Liebe Datenanalysten,
wo regelmäßig informiert wird, gibt es meist Konventionen oder Vorschriften, was und in welcher Reihenfolge zu berichten ist. Standards für Form und Inhalt erleichtern die Nutzung von Berichten ebenso wie ihre Erstellung. Mit DeltaMaster lässt sich auch das standardisieren, was anfangs noch nicht im Bericht steht: die Interaktionsschritte, in denen man Werte und Abweichungen bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen kann. Für die Pivotnavigation lassen sich Analysepfade hinterlegen, die die Anwender ganz intuitiv abrufen können: Per Doppelklick oder durch Antippen treiben sie die in den Bericht integrierte Detailanalyse voran, so, wie es vorgesehen ist. Und auch die Vorbereitungsarbeiten sind schnell erledigt, wie wir in diesen DeltaMaster clicks! zeigen.
Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company
Die Pivotnavigation von DeltaMaster ist ein bewährtes Verfahren, um in einer Pivottabelle interaktiv eine Detailanalyse zu starten. Dabei wird die Pivottabelle per Drill-down schrittweise um zusätzliche Spalten oder Zeilen erweitert: In jedem Schritt kommt eine Dimension hinzu und es wird aufgeschlüsselt, wie sich der jeweilige Ausgangswert auf die Elemente der hinzugekommenen Dimension verteilt. Welche Dimension DeltaMaster als nächstes einblendet, lässt sich auf verschiedene Weisen bestimmen. Besonders beliebt und einfach für den Anwender ist die vordefinierte Navigation: Per Doppelklick auf einen Wert in der Tabelle oder durch Antippen der Schaltfläche „Plus“ (DeltaMaster Navigator) wird der nächste Schritt einer festen Abfolge ausgeführt, die man im Vorhinein eingestellt und mit dem Bericht gespeichert hat. In diesen DeltaMaster clicks! erläutern wir, wie man dazu vorgeht.
Abweichungsanalyse, Schritt für Schritt
Als Ausgangsbeispiel dient die folgende Abbildung aus DeltaMaster 6.0.1 Navigator. Darin soll mit der Pivotnavigation untersucht werden, woher die kumulierte Plan-Ist-Abweichung des Deckungsbeitrags rührt (?1.644,4).
Ein Doppelklick auf den zu analysierenden Wert fügt eine weitere Dimension in die Tabelle ein, hier: die Vertriebsteams, und zeigt, wie sich die Abweichung auf die Elemente dieser Dimension verteilt.
Dass genau diese Dimension eingeblendet wurde und keine andere, liegt daran, dass sie in unserem Beispiel als erster Schritt der vordefinierten Sequenz festgelegt wurde. Von welchem Wert aus man die Analyse startet, ist unerheblich; man hätte ebenso gut den laufenden Umsatz, den kumulierten Rabatt, die absolute Abweichung der Materialkosten oder die relative Abweichung des Deckungsbeitrags untersuchen können – in dieser Tabelle ist der erste Schritt immer die Aufteilung nach Vertriebsteams. Den größten Anteil an der Abweichung hat das Team Hohlmaier (-2.353,0). Dieser Betrag wird im zweiten Schritt erneut per Doppelklick zerlegt.
Jetzt sind die Produkte hinzugekommen; diese Dimension ist in unserer Beispieltabelle als zweiter Schritt festgelegt. Den größten Anteil an der Abweichung des Teams Hohlmaier haben die EF-Drehstühle (?1.654,2). Dieser Betrag wird im dritten Schritt abermals per Doppelklick aufgeschlüsselt.
Im dritten Schritt hat DeltaMaster nun zusätzlich die Kunden eingeblendet. Gut zu erkennen ist: Nicht alle Elemente dieser Dimension sind wiedergegeben, nur die wichtigsten, nämlich diejenigen mit den stärksten positiven und negativen Abweichungen. Die Kunden mit kleineren negativen Abweichungen sind zum „Rest Untere“ zusammengefasst, die mit kleineren positiven Abweichungen zum „Rest Obere“. Diese Reduzierung ist typisch für die Pivotnavigation: Sie soll den Blick auf die wesentlichen Objekte lenken, daher ist es in jedem Schritt möglich (und als Default in DeltaMaster voreingestellt), dass die Dimensionselemente sortiert und mengenmäßig begrenzt werden.
Mit diesen drei Navigationsschritten wollen wir es hier bewenden lassen; prinzipiell können Analysepfade so lang werden, wie Dimensionen zur Verfügung stehen. In jedem Schritt kann der Anwender vom hinterlegten Pfad abweichen und die Analyse individuell (mithilfe von Hierarchiemenüs, die bei den Werten eingeblendet werden) oder datengetrieben (unter Einsatz eines integrierten Data-Mining-Verfahrens) fortsetzen. In diesen clicks! konzentrieren wir uns jedoch auf die vordefinierte Navigation.
Vordefinieren heißt voranalysieren
Um vorab Navigationsschritte zu spezifizieren, bearbeiten Sie die betreffende Pivottabelle im Modus Analyzer oder Miner. Vier Arbeitsgänge sind erforderlich:
- Pivotnavigation ausführen, so, wie sie auch für den Endanwender abrufbar sein soll
- Navigationsschritte als Default speichern (Tabelleneigenschaften, Registerkarte Pivotnavigation)
- Navigationsschritte zurücknehmen, bis wieder die ursprüngliche Tabelle zu sehen ist
- Bericht speichern
Der Analysepfad wird also aus einer bereits ausgeführten Pivotnavigation abgeleitet (und nicht in einem separaten Konfigurationsdialog oder Ähnlichem beschrieben). Dieses Verfahren mag ein wenig an Makros erinnern, mit denen man Tastatur- und Mausaktionen aufzeichnet und wiedergibt.
Geradeaus denken
So, wie der Berichtsredakteur die Pivotnavigation ausführt und speichert, steht sie also auch den Berichtsempfängern zur Verfügung. Es lohnt sich daher, den Analysepfad betriebswirtschaftlich gut zu durchdenken. Auf zweierlei kommt es an: die Reihenfolge, in der weitere Dimensionen in die Tabelle aufgenommen werden, und die Auswahl der Dimensionselemente im jeweiligen Navigationsschritt.
Reihenfolge
Die Reihenfolge der Dimensionen legen Sie durch benutzergetriebenes Navigieren fest, in erster Linie: mit den Hierarchiemenüs in der Pivottabelle. Diese erscheinen, wenn Sie die Maus auf einen der kleinen schwarzen Pfeile bewegen, welche unten in den Datenzellen eingeblendet werden, sobald Sie mit der Maus auf den unteren Bereich der Datenzellen zeigen. Sollte das Hierarchiemenü in Ihrer Anwendung sehr lang ausfallen oder vermeintlich doppelte Einträge enthalten (meist: Dimensionen mit genau einer Ebene gleichen Namens), so überprüfen Sie die Einstellung zur Anzeige von Hierarchiemenüs in den Optionen (Menü Extras), wie in den DeltaMaster clicks! 02/2011 beschrieben.
Die automatische Navigation, die ganz oben im Menü angeboten wird, ist für das Vordefinieren von Analysepfaden nicht relevant. Sie setzt ein Data-Mining-Verfahren ein, um abhängig von der aktuellen Datenkonstellation die nächste Dimension auszuwählen. Das ist sehr praktisch, wenn ex ante nicht bekannt ist, in welche Dimensionen man verzweigen soll – im Kern handelt es sich dabei aber um eine andere betriebswirtschaftliche Aufgabe. Wer einen Analysepfad vordefiniert, will dies gerade nicht; vielmehr soll die Analyse immer den gleichen Schritten folgen.
Die Reihenfolge der Dimensionen sollte sich daran orientieren, wie man im Unternehmen oder Fachbereich typischerweise an die Zahlen herangeht, wie man sie regelmäßig bespricht und hinterfragt. Manchmal gibt es dafür explizite Richtlinien oder eine Art Standardagenda, auf die man sich verständigt hat. (Und manchmal mag die Pivotnavigation sogar der Auslöser für so eine Standardisierung gewesen sein, schafft sie doch ideale Voraussetzungen, Standards einzuführen und durchzuhalten.) Im Zweifel orientiere man sich daran, wie stark die Dimensionen unterscheiden: Meist ist es sinnvoll, mit Dimensionen anzufangen, die nur wenige Elemente aufweisen, also stark unterscheiden; die Dimensionen mit vielen Elementen folgen weiter hinten. Im Vertriebscontrolling zum Beispiel fragt man zuerst nach Regionen oder Ländern, dann nach Produkten. Einen weiteren Anhaltspunkt liefern die Zuständigkeiten innerhalb der Organisation: Merkmale, bei denen klar ist, wer für die entsprechenden Ergebnisse verantwortlich ist oder sie beeinflussen kann, tauchen meist vorne im Analysepfad auf.
Elementauswahl
Zu jedem Navigationsschritt gehört eine Festlegung, welche Elemente aus der betreffenden Dimension verwendet werden sollen. Diese kann sich implizit und automatisch aus den Voreinstellungen ergeben oder explizit und individuell vorgenommen werden.
- Wenn Sie mit dem oben abgebildeten Hierarchiemenü eine Dimension bzw. Ebene auswählen, gelten für diesen Schritt automatisch die aktuellen Voreinstellungen der Pivotnavigation in diesem Bericht.
Diese Voreinstellungen können Sie im Modus Miner bearbeiten, indem Sie die Pivotnavigation konfigurieren (Menü Ändern im Fenster Cockpit).
Zum einen lässt sich festlegen, dass DeltaMaster in jedem Schritt das Ergebnis auf eine bestimmte Anzahl von Elementen beschränken soll. Das führt zu der erwünschten Konzentration auf das Wesentliche: Nur die wichtigsten Elemente werden erfasst. Zum anderen können Sie veranlassen, dass DeltaMaster die oberen und unteren Elemente (nach Vorzeichen) anzeigen soll, samt Restelementen, wie oben bei den Kunden demonstriert. Das ist besonders für Abweichungen interessant: Mit dieser Option werden positive und negative Abweichungen gemeinsam in einer Tabelle dargestellt. Weitere Tipps für diese Aufgabe finden Sie in den DeltaMaster clicks! 02/2015.
Wenn Sie die Pivotnavigation nicht speziell konfigurieren oder im Analyzer arbeiten, ist die Voreinstellung, dass die Elemente sortiert (obere oder untere, je nach Faktor in den Analysewerteigenschaften und Vorzeichen des konkreten Werts) sowie mengenmäßig begrenzt werden (auf 10 Elemente).
- Jeder Schritt kann alternativ auch explizit und individuell definiert werden, und zwar entweder schon beim Anlegen des Schritts mithilfe des Hierarchiemenüs oder jederzeit nachträglich.
Wenn Sie sich im Hierarchiemenü für die benutzerdefinierte Navigation entscheiden, öffnet sich der Dialog Navigationsdefinition, mit dem Sie den nächsten Navigationsschritt detailliert gestalten können.
Der Dialog entspricht weitgehend dem Dialog Achsendefinition, den man vom Aufbau von Pivottabellen her kennt. Damit lässt sich unter anderem einstellen, auf welche Weise Elemente selektiert werden sollen: individuell als Elementauswahl („Pick List“), ebenenweise als Ebenenauswahl oder mithilfe eines MDX-Ausdrucks. Auch die üblichen Optionen zum Sortieren (Ranking) und Filtern der Elemente sind vorhanden. Im Unterschied zur Achsendefinition ist in der Navigationsdefinition ganz oben die gewünschte Dimension auszuwählen; in der Achsendefinition ist diese unveränderlich durch Berichts– oder Cockpitdefinition vorgegeben.
Derselbe Dialog öffnet sich auch, wenn Sie nachträglich für einen bereits angelegten Schritt die Navigation bearbeiten. Dieser Menüeintrag steht für implizit konfigurierte Schritte ebenso zur Verfügung wie für explizit konfigurierte.
Die Verwandtschaft von Navigations– und Achsendefinition lässt eine weitere Interpretation der Pivotnavigation zu: Man kann sie als ineinander geschachtelte Pivottabellen verstehen. Für jede „eingeschobene“ Pivottabelle wirkt genau ein Element der nächstäußeren Tabelle als Filter auf der Zeilenachse.
Save & Go
Wenn Sie die Pivotnavigation so vorangetrieben haben, wie es die Aufgabe erfordert, rufen Sie die Tabelleneigenschaften auf (Kontextmenü oder Menü Ich möchte oder Taste F4). Auf der Registerkarte Pivotnavigation finden Sie eine Zusammenfassung des Analysepfads. Mit dem entsprechen Link können Sie die angegebenen Navigationsschritte als Default speichern. Der Zusatz „nicht-automatische“ (Schritte) erinnert daran, dass nur diese Schritte gespeichert werden, wie oben erläutert; falls Sie in der Tabelle die automatische Navigation angewendet haben, wird der Pfad nur bis dorthin berücksichtigt. Der Zusatz „auf der Zeilenachse“ erinnert daran, dass das Speichern eines Standardanalysepfads nur in dieser Achse möglich ist – was keine große Einschränkung bedeutet, da die Pivotnavigation in aller Regel sowieso nur in dieser Achse genutzt wird. Die Spezialisierung „als Default“ erinnert daran, dass der zu speichernde Analysepfad eine Vorgabe ist, mit der die Pivotnavigation besonders komfortabel und intuitiv genutzt werden kann. Grundsätzlich stehen dem Berichtsempfänger aber immer auch die anderen Varianten zur Verfügung (Hierarchiemenü und Data-Mining-Automatik).
Zurück auf Anfang
Nachdem Sie die Navigationsschritte als Default gespeichert haben, schließen Sie die Tabelleneigenschaften. Der Analysepfad ist nun in der Pivottabelle hinterlegt – zugleich aber auch noch geöffnet. Würden Sie den Bericht so speichern, müsste man die Navigation jedes Mal nach dem Öffnen des Berichts zuerst zurückentwickeln, bevor man selbst interaktiv navigieren könnte.
Deshalb sollten Sie als Berichtsredakteur die bereits ausgeführten Navigationsschritte zurücknehmen, die Tabelle also in ihre ursprüngliche Gestalt zurückversetzen. Am einfachten geht das, indem Sie mit der Schaltfläche „Minus“ den ersten Schritt „zuklappen“; dadurch werden alle nachfolgenden Schritte ebenfalls zurückgenommen.
Zu guter Letzt speichern Sie den Bericht sowie die Anwendung oder Analysesitzung. Jetzt kann die vordefinierte Navigation im Analyzer und Miner genutzt werden, mit der Navigationsoption auch im Viewer und Pivotizer (vgl. DeltaMaster clicks! 04/2014): Per Doppelklick auf beliebige Werte in der Tabelle analysieren Sie diese in den zuvor festgelegten Schritten. Die Weboption und DeltaMaster Navigator beherrschen die vordefinierte Navigation ebenfalls; dafür sind keine speziellen Lizenzen erforderlich.
