Benchmarking ist ein Instrument im strategischen Management, das Unternehmen hilft, auf Basis von gezielten Vergleichen ihre Leistung zu verbessern und sich im Wettbewerb zu behaupten.

Benchmarking bedeutet auf Deutsch etwa „Maßstäbe vergleichen“ und bezeichnet ein strategisches Analyseinstrument zur systematischen Leistungssteigerung in Unternehmen. Dabei fungieren die festgelegten Benchmarks – also Vergleichsmaßstäbe – als Orientierungshilfen, um interne Schwächen zu erkennen und gezielt gegenzusteuern. So ist Benchmarking eine Methode des kontinuierlichen Vergleichs von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen oder Strukturen eines Unternehmens mit den „Best Practices“ der Branche oder mit direkten Wettbewerbern.

Das Ziel des Benchmarkings ist es, Leistungsunterschiede aufzudecken, deren Ursachen zu verstehen und gezielte Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Im Mittelpunkt steht dabei das Lernen von den Methoden und Ansätzen der Klassenbesten innerhalb oder außerhalb der eigenen Branche. So wird Benchmarking zu einem wirkungsvollen Management-Tool, um Innovationen voranzutreiben und die eigene Leistung fortlaufend zu verbessern.

Im Kontext von Business Intelligence (BI) bedeutet Benchmarking oft den Vergleich von quantitativen Leistungskennzahlen (KPIs) aus unterschiedlichen Unternehmen, Abteilungen oder Zeiträumen, um datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen.

Ein Benchmark ist der konkrete Vergleichswert, an dem sich Leistung, Qualität oder Effizienz messen lassen. Während Benchmarking den gesamten Analyse- und Lernprozess beschreibt, ist der Benchmark selbst das Referenzniveau, das als Zielgröße, Orientierungspunkt oder Bewertungsmaßstab dient. Er kann aus internen Bestwerten, branchenspezifischen Standards, Wettbewerbsdaten oder historisch gewachsenen Zielgrößen abgeleitet werden. Dabei können Benchmarks können sowohl quantitative Daten als auch qualitative Kriterien umfassen.

In Controlling, IT und Business Intelligence spielen Benchmarks eine zentrale Rolle, weil sie abstrakte Messgrößen greifbar machen: Sie übersetzen KPIs in ein Soll-Niveau und ermöglichen es, Abweichungen objektiv zu analysieren. Benchmarks können statisch sein – etwa fest definierte Grenz- oder Zielwerte – oder dynamisch, indem sie sich kontinuierlich an neue Marktbedingungen, technologische Entwicklungen oder interne Verbesserungen anpassen. Besonders wertvoll sind Benchmarks dort, wo Leistungsfähigkeit nicht nur absolut, sondern im Vergleich zu Best Practices bewertet werden soll. So unterstützen sie Unternehmen dabei, Prioritäten zu setzen, Potenziale zu erkennen und datenbasierte Optimierungsmaßnahmen einzuleiten.

5-Phasen-Benchmarking beschreibt den strukturierten Ablauf eines Benchmarking-Prozesses. Es hilft Unternehmen dabei, systematisch Vergleichsdaten zu erheben, zu analysieren und daraus konkrete Optimierungsmaßnahmen abzuleiten. Der Ablauf des Benchmarking-Prozesses gliedert sich typischerweise in fünf Schritte:

1. Benchmarking-Objekt definieren: Zuerst wird der Bereich identifiziert, der optimiert werden soll – etwa ein Prozess, ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine organisatorische Struktur. Außerdem werden die relevanten Benchmarking-Kennzahlen (KPIs) festgelegt, die analysiert werden sollen.
2. Vergleichspartner auswählen: Danach werden geeignete Benchmarking-Partner festgelegt. Diese können interne Abteilungen, direkte Wettbewerber oder branchenfremde „Best-in-Class“-Unternehmen sein. Wichtig ist eine ausreichende Vergleichbarkeit in Bezug auf Prozesse oder Zielgrößen.
3. Daten erheben: In der nächsten Phase werden die relevanten Daten aus internen Quellen, öffentlichen Berichten oder über gezielte Primärrecherche (z. B. Interviews oder Besichtigungen) gesammelt.
4. Leistungslücken und Ursachen identifizieren: Anschließend werden die erhobenen Daten vergleichen, um zu analysieren, an welchen Stellen das Unternehmen hinter dem Benchmark zurückbleibt. Darauf basierend können die Ursachen für diese Abweichungen identifiziert und realistische Zielwerte (SOLL-Zustand) entwickelt werden.
5. Verbesserungsmaßnahmen ableiten und umsetzen: Zuletzt können konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, um die erkannten Leistungslücken zu schließen. Dabei ist ein Umsetzungsplan mit Verantwortlichkeiten, Zeitrahmen und regelmäßiger Erfolgskontrolle sinnvoll.

Je nach Zielsetzung und Vergleichsbasis unterscheidet man zwischen verschiedenen Benchmarking-Arten. Die Definitionen der wichtigsten Arten des Benchmarkings sind:

Benchmarking kann in unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen – von dem Finanzwesen über das Marketing bis hin zum Kundenservice. Die folgenden Benchmarking-Beispiele zeigen typische Anwendungsfelder:

Diese Beispiele zeigen: Benchmarking ist nicht nur ein theoretisches Konzept, sondern ein bewährtes Werkzeug zur kontinuierlichen Leistungsverbesserung.