Neue Standards im Berichtswesen.

Das Controlling bei frischli hat sich bei seinem BI-Projekt für Bissantz entschieden, um eine einheitliche Business-Intelligence-Lösung in allen Unternehmensbereichen zu schaffen. Hauptdatenquelle bei frischli ist SAP mit den Modulen SD, MM und PP. Diese ließen sich dank Bissantz ERP Solutions unkompliziert erschließen: Bissantz zapft die SAP-Module über den Konnektor Theobald Xtract IS an und automatisiert die Extraktion, Transformation und das Laden der Daten, die in Microsoft SQL Server gesammelt werden. Aus dieser Datensammlung zieht der DeltaMaster Application Server, auf dem die DeltaMaster-Anwendungen für das Front-end gehostet sind, alle Informationen für das Reporting.

Neben SAP integrierte das Consulting-Team von Bissantz weitere Datenquellen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, etwa einer branchenspezifischen Controlling-Software. Hinzu kommen Daten aus den Systemen zur Zeiterfassung, zur Personalabrechnung oder zum E-Procurement. Mit dieser Datenarchitektur konnte frischli einzelne Excel-Listen zur Auswertung der Daten aus unterschiedlichen Systemen ablösen und ein einheitliches Reporting aufbauen – mit DeltaMaster als „Single Source of Truth“.

Der hohe Standardisierungsgrad von Bissantz macht DeltaMaster zum idealen Werkzeug zur Vereinheitlichung des Berichtswesens, wie von frischli gewünscht – sowohl bei der Anbindung der Datenquellen als auch bei der Systematisierung und Gestaltung. Dafür setzt die Molkerei auf einen modularen Aufbau des Reporting mit einzelnen Anwendungen der Software für die Fachbereiche, die zentral über das Controlling gesteuert werden. 2019 startete man mit Absatz-, Umsatz- und Deckungsbeitragsberichten für den Vertrieb, gefolgt von einer Anwendung für die Vertriebsplanung. Anschließend wurde das Reporting in DeltaMaster für die Bereiche Personal und Logistik ausgerollt. Im Qualitätsmanagement wird DeltaMaster zur Überwachung der „Hazard Analysis Critical Control Points“ (HACCP) eingesetzt, einer Kennzahlenübersicht zur Überwachung der Lebensmittelsicherheit. Zusätzlich nutzt frischli eine Reihe kleinerer BI-Anwendungen, die ihre Daten aus Microsoft Excel beziehen, zum Beispiel zur Investitionsplanung oder zum IT-Projekt-Controlling.

Auch die Datenvisualisierung selbst ist in DeltaMaster standardisiert – von der klaren Farbgebung bis hin zur KI-gestützten und wahrnehmungsoptimierten Darstellung von Zahlen in Grafischen Tabellen. Diese Software-Features macht sich das Controlling-Team bei der Berichtserstellung und -bearbeitung zu Nutze. Es erstellt die einzelnen Reports anhand von Anforderungen oder Änderungswünschen der Key-User aus den Fachabteilungen zunächst in einer Testumgebung, um sie dann mit den Berichtsempfängern abzustimmen, bei Bedarf anzupassen und in das DeltaMaster-Produktivsystem zu übernehmen. Als Berichtsredakteure sorgen die Mitarbeiter im Controlling für eine einheitliche Anwendung der Berichte. Die Kombination systemseitiger Standards und inhaltlicher Leitlinien des Controllings bewirkt, dass die Informationen für die Berichtsempfänger in den Fachabteilungen transparent und einfach zugänglich sind. So können diese sich ganz auf die Steuerung ihrer Bereiche konzentrieren.

Das Einkaufscontrolling ist eines der jüngeren Bissantz-Projekte bei frischli. Es knüpfte an die guten Erfahrungen aus den anderen Unternehmensbereichen an und konnte mithilfe der Bissantz ERP Solutions in kürzester Zeit umgesetzt werden. „Wir haben uns sehr schnell in der Datenanalyse wiedergefunden“, erzählt Einkaufsleiter Marc Tarrach. „Die Daten aus SAP ließen sich mit Bissantz so schnell übernehmen, dass wir schon in den ersten gemeinsamen Workshops inhaltlich über die Zahlen diskutieren konnten.“

Ausgehend vom Workshop war das Controlling in der Lage, ein übersichtliches Reporting für den Einkauf zu erstellen. Die Einkaufsanwendung berücksichtigt bestandsgeführte und nicht bestandsgeführte Materialien. Die Bestellungen über die E-Procurement-Plattform Onventis sind ebenfalls enthalten. DeltaMaster bietet dem Einkauf eine standardisierte Übersicht über Mengen, Werte und Preise von Materialien, Bestellungen, Rechnungen und Reklamationen und Themen wie Lieferantenbewertungen, Liefertreue und Analysen zum sogenannten „Maverick Buying“.

Trotz des großen Umfangs an Themen, Perspektiven und Kennzahlen kommt die Anwendung mit wenigen Berichten aus. Stattdessen nutzen Tarrach und sein Team die Berichtsfilter: So kann beispielsweise der Bericht zu Materialbewegungen in den Warengruppen nach Werk, Lagerort, Materialart, Lieferant, Bewegungsart oder Mengeneinheit gefiltert werden. Gleichzeitig lassen sich die Kennzahlen innerhalb der Berichte mit der DeltaMaster-typischen Navigation in unterschiedlichen Dimensionen schrittweise weiter aufschlüsseln und analysieren.

So kann Tarrach beispielsweise untersuchen, wie der Materialzuwachs im Vergleich zum Vorjahr bei einer bestimmten Warengruppe zustande gekommen ist. Hierfür navigiert er durch Materialuntergruppen und Materialien bis hin zu einzelnen Belegen über Materialzu- und -abgänge, die in SAP MM verbucht wurden und per Belegdurchgriff in DeltaMaster sichtbar werden. So gelangt die Einkaufsleitung aus der analytischen Perspektive ohne Umwege zum operativen Vorgang und kann unmittelbare Handlungsempfehlungen daraus ableiten.