Elemente und Kennzahlen individuell kombinieren – der Tupeleditor

Liebe Datenanalysten,

im Mittelpunkt festlicher Anlässe steht oft ein Menü, liebevoll zusammengestellt und appetitlich zubereitet. Die Küche indes steht meist vor größeren Herausforderungen, wenn „à la carte“ gegessen wird: wenn der Gast die Speisen und ihre Abfolge individuell zusammenstellt. Dann kann man nicht mehr eine relativ genau umrissene Auswahl von Gängen in größeren Mengen zubereiten, sondern es ist buchstäblich auf Zuruf eine Vielzahl unterschiedlicher Gerichte zu garen. Das macht die Feinplanung schwieriger und unsicherer (denn alles soll gleichzeitig serviert werden, ohne dass man etwas warmhalten oder kaltstellen muss) und das ist ressourcenintensiv (denn der Koch muss viel mehr Zutaten vorhalten, um alle Wünsche erfüllen zu können). Die individuelle Zusammenstellung vermag einem Koch also durchaus die Suppe zu versalzen, wenn er sich nicht vorsieht. Mit einem „Bericht à la carte“ tun wir uns da sehr viel leichter. Die Zutaten haben wir in unseren OLAP-Datenbanken, und mit DeltaMaster viele Helfer in einem, um daraus geschmackvolle Berichte und reichhaltige Analysen zu kreieren. Besonders individuelle Zusammenstellungen in der Pivottabelle ermöglicht der frische Tupeleditor, den wir in den vorliegenden DeltaMaster clicks! ausführlich vorstellen möchten. Hoffen wir, dass die Zahlen, die wir damit präsentieren, uns und unseren Empfängern schmecken.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Seit der Version DeltaMaster 5.3.7 steht allen Anwendern ab der Stufe Pivotizer ein neues Werkzeug zum Erstellen von Pivottabellen zur Verfügung: der Tupeleditor. Damit lassen sich sehr effizient und flexibel Elemente aus mehreren Dimensionen, die verschachtelt auf der Zeilen- oder Spaltenachse liegen, miteinander kombinieren. Auch individuelle Kombinationen von Analysewerten und Dimensionselementen können einfach erstellt werden, ohne MDX-Programmierung und ohne Flexreports. Der Tupeleditor stellt damit zum einen eine Arbeitserleichterung gegenüber bisherigen Vorgehensweisen dar. Zum anderen trägt er dazu bei, Berichte präziser auf das zu fokussieren, was sie aussagen sollen, denn nicht benötigte Zeilen oder Spalten lassen sich leicht ausblenden. Wenn das keine Gründe sind, den Tupeleditor einmal im Detail zu diskutieren!

Ist an Vorjahr und Plan – der VIP-Bericht

Als Ausgangsbeispiel dient ein einfacher Bericht, der nach unserer Erfahrung in vielen Unternehmen in ähnlicher Form gepflegt wird: eine Übersicht, in der man in drei Spalten

• die Istwerte des Vorjahrs,
• die Istwerte des aktuellen Jahrs und
• die Planwerte des aktuellen Jahrs

nebeneinanderstellt.

Nach den Anfangsbuchstaben der drei Varianten werden solche Auswertungen gelegentlich als VIP-Bericht bezeichnet. Sie zeigen die aktuellen Ergebnisse zusammen mit ihren beiden wohl wichtigsten Vergleichsgrößen: den historischen und den geplanten Werten. Über die Anordnung der Spalten mag man geteilter Meinung sein. Wir haben die Istwerte in der Abbildung in die mittlere Spalte geschrieben – nicht wegen des Akronyms VIP, sondern damit die Istzahlen in direkter Nachbarschaft zu beiden Vergleichswerten erscheinen (links im Vergleich gegen die Zeit, rechts im Vergleich gegen den Plan).

In mehrdimensionalen OLAP-Modellen sind an solchen Betrachtungen meist zwei Dimensionen beteiligt, eine für Wertarten (Ist, Plan) und eine für Zeitarten (Aktuell, Vorjahr). Würden wir diese Elemente in einer Pivottabelle „ausmultiplizieren“, erhielten wir vier Kombinationen:

Davon ist die vierte Spalte, der Vorjahresplanwert, aber nicht besonders interessant; zum Einordnen der aktuellen Werte sind der aktuelle Plan und die tatsächlichen Werte des letzten Jahres dankbarer. Die nicht erwünschte Spalte auszublenden, das ist ein Fall für den Tupeleditor.

Entrée – Tupel im Allgemeinen

Ein Tupel ist, abstrakt gesprochen, eine Kombination von Elementen aus verschiedenen Dimensionen, bei der aus jeder Dimension genau ein Element ausgewählt wird. Wenn auf der Zeilen- oder der Spaltenachse einer Pivottabelle mehrere Dimensionen angeordnet sind, werden diese üblicherweise so verschachtelt, dass für jedes Element einer äußeren Dimension alle Elemente der inneren Dimension aufgelistet und als Tabellenzeilen oder ?spalten dargestellt werden. Diese Kombinatorik ist nicht immer erwünscht; manchmal möchte man gezielt einzelne Elemente aus unterschiedlichen Dimensionen miteinander kombinieren, wie oben in unserem VIP-Beispiel.

Mit allem, aber nicht scharf

Um das gewünschte Tabellenlayout zu erhalten, erstellen wir zunächst wie gewohnt eine Pivottabelle, mit den Wert- und den Zeitarten auf der Spaltenachse. Hieraus gilt es, die Spalte „Plan/Mrz 2007“ zu eliminieren. Dazu öffnen Sie den Dialog Achsendefinition, indem Sie etwa die drei Punkte bei „Wertarten“ oder „Zeitarten“ anklicken. Über welche der verwendeten Dimensionen Sie einsteigen, spielt keine Rolle, da der Tupeleditor sie gleichsam verbindet.

Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie nun auch die Option Tupelauswahl. Diese wird immer dann und nur dann als vierte Auswahlvariante angeboten, wenn auf der betreffenden Achse (Zeilen oder Spalten) mehr als eine Dimension liegt. Bei nur einer Dimension bietet DeltaMaster die Option nicht an, da in ein Tupel immer mehrere Dimensionen eingehen müssen.

Wenn Sie zur Tupelauswahl umschalten, zeigt DeltaMaster im mittleren Bereich des Dialogs eine Vorschau auf die Spaltenüberschriften der Pivottabelle. In unserem Beispiel sind das die vier Tupel, die aus der Kombination der beiden Wertarten mit den beiden Zeitarten entstanden sind.

Mit allem, was nötig ist – und deshalb scharf

Mit diesem Dialog können Sie nun weitere Tupel (bildlich gesprochen: Spalten) in die Pivottabelle einfügen, die Tupel umstellen (umsortieren), bereits ausgewählte Tupel bearbeiten und Tupel (Spalten) entfernen – also all das tun, was nötig ist, um nur die wirklich relevanten Sachverhalte in den Bericht aufzunehmen.

• Auswählen des gewünschten Elements bzw. Analysewerts für eine bestimmte Zelle: In jeder Zelle muss genau ein Element bzw. Analysewert ausgewählt werden. Dazu klicken Sie auf den angezeigten Namen und wählen wie gewohnt mit dem Dimensionsbrowser bzw. dem Analysewertbrowser aus.

• Einfügen: Um eine neue Spalte einzufügen, benutzen Sie die Optionen im Kontextmenü oder die Taste Einfg auf der Tastatur. Die neu eingefügten Zellen werden automatisch mit dem Default-Element der jeweiligen Dimension bzw. mit dem Default-Measure belegt; diesen Vorschlag können Sie, wie oben beschrieben, durch Anklicken mit der Maus ändern.

• Kopieren: Über das Kontextmenü oder die bekannten Tastenkombinationen Strg+C und Strg+V kopieren Sie das ausgewählte Element in eine andere Zelle. Die Zielzelle muss natürlich zur selben Dimension gehören wie die Quellzelle, sich in der Vorschau also in derselben Zeile wie diese befinden.
• Umsortieren: Klicken Sie auf die schmale hellgraue Fläche oberhalb der zu verschiebenden Spalte, halten Sie die Maustaste gedrückt, ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position und lassen Sie dann die Maustaste los. Die Einfügeposition markiert DeltaMaster mit einer Linie.

• Entfernen: Zum Löschen einer Spalte dient, analog zum Einfügen, das Kontextmenü oder die Taste Entf. Gelöscht wird sofort, ohne vorherige Rückfrage.

Alle diese Operationen funktionieren analog auch dann, wenn die Tupel auf der Zeilenachse liegen – es werden dann eben Zeilen eingefügt, kopiert, umsortiert oder entfernt.

Die Menge der Analysewerte (Measures) wird hier wie eine Dimension behandelt. Deshalb können Tupel genauso gut auch aus individuellen Kombinationen von Analysewerten und Dimensionselementen gebildet werden.

Welche Dimensionen (einschließlich der Kennzahlendimension) überhaupt zum Konstruieren von Tupeln zur Verfügung stehen, richtet sich nach der Berichtsdefinition. Wenn Sie also Ihre Tupel um eine weitere Dimension (oder um Kennzahlen) erweitern möchten, fügen Sie zuerst die gewünschte Dimension wie gewohnt in den Report ein, zum Beispiel in der Berichtsdefinition (Menü Ändern) oder per Drag & Drop aus dem Sicht-Fenster. Zum Zusammenstellen der einzelnen Kombinationen benutzen Sie dann den Tupeleditor, wie hier beschrieben.

Finger Food – Tastatursteuerung

Die Vorschau im Tupeleditor kann sehr bequem mit der Tastatur bedient werden:

• Mit den Pfeiltasten navigieren Sie von Zelle zu Zelle. Halten Sie dabei die Strg-Taste gedrückt, so springt die Eingabemarkierung zur ersten bzw. letzten Zelle in der aktuellen Zeile bzw. Spalte.
• Mit Einfg fügen Sie weitere Spalten bzw. Zeilen hinzu,
• mit Entf löschen Sie.
• Mit Strg+C kopieren Sie ein Element oder einen Analysewert; diese können dann mit Strg+V innerhalb derselben Zeile bzw. Spalte beliebig oft in andere Zellen eingefügt werden.

Besonders nützlich ist die Tastatursteuerung, wenn Elemente oder Kennzahlen mehrfach in einer Zeile vorkommen sollen. Dann arbeiten Sie am schnellsten, wenn Sie sich in der Achsendefinition per Elementauswahl zunächst alle benötigten Elemente (Analysewerte) „bereitlegen“, zur Tupelauswahl umschalten und sie dann mit der Tastatursteuerung und „Copy & Paste“ an die gewünschten Stellen bringen.

Nachwürzen

In den eingangs gezeigten Bericht haben wir noch ein paar weitere Feinheiten eingearbeitet, die zwar nichts mehr mit dem Definieren von Tupeln zu tun haben, aber dennoch einer Bemerkung wert sind:

Der abgebildete Bericht zeigt eine mit dem Tupeleditor erstellte Pivottabelle im Modus Reader und im Weißstil, der mit Version 5.3.6 eingeführt wurde. Daher sind keine weiteren Formatierungsarbeiten nötig, um diese aufgeräumte, sachlich-elegante Darstellung zu erhalten. Hintergrundfarben, Gitternetzlinien und ähnlicher Zierrat, der zur Präsentation in den Stufen Reader und Viewer nicht nötig ist, wird in diesen Stufen automatisch ausgeblendet. Details sind in den DeltaMaster deltas! 5.3.6, Punkt 23, beschrieben.

Die in die Tabelle integrierten Balken sind skaliert in Bezug auf die gesamte Tabelle. Um den Vergleich mit den in der mittleren Spalte angeordneten Istwerten (März 2008) zu erleichtern, haben wir diese als Referenzspalte festgelegt. So sind auf der linken Seite die Abweichungen zum Vorjahr und auf der rechten Seite die Abweichungen zum Plan deutlich zu erkennen.

Je nachdem, welche Elemente Sie wie kombinieren, kann es sich empfehlen, das Verbinden von Spalten- bzw. Zeilenelementen in den Tabelleneigenschaften (Kontextmenü, Menü Ich möchte) zu deaktivieren.

Dadurch werden identische Elemente in benachbarten Zellen von Spalten- bzw. Zeilenüberschriften nicht zusammengezogen, sondern einzeln ausgewiesen. Das mag in manchen Berichten die Lesbarkeit erhöhen.