Einheitliches, automatisiertes Reporting.
Effizientes Controlling bei der Dr. Wolff Group.
#Wirsindanders – sagt die Dr. Wolff Group von sich selbst. Und dieses „Anderssein“ betreibt der Hersteller von pharmazeutischen und kosmetischen Produkten sehr erfolgreich.
Vor mehr als 100 Jahren gegründet als kleine Fabrik zur Herstellung von Arzneimitteln hat sich die Dr. Wolff Group als eines der größten mittelständischen Familienunternehmen im deutschen Pharma- und Kosmetikmarkt etabliert.
Aus zwei
mach eins
Mit Bissantz hat die Dr. Wolff Group das Berichtswesen von zwei Gesellschaften, der kosmetischen und der pharmazeutischen Sparte, miteinander verbunden und vereinheitlicht.
Wenige Berichtsersteller,
viele Berichtsempfänger
Das Controlling fungiert als „Single Source of Truth“ und erstellt und bearbeitet Berichte für Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen bis hin zum Management.
Frühwarnsystem
für Controlling-Prozesse
Ein internes Frühwarnsystem informiert die Verantwortlichen im Controlling rechtzeitig per E-Mail über Unregelmäßigkeiten, sodass man für alle Rückfragen gewappnet ist.
Alle Informationen
überall verfügbar
Das Management informiert sich auch mit der DeltaApp auf dem Smartphone über die wichtigsten Umsatz- und Absatzkennzahlen und kann diese interaktiv analysieren, online wie offline.
Flache Hierarchien =viele Entscheidungsträger.
Anders ist bei den „Galliern aus Ostwestfalen“ – wie sie sich selber nennen – nicht nur die Produktstrategie, medizinische und kosmetische Lösungen für Tabuthemen wie Haarausfall, Neurodermitis, Scheidentrockenheit oder Karies zu entwickeln. Auch die Organisationsgestaltung ist anders. „Als Familienunternehmen ist die Dr. Wolff Group gekennzeichnet durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und dementsprechend viele Personen mit viel Verantwortung“, sagt Lars Generotzky, Leiter Controlling bei der Dr. Wolff Group. „Es ist mein Anspruch als Controlling-Verantwortlicher, allen Berichtsempfängern die jeweils von ihm benötigten Steuerungsinformationen in leicht konsumierbarer Form zu liefern – und das so effizient und schnell wie möglich.“
Diesem Anspruch konnte der Controllingleiter in der Vergangenheit nur bedingt nachkommen: Das Berichtswesen basierte auf Excel. Eine empfängerorientierte Frequenz der Bereitstellung war ebenfalls nicht möglich. Historisch gewachsen erstellten zudem die beiden Hauptgesellschaften der Dr. Wolff Group, Dr. Kurt Wolff (kosmetische Sparte) und Dr. August Wolff (pharmazeutische Sparte), unterschiedliche Berichte für die gleichen Empfänger. In der Folge mussten sich die Empfänger in zwei verschiedene Berichtswelten einlesen.
„Es ist mein Anspruch als Controlling-Verantwortlicher, allen Berichtsempfängern die jeweils von ihm benötigten Steuerungsinformationen in leicht konsumierbarer Form zu liefern – und das so effizient und schnell wie möglich.“
GetrennteBerichtswesen.
Die Dr. Wolff Group verordnete sich ein einheitliches, automatisiertes Reporting auf einer zentralen Datenbasis. Die Berichte der beiden Hauptgesellschaften sollten verbunden und hinsichtlich Spaltenaufbau, Notation und Visualisierung standardisiert werden.
Eine weitere Anforderung bestand darin, es Berichtsempfängern zu ermöglichen, Berichte im Selfservice-Verfahren zu nutzen. Im Einzelnen gehörte dazu die Möglichkeit, Berichte eigenständig aufzurufen, nach individuellen Bedürfnissen zu filtern, Drill-down anzuwenden und zu navigieren.
EinheitlichesReporting.
Als einheitliche Datenbasis dient Microsoft SQL Server/Analysis Services. Daten aus SAP ERP werden mittels einer SAP-Schnittstelle von Theobald Software extrahiert und in die Datenbank integriert. Eingebunden sind zudem ergänzend CSV-Daten, beispielsweise Marktdaten von Drittanbietern mit den Umsätzen weiterer Handelsstufen.
Für die Aufbereitung der Daten für Analyse- und Reportingzwecke kommt DeltaMaster zum Einsatz. Erstellt wurden jeweils ein Datencube für die beiden Hauptgesellschaften. Ein weiterer Cube beinhaltet die Absätze und Umsätze der Exportkunden. Zudem ist die Bereichs- und Länderergebnisrechnung in einem Cube abgebildet.
Die Berichtserstellung obliegt vier Mitarbeitern aus dem Controlling. Sie erstellen und überarbeiten Berichte fortlaufend, immer im Dialog mit den Berichtsempfängern aus Einkauf, Vertrieb und Marketing sowie der Geschäftsführung. Über eine Berechtigungsmatrix legt das Controlling fest, auf welche Daten einzelne Mitarbeiter Zugriffsrechte haben. So können beispielsweise die Vertriebsmitarbeiter nur die Zahlen für ihre Region einsehen.
Für eine einheitliche Berichtsgestaltung sorgen Notationsregeln, die in DeltaMaster mittels eines Editors festgelegt wurden und automatisch für jede Grafische Tabelle umgesetzt werden.
„DeltaMaster bringt genau die jeweils benötigten Informationen zu den verantwortlichen Mitarbeitern – zuverlässig, verständlich und einheitlich dargestellt.“
Umsatz und Absatzdetailliert im Blick.
Die Mitarbeiter und die Geschäftsführung nutzen DeltaMaster für die Analyse von Tages-, Monats- und Quartalsumsätzen und -absätzen. Diese können nach Unternehmen, Marke, Land, Kunde, Außendienstmitarbeiter etc. spezifiziert werden. Des Weiteren stehen Produkt-, Kunden- und Länderergebnisrechnungen im Fokus. Über ein Management-Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen auf übersichtlichen Kacheln präsentiert, gelangt man zu standardisierten Berichten mit Plan- und Vorjahresvergleichen.
In diesen können die Berichtsempfänger auf einfache Weise selbst navigieren und die für sie relevanten Details recherchieren.
Abweichungen wie beispielsweise sinkende Absatzmengen einer Marke in einer Region bzw. bei einer spezifischen Kundengruppe werden zeitnah sichtbar: Ein täglich versendeter Frühwarnbericht zeigt an, wo gehandelt werden muss.
MobileManagement-Information.
Das Management informiert sich zudem über die DeltaApp, eine Anwendung für iOS und Android, auch jenseits des Schreibtisches über die wichtigsten Umsatz- und Absatzkennzahlen.
Die Daten für das mobile Dashboard werden mit den gewünschten KPI und den zuvor definierten Handlungsdimensionen bereitgestellt und an das Smartphone gesendet, sodass sie sich jederzeit durch einfaches Wischen und Tippen interaktiv analysieren lassen, auch offline.
Business Intelligencebei der Dr. Wolff Group
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