Grafische Tabellen in Cockpits und Analysen

Liebe Datenanalysten,

groß sollen die Dinge sein, das gefällt den Leuten – so zitiert der Musiker Lou Reed seinen einstigen Förderer Andy Warhol auf dem ihm gewidmeten Album „Songs for Drella“. Warhol war ein bedeutender Vertreter der Pop Art, einer Stilrichtung vor allem in der Malerei, die sich dem Alltäglichen widmet. Realität und Kunst verbinden sich darin, klar werden die Gegenstände dargestellt, oft scharf umrissen, und einbezogen in das Kunstwerk: die Reproduzierbarkeit bis hin zur industriellen Produktion.

Auch wenn gute Berichte sonst nicht viel mit Pop Art zu tun haben – zumindest von letzterem mag man sich beim Reporting leiten lassen, denn nur wenn Kreation und Reproduktion Hand in Hand gehen, kann die Berichtserstellung so effizient werden, dass uns wieder Zeit bleibt für Inhaltliches. Poppige Farben hingegen stören da nur, und die Dinge sollten nicht größer, sondern kleiner werden, damit wir sie gleichzeitig betrachten und würdigen können. Das Werkzeug der Wahl sind die Grafischen Tabellen von DeltaMaster. Den informationsdichten Berichten, die daraus resultieren, widmet man gerne länger Aufmerksamkeit als Warhols sprichwörtliche 15 Minuten.

Und wenn sie gut gemacht sind, die Berichte, dann wird sich auch niemand fragen müssen, was der Künstler damit sagen wollte – das sieht und liest dann einfach jeder. Probieren Sie es!

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Zum Berichten und Präsentieren von Geschäftszahlen werden bisher gerne sogenannte Business Charts eingesetzt, die es ermöglichen sollen, ansonsten in Zahlen ausgedrückte Sachverhalte schneller zu erfassen oder inhaltlich tiefer zu durchdringen. Nur allzu oft erlebt man allerdings, dass der gut gemeinte Vorsatz in reiner Dekoration endet oder aufwändige grafische Handarbeit mit sich bringt. Jede Wertänderung, zum Beispiel bei der Aktualisierung auf einen neuen Monat, kann weitere Anpassungen und Umformatierungen bedeuten, um Beschriftungen wieder an die richtige Stelle zu schieben, Farben zu justieren, Überlappungen zu vermeiden usw. Reine Tabellen hingegen lassen sich zwar einfach formatieren, aber sie bieten keine schnellen Orientierungshilfen.

Die Lösung sind Grafische Tabellen, also Tabellen, die neben den Zahlen auch grafische Elemente enthalten. Ein Beispiel:

Diese Pivottabelle hat eine Zeilenachse mit den Kennzahlen unserer Deckungsbeitragsrechnung und eine Spaltenachse, auf der Wertarten abgetragen sind (Ist, Plan, Abweichungen).

Die Zellen zeigen zusätzlich zu den Daten auch zwei Arten von Visualisierung: Durch das Wasserfalldiagramm in der Spalte „Ist“ können wir die Größenunterschiede schneller begreifen, als wenn wir allein auf die Zahlenangaben angewiesen wären. Der Wasserfall zeigt, von oben nach unten gelesen, wie der Umsatz als Startwert schrittweise um verschiedene Kostengrößen vermindert wird, bis in der untersten Zeile der Deckungsbeitrag resultiert.

In den beiden Abweichungsspalten erklären Sparklines, wie sich die Abweichungen zwischen April 2006 und März 2007 entwickelt haben. Der grafisch dargestellte Kontext ist wichtig für die Interpretation: Dass im aktuellen Monat der Deckungsbeitrag rund +253.000 über dem Plan liegt, wäre bei isolierter Betrachtung wohl eine gute Nachricht – die Sparkline zeigt aber, dass wir das in all den Monaten fast nie geschafft und sogar eine sehr große Abweichung aus dem Dezember aufzuholen haben.

Den Wasserfall und die pro Zelle skalierten Säulen-Sparklines haben wir in der Abbildung über das Kontextmenü zunächst für alle Spalten in der Tabelle aktiviert. Für Spalten, in denen die Visualisierungen nicht gewünscht sind, lassen sie sich anschließend einzeln wieder ausblenden (Kontextmenü des Spaltenkopfs). So haben wir etwa die Wasserfall-Elemente für die Abweichungen entfernt, da diese nicht aggregiert werden können.

Die – schlechteren – Alternativen dazu wären eine Tabelle in der Standardansicht (Kontextmenü, Menü Ich möchte), ein Sammelsurium von Pivotgrafiken und Diagrammen aus der Zeitreihenanalyse oder Ähnliches. Wohlgemerkt: DeltaMaster beherrscht auch das! Empfehlen würden wir aber die Grafische Tabelle. Sie überzeugt nicht nur durch eine hohe Informationsdichte und eine einfache Lesbarkeit, sondern ist auch robust etwa gegenüber Wertänderungen und eignet sich somit für ein Industriereporting (siehe unten). Vergleichen Sie diese beiden Varianten mit der oben gezeigten:

Die reine Tabelle ist ohne optische Orientierungshilfe schlechter zu lesen, die Grafik ein Graus. Und beide bieten nur einen Bruchteil der oben wiedergegebenen Daten. Soll also die Zeit in die Betrachtung eingehen, was in vielen Fällen gefordert oder hilfreich sein wird, so muss die Grafische Tabelle zum Einsatz kommen, weil die anderen Formen versagen.

Industriereporting

Das Industriereporting trägt Merkmale industrieller Produktion, übertragen auf die Welt der analytischen Systeme: Berichte werden in Serie für einen größeren Empfängerkreis gefertigt. Nicht jeder erhält dieselben Berichte, aber Vieles ist gleichartig, etwa die Dimensionen auf den Achsen von Tabellen oder die Kriterien, die in einem Analyseverfahren wie der Rangfolge untersucht werden. Weil solche Reports oft und regelmäßig zu produzieren sind, die Berichtsredakteure aber nicht mit Wiederholtätigkeiten belastet werden sollen, gilt es, die Berichtserzeugung zu rationalisieren. Der Berichtsserver (siehe DeltaMaster clicks! 08/2005) ist dabei schon eine große Hilfe. Ein Übriges leisten die Grafischen Tabellen, die als stabile, standardisierte Elemente mit vorhersehbaren Abmessungen und einem automatisch aufgebauten „Innenleben“ ohne Nacharbeit wiederverwendet werden können.

Tabellarische Ansichten in den Analyseverfahren

In Pivottabellen und nahezu allen Analyseverfahren können Sie zwischen tabellarischen und grafischen Ansichten umschalten. Dabei werden Sie feststellen, dass einige Verfahren „von Haus aus“ als Grafische Tabelle ausgeführt sind.

Bei der Rangfolge und PowerSearch ist das schon in der Standardansicht der Fall: Querbalken verdeutlichen die Größenunterschiede.

Die Portfolioanalyse ist als Vier-Quadranten-Grafik bekannt geworden. In der nebenstehenden Abbildung sind alle Elemente gut zu erkennen und sauber beschriftet. Was aber, wenn sich die Daten ändern, wenn die Blasen dicht beieinander liegen, sich überlappen oder mehr werden? Dann stößt das Bild zwangsläufig an Grenzen.

Schalten Sie über das Menü Ansicht zur Tabelle um, so erhalten Sie dieses Tableau. Es visualisiert nicht nur die Verhältnisse der Analysewerte auf den beiden Achsen, sondern gibt ohne Formatierungsengpässe auch die Umsätze grafisch wieder – die konnten wir oben mangels Platz nicht zeigen (was seit DeltaMaster 5.3.4 möglich wäre, vgl. DeltaMaster deltas! 5.3.4, Nr. 15). Ganz ähnlich sieht die tabellarische Ansicht der Regression aus.

Die Navigation, mit der Sie schnell den Ursachen für Abweichungen auf den Grund gehen, hat immer die Gestalt von Grafischen Tabellen.

Im Comparator, mit dem Sie zwei Kennzahlen auf bemerkenswert unterschiedliche Verteilungen untersuchen, kommt das Konzept sowohl in der Übersicht der ermittelten Regeln als auch in den Einzelbefunden zur Anwendung. In der Übersicht zeichnet DeltaMaster eine Vorschau auf die Regeln, die sehr an Sparklines erinnert. Ausführlich vorgestellt hatten wir den Comparator in den DeltaMaster clicks! 11/2007.

Renaissance tabellarischen Designs

Die bisher vorgestellten Beispiele sind keine Grafiken, sondern Tabellen – die zwar eine grafische Anmutung haben, aber in erster Linie sind es eben Tabellen. Wir streben damit eine Renaissance des tabellarischen Designs an (https://www.bissantz.de/bissantz-denkt-nach/1000worte). Und wie das folgende Schema zeigt, müssen wir dabei auf nichts verzichten: Grafische Tabellen verknüpfen die Vorteile von Tabellen und Grafiken und vermeiden gleichzeitig ihre Nachteile.

Guerillacontrolling

Uns ist bewusst, dass mancher Berichtsempfänger kurz stutzen und einwenden mag, so habe man das ja noch nie gemacht (eines der subsidiärsten Argumente überhaupt). Aber probieren Sie es ruhig einmal aus! Die Darstellung hat nicht nur in der Produktion, sondern auch im Konsum viele Vorzüge. Als Einführungstaktik setzen Sie auf das Guerillacontrolling. Eine Anleitung dazu gibt es im Web: http://blog.controllerverein.de/archives/147