Vertriebscontrolling bei Schwartau mit DeltaMaster: ein wahrer Genuss

Bei Schwartau hat DeltaMaster den kompletten Analyse- und Reporting-Prozess automatisiert und vereinfacht. Im Vertrieb, in der Produktion und auch im Personalwesen werden die Daten heute mit DeltaMaster ausgewertet.

Das Familienunternehmen Schwartau wurde 1899 in Bad Schwartau ge­grün­det und ist heute Marktführer im Bereich Konfitüren. Ihr Müsliriegel Corny ist weltweit bekannt, rund 370 Mio. Riegel werden davon jährlich ver­kauft. Seit 2002 ist Schwartau in den Nahrungsmittelkonzern Hero ein­ge­bun­den. Damit stiegen die Anforderungen an das Reporting – sowohl intern als auch gegenüber dem Konzern. Der Jahresabschluss muss beispielsweise parallel den Regeln des HGB und den internationalen Vorschriften des IFRS entsprechen. Der enorme Datenzufluss seit dem Jahr 2002 sorgte dafür, dass immer mehr Analysen notwendig wurden und vermehrt Berichte zu erstellen waren.

Die Daten wurden früher aus SAP in Excel überführt und zu Berichten er­wei­tert. Per Hand musste der Controller die Berichte mit Merkmalen an­rei­chern und Kennzahlen definieren. Eine automatische Berichts­erstellung war nur teilweise möglich: Einmal im Monat mussten die Berichte neu erstellt wer­den, weil ein direkter Zugriff auf die SAP-Daten nicht möglich war.

Auch die Präsentation der Berichte mittels PowerPoint erforderte einen ho­hen manuellen Aufwand des Controllers. Das Analysieren von Daten und anschließende Berichten waren somit insgesamt sehr zeitaufwändig, vier Mitarbeiter im Controlling waren regelmäßig damit beschäftigt.

Schwartau suchte nach einer BI-Lösung, die den kompletten Analyse- und Reporting-Prozess des Unternehmens automatisiert und vereinfacht. Im Auswahlprozess nahm man die Lösungen verschiedener Hersteller genau unter die Lupe. Das breite Anwendungsspektrum der Bissantz-Software lernten die Verantwortlichen von Schwartau erstmals auf einer Delta­Master-Matinee kennen: „Wir waren schlichtweg begeistert!“, erinnert sich Thomas Rieß, Senior Controller bei Schwartau. „Diese Begeisterung haben wir ins Unternehmen getragen. Insbesondere die automatische Erstellung von PowerPoint-Präsentationen hat uns gefreut.“

Innerhalb kürzester Zeit wurde ein Prototyp erstellt, mit dem auch erste Daten von Schwartau analysiert werden konnten. „Die Berichte haben die ganze Geschäftsleitung begeistert“, weiß Thomas Rieß. Die Entscheidung, DeltaMaster als Front-end-System einzusetzen, fiel kurze Zeit später. Da­ten­ba­sis sollte SAP BW sein, die zusätzliche Nutzung von Microsoft SQL Server kam vorerst nicht in Frage.

Eingesetzt wurde DeltaMaster zuerst im Vertriebscontrolling. Hier sortiert man beispielsweise den Umsatz nach Produktgruppen oder Kunden und analysiert Abweichungen zur Vorperiode oder zum Planwert. Grafische Ta­bel­len visualisieren die Abweichungen strukturiert, um die Auf­merk­sam­keit des Berichtsempfängers auf die wesentlichen Elemente des Berichts zu len­ken. Auch die Deckungsbeitragsrechnung bildet man mit DeltaMaster ab.

Dank der neuen BI-Lösung kann Schwartau sowohl regelmäßige Analysen als auch Ad-hoc-Abweichungsanalysen erstellen. Sogar Preis- und Mengen­abweichungen der Produkte können genau analysiert werden. „Der zu­sätz­li­che Aufwand für einen solchen Bericht ist gering“, betont Thomas Rieß. „Den erstellen wir heute in fünf Sekunden.“

Neben den Daten, die im Microsoft SQL Server eingespielt sind, analysiert Schwartau auch Daten aus dem Produktionscontrolling und der Personal­abteilung. Diese sind nicht im OLAP-Würfel enthalten, sondern liegen in Form von Excel-Tabellen vor. Dabei handelt es sich um relationale Daten, die mithilfe von DeltaMaster TableWizard ausgewertet werden können. DeltaMaster greift dazu direkt auf die Excel-Tabellen zu. Mit wenigen Maus­klicks wird anschließend ein Analysemodell erstellt: Man definiert Di­men­sio­nen und Kennzahlen nur einmal. Danach steht nahezu jede DeltaMaster-Analysemöglichkeit und Visualisierungsform zur Verfügung, auch der Export nach Word oder PowerPoint.

Bei Schwartau wird DeltaMaster Table-Wizard hauptsächlich für schnelle Ad-hoc-Analysen oder als Experimentierfeld für größere Projekte genutzt. Kennzahlen können frei definiert und jederzeit verändert werden. Die Aus­brin­gungs­menge und die Lohnkosten pro Produktlinie dienen bei­spiels­wei­se als Diskussionsgrundlage für Besprechungen mit dem Produktionsleiter. Die Fachabteilung ist damit unabhängig von internen oder externen Dienst­leis­tern. „Hier kann ich mich ohne die IT ausprobieren, das freut mich ganz besonders“, so Thomas Rieß augenzwinkernd.

• Ablösung von Microsoft Excel
• Datenhaltung in SAP BW
• Performanceverbesserung mit Microsoft SQL Server
• Standardisierung des Berichtswesens, einheitliche Notation
• Sparklines, Grafische Tabellen, automatisierte Abweichungsanalyse
• Ad-hoc-Analyse relationaler Daten (DeltaMaster TableWizard)
• Vertrieb, Produktion, Personalwesen

• gegründet 1899 in Bad Schwartau und seit 2002 in den Nahrungsmittelkonzern Hero eingebunden
• Marktführer im Bereich Konfitüren, weltweit bekannt für Müsliriegel Corny
• rund 800 Mitarbeiter im Werk Bad Schwartau