Digitalisierung bei Grant Thornton
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Grant Thornton nutzt DeltaMaster für die Analyse und das Reporting von Daten aus dem ERP-System DATEV EO comfort und weiteren DATEV-Modulen sowie Drittsystemen. Zur Verfügung stehen Berichte für diverse Themen von der Leistungserfassung über die Auftrags- und Liquiditätsplanung bis hin zur Kostenrechnung. Ein umfangreiches Berechtigungs- und Freigabekonzept steuert den Datenzugriff. DeltaMaster wird sowohl stationär als auch mobil per App genutzt.
Digitale Transformation auch für das Berichtswesen
Grant Thornton hat sich das Thema Digitalisierung nicht nur hinsichtlich der Unterstützung der Mandanten von der Digitalisierungsidee bis zur Umsetzung auf die Fahne geschrieben – die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verfolgt auch selbst ehrgeizige „digitale Pläne“: Bis 2025 will Grant Thornton das digitalisierteste Wirtschaftsprüfungsunternehmen am deutschen Markt sein.
Ein Etappenziel war die stärkere Digitalisierung des bisher auf Excel basierenden Berichtswesens. Die Monatsreports mit Informationen zu Mitarbeiterentwicklung, Kostenrechnung und Forderungsmanagement an verschiedene Berichtsempfänger sollten automatisch und standardisiert erstellt sowie versendet werden – angepasst an die jeweiligen Informationsbedürfnisse. Die erforderlichen Daten stammen hauptsächlich aus dem ERP-System DATEV EO comfort, ergänzt durch Daten aus weiteren DATEV-Modulen, zum Beispiel für das Forderungsmanagement und die Finanzbuchhaltung.
Automatisiert und standardisiert statt Excel-basiert
Als Reporting-Instrument entschied sich Grant Thornton für DeltaMaster. Die Analyse-, Reporting- und Planungslösung ist im DATEV-Umfeld bereits etabliert – sie bildete die Basis für DATEV MIS.
Nach einer Projektlaufzeit von nur zwölf Wochen ging das DeltaMaster-basierte Berichtssystem in den Produktivbetrieb – seit Mitte 2019 auch per DeltaMaster-App mobil auf dem iPhone.
Rund 150 Anwender wie Kostenstellenleiter, Partner und Controlling-Mitarbeiter haben per Read-only-Lizenz Zugriff auf Berichte zu Themen wie Kostenrechnung auf Basis von Zahlen des zuletzt abgeschlossenen Monats und offene Posten auf Ist-Basis. Hier werden die Daten zweimal täglich aktualisiert. Außerdem sind Berichte zu begonnenen Aufträgen und zur Akonto-Unterdeckung verfügbar, jeweils auf Stand des Vortages.
Zudem erhalten rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wöchentlich per E-Mail einen PDF-Bericht zur Leistungserfassung. Diese Zeitreports beinhalten Informationen über die Arbeitszeiten der letzten Woche von rund 1.350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und einen Jahresaufriss. Sie ermöglichen eine Prüfung, ob die Arbeitszeiten vollständig und auf den richtigen der 150 Kostenstellen kontiert wurden.
„Unser altes Reporting bestand aus einer Excel-Tabelle mit über 100 Tabellenblättern. Wenn eine neue Kostenstelle dazukam, musste ein enormer Aufwand betrieben werden, um diese Excel-Tabelle an die neue Struktur anzupassen“, berichtet Mark Uckermann, Leiter Controlling bei Grant Thornton. „Wenn heute eine neue Kostenstelle hinzukommt, dann kostet mich das in DeltaMaster nur ein paar Klicks und ein entspanntes Lächeln.“
„Mit dem Einsatz von DeltaMaster haben wir unser Ziel einer aufgeräumten, performanten und automatisierten Informationsversorgung erreicht.“
Mark Uckermann, Leiter Controlling, Grant Thornton AG
Granulare Zugriffsberechtigung
Ein umfangreiches Berechtigungs- und Freigabekonzept steuert den Datenzugriff. „Das war für uns ein sehr wichtiges Thema“, ergänzt Uckermann. „Im Gegensatz zu Vertriebsorganisationen, bei denen die Zuständigkeit in der Regel klar abgrenzbar ist, beispielsweise auf Postleitzahlengebiete, geht es bei uns als Dienstleister viel mehr ins Detail. Wir können jetzt zum Beispiel sicherstellen, dass die Partner zwar alle Summen sehen, auf der nächsten Detailstufe aber nur noch die Daten für ihren spezifischen Bereich.“
DeltaMaster auch als Planungstool
Auf der DeltaMaster-Agenda für die nächsten zwölf Monate stehen bei Grant Thornton vier zentrale Themen. So ist geplant, das Berichtswesen der Trinavis Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, mit der Grant Thornton fusioniert ist, auf DeltaMaster umzustellen und mit dem Reporting von Grant Thornton zu vereinheitlichen. Auch bei Trinavis kommt als ERP-System DATEV EO comfort zum Einsatz.
Zudem wird DeltaMaster verstärkt im Bereich Planung eingesetzt: Zum einen steht die Digitalisierung des Gehaltsanpassungsprozesses in DeltaMaster kurz vor dem Abschluss. Planungsberechtigte werden über einen Planungszugriff auf DeltaMaster befähigt, die Gehälter vollständig digital zu planen.
Zum anderen werden zentrale Kennzahlen wie der Umsatz künftig über DeltaMaster geplant. Der Zugriff soll nicht nur auf das Controlling beschränkt sein, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der einzelnen Teams sollen einen entsprechenden Zugriff erhalten.
Umgesetzt wird des Weiteren ein zentrales Dashboard mit 20 ausgewählten Kennzahlen als Einstieg in weitere, tiefergehende Analysen und Reports. Im Dashboard werden Beispiele zur Verfügung gestellt, um die ganze komplexe Zahlenwelt als Einstiegspunkt zunächst auf 20 Zahlen zu reduzieren.
Highlights
- Berichte für rund 150 Empfänger
- Automatisierte Bewertung der Stundenbestände von über 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf 150 Kostenstellen
- Umsatz- und Gehaltsplanung
- Berechtigungskonzept auf Zellebene
- Nutzung stationär und mobil per App
Grant Thornton AG
- eine der Top-10-Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Deutschland
- 1.350 Mitarbeiter
- zehn Standorte in Deutschland
