren Säulen je Ebene. Unterschiede zeigen sich zum Beispiel im rechten Säulenpaar der EF Besucherstühle und im linken Säulenpaar der EF Drehstühle: Bei ebenenbezogener Skalierung sind einige Säulen niedriger als bei elternbezogener Skalierung. Das liegt daran, dass bei ebenenweiser Betrachtung auch Elemente berücksichtigt werden, die anderen Elternelementen zugeordnet sind. Dadurch können sich die Größenverhältnisse verschieben, wie in der Abbildung: Ein großer Wert unterhalb der Luxusmodelle wirkt sich auch auf die Skalierung der Säulen unterhalb der Sondermodelle aus.

Wie hoch, wie breit, wie viele

Apropos Größe: Wie viele Pixel die Säulen hoch, breit und auseinander sein sollen, können Sie für jeden Bericht individuell einstellen. In den Tabelleneigenschaften legen Sie dazu die Säulenbreite und den Säulenabstand fest, jeweils in Pixeln. Die Standardwerte sind 5 bzw. 2 Pixel.

Die Säulenanzahl ist eine Begrenzung, wie viele Drill-Sparkline-Säulen maximal zu zeichnen sind. Damit lässt sich verhindern, dass die Sparkline und damit die Spalte und die ganze Tabelle unvorhersehbar breit werden, wenn einem Element eine große Menge weiterer Elemente untergeordnet ist. Objekte, die aufgrund dieser Begrenzung nicht angezeigt werden, fasst DeltaMaster mit Auslassungspunkten zusammen, der „Tooltipp“ gibt ihre Anzahl an. Um zu verhindern, dass durch die Begrenzung bedeutende Objekte fehlen, sollte die Achse hierarchisch sortiert sein (Achsendefinition, Registerkarte Ranking).

Die maximale Höhe der Säulen leitet sich aus der Zeilenhöhe ab, wie sie in den Tabelleneigenschaften auf der Registerkarte Allgemein eingestellt ist. Im Allgemeinen raten wir, die vorgegebenen Werte nur behutsam zu erhöhen – Zellgrafiken dürfen nicht allzu groß werden, damit man ihr Muster noch als Ganzes erkennen und beurteilen kann.

Im Sinne einer besseren Differenzierung haben wir in der Abbildung auf der nächsten Seite die Zeilenhöhe variiert: links die Standardeinstellung von 18 Pixeln, daneben 20, 22 und 24 Pixel. Überlegungen und Beispiele zu Größeneinstellungen finden Sie in den DeltaMaster clicks! 04/2011.

Sparklines für Dimensionselemente im Flexreport

Eng verwandt mit den Drill-Sparklines der Pivottabelle sind Sparklines für Dimensionselemente im Flexreport. Wie Drill-Sparklines visualisieren sie nicht einen zeitlichen Verlauf, sondern eine Wertverteilung entlang einer hierarchischen Struktur. Die Option findet sich in den Zelleigenschaften (Kontextmenü, Taste F4) auf der Registerkarte Sparkline. Die Ebene, die Sie hier einstellen, ist die Ebene der Elemente, die jeweils als eigene Säule zu zeichnen sind. Im Unterschied zu Drill-Sparklines verarbeiten die Sparklines für Dimensionselemente jedoch die Elemente auf einer vorgegebenen Hierarchieebene – ein Drill-down in die nächsttiefere Ebene findet nicht statt.

Abweichungen analysieren und Kompensationseffekte erkennen

Besonders interessant wird es, wie so oft, wenn es um Abweichungen und Veränderungen geht. Wir erweitern deshalb unser Beispiel und fügen neben dem aktuellen Monat (März 2010) die absolute und die relative Vormonatsveränderung ein – zunächst nur mit Balken, ohne Drill-Sparklines. Die Zahlen sind erfreulich: Alle Produkthauptgruppen haben im Vergleich zum Vormonat gut zugelegt, besonders die Luxusmodelle mit über 19 Prozent.

Blenden wir zusätzlich Drill-Sparklines ein, stellt sich die Lage etwas differenzierter dar: Nicht überall gab es Wachstum! Der Absatz von Luxusmodellen konnte zwar insgesamt um 19 Prozent gesteigert werden, aber von den drei zugehörigen Produktgruppen war bei einer ein Rückgang zu verzeichnen. Auch bei den Standardmodellen war eine Produktgruppe rückläufig.

Ohne einen einzigen Mausklick erfahren wir aus dem „Tooltipp“ bei den Standardmodellen: Die Produktgruppe Hansen hat um 2.820 Einheiten nachgelassen, das Wachstum von Ergoplus und Nova hat das kompensiert. Auf höherer Verdichtungsebene war von alldem nichts zu bemerken. Dennoch: Die Abweichung „unter der Oberfläche“ ist groß genug, um Anlass zu geben, ihr mit weiteren Analyseverfahren von DeltaMaster zu Leibe zu rücken, zum Beispiel mit der Pivotnavigation, der Rangfolge oder mit PowerSearch.