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Best practice: Kennzahlensysteme in DeltaMaster

Bei einem Kennzahlensystem werden Einzelkennzahlen, die für sich allein eine sehr begrenzte Aussagefähigkeit besitzen, zu einem System gegenseitig abhängiger und sich ergänzender Kennzahlen zusammengefasst. Dem Kennzahlensystem kommt damit in seiner Eigenschaft als Entscheidungsvorbereitungs- und Kontrollsystem nicht nur die Aufgabe zur Verdichtung von Information, sondern auch die Aufgabe einer echten Problemerkennung zu. Der folgende Blogbeitrag dient als Leitfaden zum Aufbau eines individuellen DeltaMaster-Berichts, der ein Kennzahlensystem in baumartiger Darstellung abbildet.

ROI

Eines der bekanntesten Kennzahlensysteme ist das Du-Pont-Schema. Es verwendet als Spitzenkennzahl den „Return on Investment“ (ROI), der im deutschsprachigen Raum auch als „Kapitalrentabilität“ oder „Ertrag aus investiertem Kapital“ bezeichnet wird. Die Spitzenkennzahl ROI wird dabei in einer Baumstruktur zunächst in Umsatzrendite und Kapitalumschlag des betriebsnotwendigen Kapitals aufgeteilt. In weiteren Stufen werden die in den Zähler und Nenner dieser Verhältniskennzahlen eingehenden Größen in ihre absoluten Aufwands- und Ertragskomponenten sowie Vermögensbestandteile untergliedert. Durch diese mathematische Zerlegung der übergeordneten Zielgröße werden die verschiedenen Einflussfaktoren auf den Unternehmenserfolg übersichtlich dargestellt.

Der ROI setzt sich aus der Umsatzrendite und dem Kapitalumschlag zusammen:

ROI = Umsatzrendite * Kapitalumschlag

Umsatzrendite und Kapitalumschlage errechnen sich hierbei wie folgt:

Umsatzrendite = Gewinn / Nettoumsatz
Kapitalumschlag = Nettoumsatz / Kapital

Wird der Nettoumsatz aus der Formel gekürzt, berechnet sich der ROI auch als Quotient aus Gewinn und Kapital:

ROI = Gewinn / Kapital

Erst durch die Aufspaltung des ROI in seine Komponenten „Umsatzrendite“ und „Kapitalumschlag“ wird eine sinnvolle Interpretation möglich. Wird beispielsweise eine sinkende Umsatzrendite durch einen entsprechend kleineren Kapitaleinsatz kompensiert, so bleibt der ROI im Zeitablauf unberührt. Verändert sich hingegen der ROI, so kann dies entweder auf Veränderungen der Umsatzrendite oder auf die Umschlagshäufigkeit des Kapitals zurückgeführt und somit genau analysiert werden.
Neben diesen drei Spitzenkennzahlen (ROI, Umsatzrendite und Kapitalumschlag) werden im Du-Pont-Schema weitere absolute Größen verwendet, die der systematischen Analyse der Ertrags,- Aufwands-, Vermögens- und Kapitallage dienen. Anhand dieser Kennzahlen lässt sich dann leicht aufzeigen, wie der ROI verbessert werden kann.

Analysewerte

Das ROI-Schema besteht im Wesentlichen aus den in der folgenden DeltaMaster-Pivottabelle zusammengestellten Kennzahlen:

Alle übergeordneten Kennzahlen, die sich auf Basis von bereits vorhandenen Kennzahlen ergeben, können in DeltaMaster leicht berechnet werden. Die Kennzahlen Umsatz, Erlösschmälerungen, Variable Kosten, Fixkosten, Vorräte, Forderungen und Flüssige Mittel reichen somit aus, um alle weiteren abhängigen Größen zu berechnen. So wird im obigen Schema die „Umsatzrendite“ als Quotient aus „Gewinn v. Steuern“ und „Umsatz“ mittels eines neuen Analysewertes vom Typ „Quotient“ wie folgt definiert:

Ergänzt um Sparklines zeigt die Tabelle sogar die zeitliche Veränderung der jeweiligen Kennzahlen. Die inhaltliche Interpretation der Ergebnisse fällt zunächst jedoch schwer, da die Zusammenhänge der einzelnen Kennzahlen nicht unmittelbar aus der Anordnung innerhalb der Tabelle hervorgehen.

Baumstrukturen im Flexreport

Abhilfe schaffen die DeltaMaster Flexreports. Hier findet der Berichtsredakteur die Funktionen, um Objekte, wie beispielsweise Analysewerte, frei auf einem Bericht zu positionieren und individuell zu formatieren. Mit derartiger Funktionalität lassen sich Kennzahlensysteme, welche die Kennzahlen im mathematisch korrekten Zusammenhang visualisieren, als baumartige Strukturen schnell und einfach „malen“.

Am einfachsten kann ein Kennzahlensystem-Bericht erstellt werden, wenn zuvor alle erforderlichen Analysewerte wie oben gezeigt in einem DeltaMaster Cockpit vom Typ „Pivottabelle“ gesammelt werden. Dieses wandelt der Berichtsredakteur über das „Ändern“–Menü in einen „Flexreport mit Zellreferenzen“ um.

Der resultierende Flexreport gleicht zunächst der Pivottabelle. Nun kann der Berichtsredakteur weitere Spalten und Zeilen über das Menü „Ich möchte … Tabelleneigenschaften“ erzeugen.

In die neu geschaffenen Zellen können die Analysewerte jetzt durch Drücken der „Alt”-Taste und Ziehen mit der Maus verschoben werden. Auf diese Weise lassen sich Werte und Kennzahlbezeichnungen frei auf dem Bericht positionieren. Beim Verschieben werden stets die Referenzen, mit denen die Werte aus der darunterliegenden Pivottabelle gelesen werden, verschoben. Daher aktualisieren sich die Werte im Flexreport bei jeder Änderung der Datensicht (wie beispielsweise beim Umschalten auf eine andere Berichtsperiode oder ein einzelnes Profit-Center). Dadurch bleibt der Flexreport auch nach seinem Umbau dynamisch.

Hat man das erforderliche Raster an Zeilen und Spalten erstellt und alle Kennzahlen in die gewünschten Zellen gezogen, fehlt lediglich noch eine Prise Formatierung und schon ist der ROI-Bericht fertig. Bezüglich der Formatierung finden sich viele Optionen wie beispielsweise Linien, Rahmen und Farben in der Werkzeugleiste. Diese lässt sich per rechtem Mausklick im Flexreport anhand des Kontextmenüs einblenden. Weitere Optionen wie beispielsweise individuelle Formate der Sparklines, sind in den jeweiligen Zelleigenschaften zu definieren. In diese gelangt man durch Markieren der Zelle und Drücken der „F4“-Taste. Die folgende Abbildung zeigt den fertigen Bericht nach der Anordnung der Analysewerte in einer Baumstruktur, dem Entfernen der Hintergrundfarben und des Zellrasters sowie der Verbindung der jeweiligen Knoten durch das Setzen entsprechender Zellrahmen.

Abtauchen in die Analyse

Der obige Bericht ist ein DeltaMaster Cockpit. Damit lassen sich alle in ihm befindlichen Kennzahlen per Drag-and-drop in die Analysemodule übernehmen. So könnte beispielsweise aus Sicht des gesamten Unternehmens der „Gewinn vor Steuern“ per Drag-and-drop aus dem Baum in ein Ranking gezogen werden, um den jeweiligen Wert je Profi-Center zu erhalten. Na, wenn das kein echtes Highlight in der Vorstandspräsentation ist! In einem weiteren Blogbeitrag geht es weiter mit “best-practice-reports”. Dort erfahren Sie, wie ein Cashflow-Cockpit aussehen kann.