Grafische und analytische Zusatzfunktionen in Pivottabellen

Liebe Datenanalysten,

man kann es drehen und wenden, wie man will: Nach wie vor sind Tabellen eine gute Art, Zahlen darzustellen. Vor allem dann, wenn man die Tabellen drehen und wenden kann, wie man will. Die Rede ist von Pivottabellen. Mit ihnen arbeiten Sie aus Ihren mehrdimensionalen Datenmodellen nach Belieben neue mehrdimensionale Ansichten heraus, bilden Teilwürfel und Scheiben, ordnen Dimensionen und Kennzahlen so an, wie Sie es für Ihre aktuelle Fragestellung benötigen. Über diese OLAP-typischen Funktionen hinaus bietet Ihnen DeltaMaster eine Reihe von Zusatzfunktionen, die Ihnen dabei helfen, die Zusammenhänge schneller zu erkennen und deutlicher zu visualisieren. Mit diesen Extras beschäftigt sich die aktuelle Ausgabe der DeltaMaster clicks!. Alle beschriebenen Funktionen stehen nicht nur im Miner-Modus, sondern schon ab der Stufe Pivotizer zur Verfügung – eine gute Möglichkeit, einen erweiterten Nutzerkreis an die Faszination der Datenanalyse heranzuführen.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Die Pivottabelle ist eine sehr zweckmäßige und beliebte Variante, numerische Daten in mehreren Dimensionen darzustellen. In DeltaMaster können Sie Pivottabellen in allen Stufen ab Pivotizer erstellen und bearbeiten:

• in der Stufe Pivotizer im Fenster Mein Bericht,
• in der Stufe Analyzer im Fenster Meine Analyse, wo die Pivottabelle als ein weiteres Basisverfahren namens Pivotizer im Analysemenü angeboten wird, sowie
• in der Stufe Miner im Fenster Mein Cockpit.

Innerhalb des pyramidenförmigen Benutzermodells, das der DeltaMaster-Suite zugrunde liegt, richten sich die Stufen Pivotizer und Analyzer besonders an „aktive Fragesteller“. Sie werden damit in die Lage versetzt, sehr schnell eigene Untersuchungen anzustellen, ohne sich mit dem wesentlich größeren Funktionsumfang der Miner-Stufe auseinandersetzen zu müssen. Die Bedienkonzepte stimmen mit denen im Reader und Viewer überein, sodass der Umstieg auf die höhere Stufe ganz reibungslos, in aller Regel auch ohne eigene Schulungsmaßnahmen, vonstatten geht.

Im Folgenden möchten wir uns auf grafische und analytische Zusatzfunktionen der Pivottabelle konzentrieren, die Ihnen im Nu zu informationsdichten, aussagekräftigen Reports verhelfen und Ihnen in der Analyse den Blick schärfen für das wirklich Interessante. Mit dem Ziel, die Darstellung kompakt zu halten, gehen wir davon aus, dass Ihnen der Grundgedanke der Pivottabellen geläufig ist. Auch die gängigen Arbeitsweisen und Standardfunktionen blenden wir der Kürze halber hier aus – Visualisierung und andere analytische Hilfestellungen sollen unser Thema sein.

Assistent zur Tabellendefinition

Eine neue Pivottabelle anzulegen, ist einfach und vielen Leserinnen und Lesern der clicks! sicher geläufig; daher in aller Kürze: In der Stufe Miner wählen Sie im Menü Ändern aus, dass Sie ein Cockpit erstellen möchten, und zwar vom Typ Pivottabelle oder –grafik. In der Stufe Analyzer gelangen Sie über das Menü Ändern direkt in die Berichtsdefinition. In der Stufe Pivotizer gibt es einen eigenen Link, der einen neuen Bericht anlegt. In allen drei Fällen erscheint derselbe Assistent, mit dem Sie die Pivottabelle einrichten. Die Definition lässt sich jederzeit wieder ändern, vieles sogar ohne diesen Dialog: In der Menüzeile und im Kontextmenü finden sich zahlreiche Funktionen, von denen einige auch die Definition betreffen.

Per Drag & Drop legen Sie im Dialog die Dimensionen auf die gewünschten Achsen, auch verschachtelt. Wichtig ist, dass Sie in diesem Dialog mindestens eine Kennzahl (ein Measure) auswählen.

Interaktiv definieren

Eine bestehende Pivottabelle lässt sich sehr einfach per Drag & Drop umdefinieren. So können Sie beispielsweise

• weitere Dimensionen hinzufügen, indem Sie den Namen der gewünschten Dimension bzw. Hierarchie aus dem Fenster Meine Sicht in die Tabelle ziehen,
• Dimensionen entfernen, indem Sie die betreffende Zeilen- oder Spaltenüberschrift in das Fenster Meine Sicht ziehen und dort „fallen lassen“, und
• den Analysewert ändern oder weitere hinzufügen, indem Sie aus dem Fenster Meine Analyse einen beliebigen Analysewert per Drag & Drop in die Tabelle ziehen. Falls die Kennzahlen auf einer Achse der Tabelle angeordnet sind, fügt DeltaMaster die neue Messgröße der Achse hinzu. Dient der Analysewert als Filter, so ändert sich der Filter entsprechend.

Auch innerhalb einer Tabelle können Sie mit Drag & Drop viel bewegen, indem Sie beispielsweise die Spalten- und Zeilenüberschriften an den rechten, linken, oberen oder unteren Rand der Tabelle oder auf eine andere Zeile bzw. Spalte ziehen. Mit solchen Aktionen ändern Sie beispielsweise die Reihenfolge einer Verschachtelung oder Sie verschieben eine Dimension von der Spalten- in die Zeilenachse. Probieren Sie es einmal aus! Wenn Sie die Dimensionen der Zeilen- und Spaltenachsen komplett vertauschen möchten, wählen Sie die Option Achsen transponieren aus dem Kontextmenü oder aus dem Menü Ich möchte.

In der nebenstehenden Abbildung sind in der Zeilenachse zwei Dimensionen, die Zeitdimension und die Vertretergruppe, sowie die Analysewerte ineinander verschachtelt. Zusätzlich ist die Tabelle mit einer Zellfärbung (Option im Kontextmenü) versehen, um die Größenverhältnisse anzuzeigen. Die leere Zeile für den Umsatz der Vertretergruppe 2 im Jahr 2005 lässt sich mit dem entsprechenden Schalter im Kontextmenü ausblenden.

Ansichtssache

Jede Pivottabelle kann alternativ oder zusätzlich auch als Pivotgrafik angezeigt werden. Dazu wählen Sie im Menü Ansicht aus, ob Sie nur die Tabelle, nur die Grafik oder eine kombinierte Darstellung wünschen.

Soll beides gezeigt werden, so wählen Sie aus, wie Tabelle und Grafik anzuordnen sind.

In der Werkzeugleiste (Kontextmenü) der Pivotgrafik steht Ihnen eine große Palette von Grafiktypen zur Verfügung, zum Beispiel Balken-, Linien- und Tortendiagramme. Die Auswahl von Diagrammtypen und ihre gestalterische Anpassung werden wir in der nächsten Ausgabe der DeltaMaster clicks! thematisieren.

Zellengenossen

Besonders aussagekräftige Tabellen erhalten Sie, wenn Sie zusätzlich zu den numerischen Werten erläuternde Grafiken in die Zellen der Pivottabelle einblenden. Damit stehen die Zahlen nicht mehr für sich, sondern sie lassen sich in ihrem Kontext betrachten und vergleichen. DeltaMaster kennt derzeit vier Arten zellbasierter Visualisierung: Balken, Sparklines, Drill-Sparks und das Trendbarometer. Sie alle werden über die entsprechenden Einträge im Kontextmenü einer beliebigen Datenzelle ein- und ausgeblendet.

• Balken erleichtern den Größenvergleich zwischen den Zellen. Im Kontextmenü stellen Sie ein, wie die Balkenlänge jeweils festgelegt werden soll. Die Option Gesamt zeichnet alle Balken im selben Maßstab, sodass sich alle Zellen miteinander vergleichen lassen. Diese Option ist besonders dann zweckmäßig, wenn die Werte ungefähr in derselben Größenordnung liegen und die Kennzahlen auch in der Sache vergleichbar sind. Die Optionen Zeile und Spalte bemessen die Balkenlänge für jede einzelne Zeile bzw. für jede einzelne Spalte. Wenn Sie beispielsweise eine Spalte für den Umsatz und eine Spalte für die Rabattquote (als Quotientenwert aus Rabatt und Umsatz) angelegt haben, würden Sie die Balken spaltenweise einblenden, um die einzelnen Werte entsprechend ihrer jeweiligen Größenverhältnisse sichtbar zu machen.

• Sparklines (Wortgrafiken) in Linien- oder Säulenform geben die zeitliche Entwicklung der jeweiligen Zahl wieder. Der aktuelle Wert wird als Zahl angegeben, die historischen Daten erscheinen als stark verkleinertes Zeitreihendiagramm. Sparklines hatten wir in den clicks! 12/2004 bereits vorgestellt. Im Kontextmenü sind sie abkürzend als Linien-Sparks oder Balken-Sparks bezeichnet. Wieder haben Sie drei Möglichkeiten, wie die Mini-Diagramme skaliert werden sollen: Gesamt erstellt alle Wortgrafiken in einem einheitlichen Maßstab, Spalte hält den Maßstab innerhalb einer jeden Spalte gleich und Zelle skaliert jede Wortgrafik individuell. Parameter wie die Länge der Wortgrafik oder die Breite des Toleranzkorridors (bei Linien) stellen Sie in den Tabelleneigenschaften ein.

Die zellorientierte Skalierung betont besonders den Verlauf der einzelnen Werte und erlaubt es, das Verlaufsmuster zwischen mehreren Zellen zu vergleichen. Sind Sie eher an den Größenunterschieden interessiert, würden sich die Spalten- oder Gesamtskalierung anbieten – oder Sie blenden zusätzlich zu den Sparklines auch Balken ein. Damit haben Sie beides im Blick, Muster und Größenverhältnisse – eine herrlich informationsdichte Darstellung.

• Drill-Sparks ähneln in ihrem Erscheinungsbild den Balken-Sparks, aber sie zeigen etwas anderes an: wie sich der Wert aus untergeordneten Berichtsobjekten zusammensetzt. Um Verwechselungen zu vermeiden, erscheinen Drill-Sparks immer hinter (rechts neben) der Zahl, zeitliche Wortgrafiken hingegen davor. In der nebenstehenden Abbildung erkennt man sofort, dass jede der Kundenregionen aus zwei untergeordneten Objekten besteht. Während der Umsatz bei „Nord“ einigermaßen gleichmäßig verteilt ist, klaffen die Ausprägungen unterhalb von „Süd“ auseinander. Es würde sich also lohnen, hier in die Tiefe zu gehen und gezielt weitere Daten abzurufen, zum Beispiel, indem Sie mit dem „+“-Symbol die Vertriebsbezirke „Süd I“ und „Süd II“ anzeigen. Drill-Sparks sind ein Fall von Analytischer Vorschau, ein besonderes Merkmal von DeltaMaster: Auch ohne einen einzigen Klick, ohne eine Analysemethode zu bemühen, gibt Ihnen die Software Hinweise, wo es sich lohnt, weitere Fragen zu stellen.

• Das Trendbarometer setzt ebenfalls an den historischen Werten an, genau wie die Sparklines. Deshalb wird die Option im Kontextmenü nur dann angezeigt, wenn Sie Linien- oder Balken-Sparks bereits aktiviert haben. Die Trendprüfung bewirkt, dass DeltaMaster jede Zeitreihe, die hinter den angezeigten Werten liegt, mithilfe des so genannten F-Tests daraufhin untersucht, ob sie einen Trend aufweist. Wenn ja, erscheint ein Pfeil, der Richtung und Stärke des Trends geometrisch korrekt wiedergibt. Das Kürzel „kT“ bedeutet, dass statistisch kein Trend vorliegt. In der Praxis sind Trends oft nicht besonders stark ausgeprägt, die Pfeile deshalb auf den ersten Blick kaum zu unterschieden. Mit der übertriebenen Steigung stellt DeltaMaster den stärksten Trend als einen senkrechten Pfeil dar und spreizt die anderen entsprechend auf.

Wenn Sie diese Visualisierungsformen aktiviert haben, erscheinen die Mini-Grafiken in jeder Zelle der Tabelle. Für einzelne Spalten können Sie die Zellgrafiken aber auch wieder ausschalten. Beispielsweise mag man in einer Spalte relative (prozentuale) Plan-Ist-Abweichungen anzeigen und in der benachbarten die absoluten Beträge. Definitionsgemäß stimmen die als Sparkline (mit Skalierung pro Zelle) eingezeichneten Verlaufsmuster in beiden Spalten überein. Es liegt daher nahe, Wortgrafiken nur für eine der beiden Wertarten einzublenden, etwa für die relativen Abweichungen. Dazu rufen Sie das Kontextmenü der Spaltenüberschrift auf und legen in den Spalteneigenschaften fest, dass hier, abweichend von der sonstigen Einstellung, eben keine Wortgrafiken zu zeichnen sind.

Aggregationen

Mit den Funktionen Zeilen-, Spalten- und Tabellenaggregationen im Kontextmenü der Datenzellen blenden Sie weitere statistische Kennzahlen in die Tabelle ein, zum Beispiel die Zeilensumme oder das arithmetische Mittel. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn die Elemente auf den Achsen alle derselben Ebene angehören und kein übergeordnetes Element gezeigt wird. Andernfalls würden die übergeordneten Elemente in die Rechnung miteinbezogen, was zu einem unerwarteten Ergebnis führen mag.

Rangfolge

Besonders in größeren Tabellen mag es sinnvoll sein, die größten Werte automatisch markieren zu lassen. Dazu dient der Eintrag Ranking im Kontextmenü der Datenzellen. Wie die Abbildung zeigt, markiert DeltaMaster dann die größten Elemente und stellt die Tabelle so um, dass sie möglichst weit oben erscheinen. Alternativ können Sie auch nach den kleinsten Ausprägungen fahnden lassen, beides, ähnlich wie bei anderen Funktionen zuvor beschrieben, wahlweise mit Blick auf die gesamte Tabelle oder nur innerhalb einer jeden Zeile oder Spalte.

AutoScan

Das oben beschriebene Markieren von Extremwerten kann als eine Vorstufe gesehen werden zu einer Besonderheit von DeltaMaster: der AutoScan-Funktion. Hinter diesem Namen verbirgt sich ein Bündel von mathematisch-statistischen Heuristiken, die Ihren Pivotbericht automatisch nach Auffälligkeiten durchleuchten. Die Untersuchung starten Sie, indem Sie auf AutoScan in der rechten unteren Ecke des Cockpit- bzw. Berichtsfensters klicken. Die verschiedenen Verfahren laufen vollautomatisch und ohne jede Parametereinstellung. Am Ende präsentiert Ihnen DeltaMaster eine Liste von Tipps, in denen die festgestellten Auffälligkeiten im Klartext beschrieben sind. Gleichzeitig markiert DeltaMaster die betreffenden Zellen oder Zellbereiche. Ein Klick darauf zeigt eine nähere Erläuterung im AutoScan-Fenster an.

AutoScan ist eine sehr gute Möglichkeit, sich den Einstieg in die Datenanalyse zu erleichtern: Lassen Sie zunächst DeltaMaster die „Grobarbeit“ machen und untersuchen, wo sich (aus mathematisch-statistischer Sicht) bemerkenswerte Konstellationen befinden. Diese nehmen Sie anschließend mit dem gewohnten Instrumentarium genauer unter die Lupe.

Pivottabellen stufenweise

Alle hier beschriebenen Funktionen stehen schon ab der Stufe Pivotizer zur Verfügung. In den Modi Viewer und Reader lassen sich solche Berichte bestimmungsgemäß nur betrachten, aber nicht strukturell verändern.

Auch in diesen Stufen bleiben die Reports aber interaktiv: So blenden Sie beispielsweise Balken ein- und aus, färben Zellen, bilden Aggregationen oder exportieren in Microsoft-Office-Anwendungen.