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Reporting mit DeltaMaster: Mehr Wissen – in der Hälfte der Zeit

Der Automobilzulieferer Scherdel nutzt DeltaMaster als gruppenweit einheitliches Tool für das strategische und operative Reporting in Vertrieb, Einkauf und Produktion. Durch die Lösung spart Scherdel 50 Prozent der Zeit für die Berichtserstellung und profitiert von der gesteigerten Transparenz. Bedingt durch ein erfreuliches Wachstum, sowohl organisch als auch durch Zukäufe, ist bei Scherdel im Laufe der Jahre eine heterogene Systemlandschaft entstanden. Daraus resultiert ein hoher Aufwand für die Datensammlung aus den verschiedenen Systemen.


Heterogene Systemlandschaft und Analysen mit Microsoft Excel

„Für uns im Controlling war es bisher sehr schwierig, zum Beispiel gruppenweit den Umsatz mit einem Automobilhersteller zu ermitteln“, erläutert Melanie Rosenberger, Teamleiterin Business Intelligence bei Scherdel. „Wir mussten die benötigten Informationen an den einzelnen Standorten abfragen und manuell in Excel eingeben. Bis wir alle Daten zusammenhatten, waren diese im Grunde schon veraltet, und wir waren mehr damit beschäftigt, über die Richtigkeit der Zahlen zu diskutieren, als zu ent­schei­den, ob und welcher Handlungsbedarf besteht.“ Daher sollte eine neue Lösung geschaffen werden, mit der sich die Daten schnell und strukturiert erschließen und ana­ly­sieren lassen.


Lösungsansatz Data Warehouse und BI-Front-end

Der erste Schritt bestand im Aufbau eines Data Warehouse auf Basis von Microsoft SQL Server und Analysis Services, um für eine unternehmensweit einheitliche Datenbasis zu sorgen. Dreizehn verschiedene Quellsysteme wurden angebunden, unter anderem Lösungen für ERP, CRM, Qualitäts­management und Kos­ten­kal­ku­lation. Die Datenauswertungen für das Berichtswesen erfolgten zunächst weiterhin mit Microsoft Excel. „Wir haben mit Pivottabellen auf die mit Analysis Services gebauten Cubes zugegriffen.

Jeder Mitarbeiter hat Excel auf dem Rechner und konnte sich dementsprechend auf Knopfdruck die benötigten Zahlen ziehen. Wir im Controlling haben aber schnell gemerkt: Wenn es darum geht, Standardreports zu definieren, wird es mit Excel deutlich schwieriger“, erzählt Rosenberger. „Man benötigt viel Zeit, um einen Bericht aufzubauen – und das jeden Monat aufs Neue. Deshalb haben wir uns nach Business-Intelligence-Front-ends umgeschaut, mit denen man Berichte einmal definieren und dann per Klick aktualisieren kann.“

„Die größte Stärke von DeltaMaster ist für mich die Flexibilität beim Erstellen von Berichten und Analysen. Ich habe endlich den Freiraum, mich mit den Zahlen zu beschäftigen, statt wie früher viel Zeit mit deren Aufbereitung zu vergeuden.“

Melanie Rosenbeger, Teamleiterin Business Intelligence, Scherdel


Unbegrenzte Möglichkeiten mit DeltaMaster

Der Projektleiter bei Scherdel für das Data Warehouse brachte Bissantz & Company mit der Lösung DeltaMaster ins Spiel – ein Glücksgriff, wie sich zeigen sollte. „Die Produktvorstellung war ein Aha-Erlebnis für mich“, erinnert sich Rosenberger. „Es war fast ein bisschen wie Weihnachten, was DeltaMaster alles bietet: sämtliche Funktionen für das Standardreporting, vom Aufbau des Berichts bis zur Verteilung auf Knopfdruck, und gleichzeitig jede Menge Analysemöglichkeiten. Überzeugt hat mich außerdem, nicht nur die Ist-Situation zu sehen, sondern mit einem Blick über die Sparklines auch die Entwicklung der Werte erfassen zu können. Im Grunde ge­nom­men war es für uns schon entschieden, dass wir mit DeltaMaster unser Werk­zeug gefunden haben. Wir haben uns dennoch im Rahmen einer BARC-Tagung weitere Lösungen angesehen, um sicherzugehen. Fazit für uns: Jeder Anbieter hat in bestimmten Bereichen Stärken – mit DeltaMaster ist dagegen alles möglich.“ Auch „alles“ hat natürlich einen Anfang – und den machte bei Scherdel der Kalkulations­report für das Vertriebscontrolling. Er wurde in nur drei Tagen erstellt. „Wir haben wenige, aber sehr große Automobilhersteller und -zulieferer als Kunden“, erläutert Rosenberger.

„Deshalb war die Kundendimension für uns immer im Fokus. Mit DeltaMaster konnten wir erstmals Deckungsbeiträge nicht nur auf Werks-, sondern auch auf Kunden- und Produktebene analysieren. Mit dem Report verfolgen wir unsere umsatzstärksten, ertragsschwächsten sowie ertragsstärksten Kunden und Teile.“ Analysiert werden zudem Auftrags­bestände, die Akquise (Forecast, Trefferquote) und die Rentabilität der Produkte. Auch die Umsatzplanung wird mit DeltaMaster erledigt. Für das Einkaufscontrolling wird beispielsweise die effektive Preis­­ver­änderung gegenüber dem Vorjahr ermittelt. Im Produktionscontrolling erhebt man unter anderem die Produktivität, Rüstgrade, Unterbrechungsgrade und Aus­schuss­quoten. Die von den Controllern erstellten Reports sind sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch verfügbar. Sie werden über den Delta­Master-Berichtsserver regelmäßig an mehrere Hundert Mitarbeiter aus sämtlichen Unter­nehmens­bereichen verteilt. Die Berichte sind an den jeweiligen Empfängerkreis individuell angepasst, etwa werks-, sparten oder vertriebsorientiert.


Persönlicher Support

Überzeugt hat Bissantz nicht nur technisch, sondern auch menschlich: „Wir fühlen uns bei Bissantz einfach gut aufgehoben. Wir haben einen persönlichen Kontakt und kennen die Mitarbeiter. Im Supportfall rufen wir eine Nummer an und haben einen kompetenten, ‚echten‘ Ansprechpartner am Telefon, der weiß, worum es geht, und sofort remote hilft“, betont Rosenberger.


Dashboards kommen

In Zukunft wird DeltaMaster auch für interaktives Dashboarding genutzt: „Die Geschäftsleitung, Ressort- und Vertriebsleiter sollen direkt in DeltaMaster einsteigen und sich live einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen aus allen Unter­nehmens­bereichen verschaffen“, erklärt Rosenberger. In einem weiteren Projekt­schritt werden Ressort-Dashboards für Vertrieb, Einkauf und Produktion aufgebaut.


Highlights

  • 50 Prozent schnellere Berichtserstellung
  • 13 Vorsysteme zusammengeführt
  • Schneller Start nach nur drei Tagen
  • Zielgruppengerecht angepasste Berichte
  • Automatisiertes Standard-Reporting und interaktive Analyse mit demselben Werkzeug

Scherdel

  • „Hidden Champion“ in der Automobilzuliefererindustrie
  • Spezialität: technische Federn
  • Familienunternehmen mit Hauptsitz in Marktredwitz, gegründet 1889
  • Weltweit 30 Standorte und 40 produzierende Werke
  • 5 000 Mitarbeiter, Umsatz 680 Mio. Euro (2016)

Kunden über Servicecontrolling mit DeltaMaster

„Die Unterstützung von Bissantz ist hervorragend.“
„Mit DeltaMaster haben wir endlich den Durchblick, um das Servicegeschäft zu steuern.“
„Führungskräfte im Kundendienst sind bei uns heute in der Lage, Auffälligkeiten in ihren Kennzahlen direkt und selbstständig zu untersuchen – ohne Hilfe aus der IT oder dem Controlling.“
„Hohe Performance, hohe Flexibilität, hohe Umsetzungsgeschwindigkeit – deshalb haben wir uns für DeltaMaster entschieden.“
„DeltaMaster hat sich bei uns als eine der Kern-Anwendungen für die IT etabliert. Inzwischen nutzen rund 60 IT-Mitarbeiter die Lösung für IT-Controlling-Aufgaben. Reports werden bis auf Ebene des Vorstands und des Aufsichtsrats bereitgestellt.“

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