Pivottabellen schneller bearbeiten – mit der Maus und Steuertasten

Liebe Datenanalysten,

man kann schon ins Staunen geraten, wenn man sieht, in welcher Geschwindigkeit (und Häufigkeit) Jugendliche SMS in ihre Handys tasten. Inzwischen geht das auch ohne Tasten; man wischt und tippt auf Handhelds, Smartphones und Tablet-Computer, um diesen Systemen mitzuteilen, was man seinen Mitmenschen mitzuteilen wünscht. Dass das funktioniert, liegt nicht allein an den technischen Möglichkeiten des Geräts, sondern auch an den Fertigkeiten dessen, der es in der Hand hält: Wie man abstrakte Vorgänge mit dem Finger dirigiert, liegt eben nicht immer auf der Hand. Auch in DeltaMaster gibt es einige etwas subtilere Bedienmechanismen, um häufige Arbeitsschritte zu erleichtern und zu beschleunigen. Mausaktionen in Verbindung mit Steuertasten gehören dazu. Sie sind nicht ganz so offensichtlich wie die Befehle und Optionen in den Menüs und Dialogen, aber sie erlauben dem Routinier eine besonders geschmeidige Bedienung. Fingerzeige für Pivottabellen möchten wir Ihnen mit diesen DeltaMaster clicks! geben. Damit wird man auch Ihnen bald gebannt auf die Finger schauen, wie virtuos Sie Ihre Pivottabellen handhaben.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

In Schulungen und Workshops beobachten wir es immer wieder: Fasziniert schauen neue DeltaMaster-Anwender darauf, wie flink die erfahrenen Kollegen Pivottabellen anlegen und ändern. Aus dem Handgelenk scheint das alles zu kommen, ein paar Bewegungen hier und da, und schon ist die gewünschte Tabellenstruktur fertig. Die flüssige Bedienung rührt unter anderem daher, dass sich viele Eigenschaften der Pivottabelle direkt in der Tabelle beeinflussen lassen, nur durch Befehle mit der Maus, ohne dass sich ein zusätzliches Dialogfenster öffnet. Steuertasten wie die Strg– und die Umschalt-Taste („Shift“) erweitern die Steuerungsmöglichkeiten der Maus.

Eher handwerklich wird es im Folgenden zugehen, die Künste der Visualisierung und Analyse von Daten stehen heute einmal hintenan. Handwerklich sind in Pivottabellen drei grundlegende Aufgaben zu erledigen: die gewünschten Dimensionen (Merkmale) in die Pivottabelle aufnehmen, die Anordnung der Elemente innerhalb einer jeden Dimension festlegen und den gewünschten Detaillierungsgrad einstellen, also die Äste auf- und zuklappen, wie es der Informationsbedarf jeweils erfordert.

Dimensionen in die Pivottabelle aufnehmen, anordnen und entfernen

In den Stufen Pivotizer, Analyzer und Miner können Sie Pivottabellen bearbeiten und neu erstellen. Die ersten Schritte sind wohl bestens bekannt: Um eine Dimension in den Bericht aufzunehmen, ziehen Sie die Dimension per Drag & Drop aus dem Fenster Sicht in das Fenster mit der Pivottabelle. (Im Modus Pivotizer heißt dieses Fenster Bericht, im Modus Analyzer heißt es Analyse und im Modus Miner wird es Cockpit genannt. In den folgenden Ausführungen gehen wir immer vom Modus Pivotizer aus, sofern nicht anders angegeben.) Ob Sie dazu den Namen der Dimension (linke Spalte im Fenster Sicht), den eventuell eingeblendeten Namen der Hierarchie oder die ausgewählten Elemente (rechte Spalte im Fenster Sicht) mit der Maus „greifen“ und ziehen, ist unerheblich.

DeltaMaster achtet darauf, wo Sie die Dimension „fallen lassen“, und entscheidet danach, ob die hinzuzufügende Dimension auf der Zeilenachse oder der Spaltenachse angeordnet wird.

Unterhalb der vorhandenen Tabelle bedeutet: auf der Zeilenachse. Das gleiche gilt, wenn Sie die neue Dimension auf einer anderen Dimension der Zeilenachse ablegen. Nach dem Loslassen der Maustaste ist die Dimension zunächst „zugeklappt“; in der Abbildung haben wir bereits zwei Ebenen der Kundendimension eingeblendet.

Rechts neben der vorhandenen Tabelle bedeutet: auf der Spaltenachse. Das gleiche gilt, wenn Sie die neue Dimension auf einer anderen Dimension der Spaltenachse ablegen. In der rechten Abbildung haben wir eine weitere Ebene der Produktdimension eingeblendet und zusätzlich die „Kennzahlen“ in die linke obere Ecke der Tabelle geschoben, um Platz zu sparen, wiederum per Drag & Drop. Die Beschriftung „Kennzahlen“ entfällt dabei automatisch.

Um Achsen innerhalb der Pivottabelle anders anzuordnen, genügt ebenfalls ein einfaches Drag & Drop. Die Achse, die Sie verschieben, wird in die Zeilen- bzw. Spaltenstruktur eingefügt.

Wenn Sie die Zeilen komplett mit den Spalten vertauschen möchten, brauchen Sie nicht alle Dimensionen von Hand umzuordnen – das übernimmt der Befehl Achsen transponieren für Sie (Kontextmenü oder Menü Ich möchte).

Um eine Dimension aus dem Bericht zu entfernen, ziehen Sie sie per Drag & Drop in das Fenster Sicht. Damit legen Sie sie gewissermaßen dahin zurück, wo Sie sie hergenommen haben. Wiederum ist es unerheblich, ob Sie beim Drag & Drop den Hierarchienamen oder ein bestimmtes Element „greifen“.

Alternativ lässt sich die Struktur der Tabelle jederzeit in der Berichtsdefinition bearbeiten (Menü Ändern im Fenster Bericht). Das Verschieben mit der Maus direkt im Bericht ist also eine Arbeitserleichterung – alle diese Operationen sind auch dialoggestützt möglich.

Besonders hilfreich ist die Berichtsdefinition, wenn Sie mehrere Änderungen auf einmal vornehmen möchten, ohne dass die Tabelle jedes Mal neu berechnet wird. Auch in Anwendungen mit vielen Dimensionen ist es manchmal übersichtlicher, die Struktur zunächst aus einer „Vogelperspektive“ anzulegen, ohne die konkreten Elementnamen und Werte mitzuführen, wie das beim Arbeiten direkt in der Pivottabelle der Fall wäre.

Elemente innerhalb ihrer Dimension anordnen

In welcher Reihenfolge die Elemente innerhalb ihrer Dimension angezeigt werden sollen, ist bei manchen Berichten abhängig von bestimmten Analysefunktionen, wie einer Sortierung oder Ähnlichem. In einer Absatzanalyse beispielsweise möchte man die Kunden meist absteigend sortiert nach ihrem Umsatz sehen – nicht die Kunden in der immer gleichen Anordnung. In solchen Fällen entscheidet man sich in der Achsendefinition auf der Registerkarte Allgemein für eine Ebenenauswahl oder einen benutzerdefinierten MDX-Ausdruck. Bei diesen beiden Varianten wird die Anzeigereihenfolge vom System vorgegeben bzw. ergibt sich aus dem MDX-Ausdruck, gegebenenfalls unter Berücksichtigung eines Rankings (Registerkarte in der Achsendefinition) und anderer Optionen. Eine manuelle Anordnung der Elemente ist in diesen beiden Fällen nicht möglich.

In anderen Berichten hingegen ist eine konstante Anordnung der Spalten und Zeilen erforderlich. Bei Wertarten (Ist, Plan, Plan-Ist-Abweichung, …) ist das häufig der Fall, ebenso wie bei zeitlichen Vergleichsarten (aktuell, Vorperiode, Vorjahresperiode, Abweichungen, …): Hier sind die Berichtsobjekte immer in der gleichen Anordnung auszugeben, unabhängig von Wertausprägungen oder Sortierregeln. Soll die Zeilen- bzw. Spaltenstruktur in diesem Sinne explizit und konstant eingestellt werden, greift man in der Achsendefinition zur Elementauswahl. In dieser Variante wird die Menge der anzuzeigenden Elemente durch Auswählen (Aufzählen) der einzelnen Elemente bestimmt – und ihre Reihenfolge durch die Reihenfolge in dem Listenfeld, beides auf der Registerkarte Allgemein der Achsendefinition. Zum Anordnen der Elemente verschieben Sie sie per Drag & Drop innerhalb des Listenfelds.

Bei einer Elementauswahl können Sie die Dimensionselemente zusätzlich auch direkt in der Pivottabelle anordnen, indem Sie sie bei gedrückter Alt-Taste per Drag & Drop verschieben. Dabei fügt DeltaMaster das verschobene Element in die Spalte oder Zeile ein, auf der Sie es ablegen, und die anderen rutschen nach unten bzw. nach rechts weiter. Auf diese Weise können Sie eine Pivottabelle sehr schnell „an Ort und Stelle“ umgestalten, ohne die Achsendefinition aufzurufen. Bei jeder solchen Verschiebeoperation wird die Datenbankabfrage neu berechnet. Deshalb arbeiten Sie bei großen Tabellen, in denen mehrere Elemente zu verschieben sind, unter Umständen etwas flüssiger, wenn Sie die Anordnung doch in der Achsendefinition vornehmen. Dort richten Sie die gewünschte Anordnung vollständig ein und erst danach wird die Abfrage (erneut) ausgeführt.

Sobald mehr als eine Dimension auf einer Achse liegt, zum Beispiel Wertarten (Ist, Plan) und Zeitarten (aktuelle Periode, Vorperiode), steht in der Achsendefinition ein vierter Auswahltyp zur Verfügung: die Tupelauswahl. Diese und den zugehörigen „Tupeleditor“ haben wir ausführlich in den DeltaMaster clicks! 01/2009 erörtert. In den damit definierten Tupeln wird jeweils ein Element aus einer Dimension mit genau einem Element aus jeder anderen beteiligten Dimension kombiniert.

So entstehen zum Beispiel die Ausprägungen „Ist, aktuelle Periode“, „Ist, Vorperiode“ und „Plan, aktuelle Periode“. Auf die weniger interessante vierte Kombinationsmöglichkeit hingegen, „Plan, Vorperiode“, wird man meist verzichten. Dieses Ausblenden von irrelevanten Kombinationen ist eines der häufigsten Einsatzgebiete des Tupeleditors. Am einfachsten legen Sie die Anordnung der Tupel im Tupeleditor fest, der in der Achsendefinition auf der Registerkarte Allgemein als Vorschau auf die Tabellenstruktur angeboten wird. Dort verschieben Sie die Tupel, indem Sie sie an dem kleinen, hellgrauen Bereich vor bzw. über den Elementnamen „anfassen“ und dann per Drag & Drop bewegen. Im Prinzip ist auch das Anordnen direkt in der Pivottabelle mit „Alt + Drag & Drop“ möglich. Dies setzt aber voraus, dass jedes Element nur einmal vorkommt, was in der Praxis selten der Fall ist. Daher wird man in aller Regel auf den Tupeleditor in der Achsendefinition zurückgreifen.

Zusammengefasst: Bei einer Elementauswahl können Sie die Elemente mit „Alt + Drag & Drop“ direkt im Bericht anordnen, alternativ in der Achsendefinition. Bei einer Tupelauswahl ordnen Sie die Elemente am besten im Tupeleditor der Achsendefinition an. Bei einer Ebenenauswahl und bei benutzerdefinierten MDX-Ausdrücken erfolgt die Anordnung der Elemente rein datengetrieben, manuelles Verschieben ist nicht möglich.

Analysewerte anordnen

Die Achse mit den Analysewerten (Measures) verhält sich in diesem Zusammenhang wie eine Elementauswahl: Analysewerte können ebenfalls bei gedrückter Alt-Taste per Drag & Drop angeordnet werden. Darüber hinaus lassen sich auch über das Kontextmenü dieser Achse die Analysewerte anordnen. Dazu öffnet sich ein eigenes kleines Fenster, in dem Sie sie verschieben können.

Elementauswahl aus dem Bericht heraus anpassen

Im Kontextmenü der Dimensionselemente stehen drei Optionen zur Verfügung, um die Elementauswahl in dieser Dimension aus dem Bericht heraus zu verändern: Drill-across, <Element> behalten und Slice <Element>.

Die Wirkung sei am nebenstehenden Beispiel verdeutlicht. Der Ausgangspunkt ist eine kleine Pivottabelle mit Absatzzahlen für den Gesamtmarkt („Alle Kunden“), für Deutschland und seine vier Vertriebsregionen. In der Region „Süd“ haben wir bereits die zugehörigen Gebiete „Süd 1“ und „Süd 2“ differenziert.

Ein Drill-across für „Süd“ bewirkt, dass die Darstellung auf die Ebene des angeklickten Elements verkürzt wird. Führen wir den Befehl im Beispiel also für „Süd“ aus, so enthält der Bericht anschließend nur noch Regionen (und für Süd die untergeordneten Gebiete, die auch zuvor schon sichtbar waren). Der übergeordnete Gesamtmarkt und das Land sind entfallen.

Wenn Sie das angeklickte Element behalten, verkürzt DeltaMaster die Darstellung noch weiter und wählt in der betreffenden Ebene nur das gewünschte Element aus. Die Option hat Auswirkungen auf den Auswahltyp in der Achsendefinition: Aus einer Ebenenauswahl, einem benutzerdefinierten MDX-Ausdruck oder einer Tupelauswahl macht sie eine Elementauswahl.

Auch der Slice führt zu einer Spezialisierung des Berichts. Diese berührt jedoch nicht die Auswahl in der Achsendefinition, sondern die Sicht: Das Element, mit dem der Schnitt durch den Würfel durchgeführt wurde, wird im Fenster Sicht ausgewählt und die betreffende Dimension aus der Pivottabelle entfernt. Das macht die Pivottabelle schlanker.

Den Drill-down steuern – Aufklappen von Ästen in der Pivottabelle

Für viele Anwender ist das Auf- und Zuklappen von Ästen eine der schönsten Funktionen von Pivottabellen, lässt sich darüber doch sehr einfach und spontan steuern, wie viel Detail, wie viel Verdichtung der Bericht enthalten soll. Ein Mausklick auf das Plussymbol in Pivottabellen öffnet bekanntlich einen Ast (Drill-down), ein Mausklick auf das Minussymbol schließt ihn (Roll-up). Einen Ast, wohlgemerkt. Wenn Sie beim Anklicken die Umschalt-Taste gedrückt halten, öffnen bzw. schließen Sie die gesamte Hierarchieebene: DeltaMaster führt damit für alle Elemente auf der gleichen Ebene einen Drill-down bzw. Roll-up durch.

Die nebenstehende Abbildung zeigt eine einfache Pivottabelle, die die Kundendimension darstellt, mit dem Gesamtmarkt („Alle Kunden“), einem Land (Deutschland) und den vier Regionen Süd, Nord, Ost und West.

Mit einem „Shift-Klick“ beispielsweise auf das „+“ vor „Süd“ öffnet DeltaMaster nicht nur diesen Knoten, um die ihm untergeordneten Elemente zu zeigen, sondern alle Knoten der Ebene Region. Mit einem einzigen Klick wird die Tabelle also an vier Stellen erweitert.

Um die jetzt angezeigte Ebene der Gebiete (Nord 1, Nord 2 usw.) wieder zu verbergen, klicken Sie erneut bei gedrückter Umschalt-Taste auf ein „–“ vor einem der Regionselemente (Nord, Ost, Süd, West). Damit schließt DeltaMaster diese Knoten (Roll-up) und die untergeordneten Elemente werden nicht mehr gezeigt – wie in der Ausgangssituation in der ersten Abbildung.

Eine weitere Bedienvariante steht bei verschachtelten Achsen zur Verfügung. In diesem Fall führt das Aufklappen eines Elements standardmäßig dazu, dass die durch den Drill-down eingeblendete untergeordnete Ebene in allen Zeilen angezeigt wird, in denen das ausgewählte übergeordnete Element vorkommt. So hat in der Abbildung der Drill-down in die Produkthauptgruppe „Luxusmodelle“ bewirkt, dass die Produktgruppen „Arcade“, „Precisio“ und „Discus“ in allen Kundenregionen ausgewiesen werden.

Manchmal ist die feinere Darstellung jedoch nur für eine einzelne Zeile gewünscht, nicht für alle. Das ermöglicht die Strg-Taste: Bei gedrückter Strg-Taste wirkt sich der Drill-down nur noch auf die aktuelle Zeile aus. In der Abbildung werden die drei Produktgruppen dadurch nur noch für die Zeile „Süd“ differenziert.

Die beiden Bedienweisen in diesem Abschnitt, „Shift-Klick“ und „Strg-Klick“ funktionieren auch im Viewer-Modus.

Darstellung von Pivottabellen vergrößern und verkleinern

Der folgende Tipp hat mit der Struktur der Pivottabelle nichts zu tun, aber mit ihrem Erscheinungsbild und mit jenen Steuertasten und Mauskunststückchen, die den Umgang mit den Pivottabellen von DeltaMaster so leichtfüßig machen:

Wenn Sie bei gedrückter Strg-Taste das Scrollrad der Maus drehen, vergrößert bzw. verkleinert DeltaMaster die Tabelle. Dies ist in allen Stufen sowie im Präsentationsmodus möglich, sodass Sie die Bildschirmdarstellung flugs anpassen können, wenn sich Ihr Publikum eine größere Schrift wünscht und die Datenmenge es zulässt. Das Vergrößern und Verkleinern lässt sich auch über die Tastatur steuern, mit Strg+Plus und Strg+Minus.

Werte sortieren

Speziell in Pivottabellen mit mehreren Analysewerten oder bei einem Vergleich unterschiedlicher Wertarten entsteht manchmal spontan der Wunsch, die Daten zu sortieren bzw. sie anders zu sortieren, als sie im Bericht gespeichert sind. Eine Sortierung sich lässt über das Kontextmenü der Analysewerte und Elemente erreichen. Dabei wird zwischen einer Element- und einer Wertsortierung unterschieden.

Elemente sortieren bedeutet, dass die Elemente nach ihrem Namen sortiert werden, also alphabetisch. Daran erinnert auch das Symbol „A-Z“ im Kontextmenü.

Soll die Tabelle nach den numerischen Daten sortiert werden, wählen Sie die Sortierung der Werte.

Die Spalten mit den Analysewerten lassen sich noch schneller sortieren: Ein Doppelklick auf den Spaltenkopf genügt.

Das Sortieren per Kontextmenü oder Doppelklick funktioniert in sämtlichen Benutzerstufen sowie im Präsentationsmodus. Das Verfahren unterscheidet sich jedoch von dem Ranking, das in der Achsendefinition eingestellt ist: Beim Sortieren per Kontextmenü oder Doppelklick berechnet DeltaMaster die Reihenfolge aus den vorhandenen Werten, ohne Zutun der Datenbank. Deshalb ist diese „oberflächliche“ Sortierung auch im Modus Offline-Reader verfügbar. Will man die Tabelle jedoch in einem Flexreport referenzieren, sollte die Sortierung in der Datenbankabfrage verankert und daher in der Achsendefinition als Ranking eingestellt sein.

Pivottabellen im Präsentationsmodus

Mit der Tastenkombination Umschalt+F5 schalten Sie die aktuelle Pivottabelle in den Präsentationsmodus. Ohne die Umschalt-Taste würde die Präsentation mit dem ersten Bericht beginnen.

Zusätzliche Werte in die Rangfolge oder PowerSearch übernehmen

Anwendern der Stufe Miner steht mit der Analysekettentechnik ein sehr wirkungsvoller Mechanismus zur Verfügung, um die Zahlen aus ihren Pivottabellen flexibel und in aller Gründlichkeit zu analysieren. Dazu zieht man den interessierenden Wert per Drag & Drop in das gewünschte Modul.

In den sehr häufig benötigten Modulen Rangfolge und PowerSearch ermöglicht wiederum eine Steuertaste das schnellere Anpassen der Analyse: Analysewerte, die Sie bei gedrückter Strg-Taste per Drag & Drop in das Fenster Analyse ziehen, werden als zusätzliche, unsortierte Spalte im Analyseergebnis dargestellt. Damit lassen sich nachrichtlich weitere Angaben in solche Auswertungen einblenden. Ohne die Strg-Taste würde der betreffende Wert zum Sortierkriterium.

Um solche Spalten wieder auszublenden, rufen Sie den Befehl Filter entfernen im Kontextmenü des Spaltenkopfs auf.

Zusammenfassung

Die folgende Liste fasst die wichtigsten Mausaktionen und Tastenkombinationen für Pivottabellen zusammen.

Die meisten der hier verzeichneten Funktionen sind auch über Menüs und Dialoge zu erreichen; die Mausaktion beschleunigt und vereinfacht das Arbeiten lediglich. Außerdem kommen etliche Bedienweisen auch in anderen Modulen zum Tragen. So dient beispielsweise „Alt + Drag & Drop“ nicht nur zum Anordnen von Dimensionselementen in Pivottabellen, sondern auch zum Anordnen von Dimensionen im Fenster Sicht, und mit „Umschalt + Klick“ erweitern Sie nicht nur alle Äste einer Hierarchieebene in der Pivottabelle auf einmal, sondern etwa auch alle Ordner in der Berichtsmappe, alle Dimensionsgruppen im Fenster Sicht, alle Analysewertgruppen im Analysewert-Browser und alle Cockpits im Cockpit-Browser. Und schließlich sind einige Bedienweisen auch etwa im Windows-Explorer und anderen verbreiteten Programmen gebräuchlich, zum Beispiel das Zoomen mit dem Mausrad.