DeltaMaster bei WENCO: Vertriebsberichte auf dem Tablet immer parat

Mit DeltaMaster analysiert man im Vertriebscontrolling von WENCO die Umsätze. Auf Knopfdruck werden monatlich rund 10 500 Berichte mit DeltaMaster-Berichtsserver erstellt und verteilt. Die individuellen Kun­den­berichte schärfen das Umsatzbewusstsein der Adressaten und stär­ken die Nähe zum Kunden.

WENCO ist der größte Non-Food-Systemlieferant in Deutschland und be­lie­fert rund 10 500 Supermärkte und Drogerien mit Artikeln des täglichen Be­darfs. Großen Wert legt man bei WENCO auf die persönliche Betreuung der Kunden: Über 50 Prozent der Mitarbeiter sind im Außendienst be­schäf­tigt.

Der Bedarf für ein Business-Intelligence-System wurde im Jahr 2010 ge­weckt: Durch den Zusammenschluss mehrerer Einzelgesellschaften zu WENCO Deutschland hat sich nicht nur die Anzahl der Kunden nahezu verdoppelt; durch das schnelle Wachs­tum ist auch ein enormer Datenfluss entstanden, der mit den bislang ein­ge­setz­ten Systemen nicht mehr zu kon­trol­lie­ren war. „Wir standen einem regel­rechten Datenchaos ge­gen­über“, erinnert sich Johanna Gärtner, Geschäftsführerin und BI-Expertin bei WENCO. „Diesem konnten wir nur mit einem neuen BI-System begegnen.“ Die oberste Prio­rität dabei: Transparenz schaffen. Die Da­ten­struk­tur sollte durch das neue System verbessert und standardisiert werden, Zugriffe sei­tens verschiedener Nutzer ver­einfacht und die ver­schie­de­nen Un­ter­neh­mens­be­rei­che analytisch verknüpft werden. Nachdem mehrere Systeme un­ter die Lupe genommen wurden, fiel die Entscheidung von WENCO auf ein Data Warehouse mit Microsoft SQL Server und DeltaMaster als Front-End-System.

Doch nicht nur die Technik wurde umgestellt, auch Aufbau und Gestaltung der Berichte waren WENCO wichtig. Worauf dabei zu achten ist, wurde im Rahmen von Schulungen gemeinsam mit Bissantz erarbeitet. Im Mit­tel­punkt standen dabei die Funktionalität und Optik der Berichte. „Gerade bei unseren Kundenberichten ist das Layout besonders wichtig“, erklärt Jo­han­na Gärtner. Nicht nur Mitarbeiter im Con­trol­ling, auch der Ver­trieb, der Ein­kauf und die IT wurden geschult. „Zu Beginn haben wir sogar kleine Übungs­aufgaben verteilt“, erinnert sich Johanna Gärtner au­gen­zwin­kernd. „Das hat unseren Mitarbeitern geholfen, sich mit der neuen System­­um­geb­ung vertraut zu machen.“

Ausgewertet werden bei WENCO hauptsächlich Umsatzzahlen, auf­ge­schlüs­selt nach Artikelgruppen und Vertriebsteams. Interessant sind hierbei die Abweichungen zur Vorjahresperiode. Dank DeltaMaster können sie bis ins kleinste Detail analysiert werden. Für Teambesprechungen wird der Umsatz pro Verkaufsleiter, Verband und Warengruppe betrachtet. Be­mer­kens­wer­te Abweichungen hebt DeltaMaster durch grafische Ele­men­te automatisch her­vor, damit das Augenmerk der Berichts­empfänger dorthin gelenkt wird, wo ihr Ein­greifen besonders erforderlich ist.

Monatlich werden bis zu 10 500 Berichte erstellt und mittels DeltaMaster-Berichtsserver verteilt. Dieser verfügt über automatisierte Funktionen für das Aktualisieren, Generieren und Verteilen von Berichten. Die Außen­­dienst­­mit­arbeiter von WENCO bekommen ihre Berichte so vollautomatisch als PDF-Dokument zugeschickt.

Eine Besonderheit im Vertriebscontrolling bei WENCO: Die Außen­dienst­mitarbeiter sind mit Tablets ausgestattet. Immer im Gepäck haben sie die jeweiligen Kun­den­berichte, die über DeltaMaster-Berichtsserver au­to­ma­tisch erstellt und verschickt werden. „Für jeden unserer Kunden haben wir ein Kundenblatt, das verschiedene Umsatzberichte enthält. So sind wir noch näher an unseren Kunden, schärfen deren Um­satz­be­wusst­sein und verbessern das Verständnis für Zahlen“, berichtet Johanna Gärtner. Ana­ly­siert wird unter anderem die Umsatzentwicklung im Vergleich zum Vorjahr über alle Artikelgruppen hinweg. Grafische Elemente wie Sparklines und Balken lenken das Auge, sorgen für die nötige In­for­ma­ti­ons­dich­te und zeigen die Zahlen im richtigen Kontext.

Ein besonders aussagekräftiger Bericht im Außendienst: ein Benchmark, der die Top 20 Warengruppen eines Kunden verglichen mit der Gesamtheit aller Kunden zeigt. „Hier sieht man die Verteilung der Waren deutschland­weit“, erklärt die BI-Spezia­listin. „DeltaMaster schlüsselt auf, wie sich eine Warengruppe über alle Kunden hinweg verkauft – und wie sich im Vergleich dazu ein einzelner Markt verhält.“ Dies schärft das Umsatzbewusstsein des Marktleiters und zeigt eventuellen Hand­lungs­bedarf auf. Auch für die Zu­kunft hat man sich bei WENCO etwas vorgenommen: Weitere Toch­ter­fir­men sollen integriert und die Datenstrukturen und Berichtsoptik weiter verfeinert werden.

• über 10 000 Kundenberichte pro Monat
• Datenmobilität im Außendienst
• DeltaMaster-Berichtsserver
• Mehrdimensionale Auswertungsmöglichkeiten der Vertriebsdaten
• Microsoft SQL Server/Analysis Services
• Systematisches Berichtsdesign

• größter Non-Food-Systemlieferant in Deutschland
• beliefert rund 10 500 Supermärkte und Drogerien
• über 600 Mitarbeiter in Deutschland und Österreich