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Importtabellen selbst erstellen

Wir haben da schon mal was vorbereitet. Diesen oder einen ähnlichen Satz hört man öfter – nicht nur von Fernsehköchen. Wenn Kunden Dateien vorbereiten, die in ein BI-System geladen werden sollen, konkurrieren oftmals die Interessen der IT und des eigentlichen Anwenders. Für den User sollte eine möglichst übersichtliche Eingabemaske zur Verfügung stehen, der Mitarbeiter in der IT wünscht sich ein klar definiertes Spaltenformat.

Mit ein paar Tricks kann man aber Importdateien so gestalten, dass beide Parteien zufrieden sind.

In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass eine Excel-Datei dazu verwendet wird, um von den Händlern in Europa eine monatliche Absatzplanung abzufragen. Diese Planung erfolgt über die gesamte Produktpalette und wird monatlich an die Zentrale geschickt. Jährlich wird das File angepasst, um z.B. neue Produkte einzupflegen oder weitere Regionen hinzuzunehmen.

Um möglichst wenig Anpassungen leisten zu müssen, sei der Aufbau der Datei wohlüberlegt. Es soll eine Masterdatei erstellt werden, welche es ermöglicht, für jedes Land ohne großen Aufwand jährlich dupliziert zu werden.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, mit mehreren Arbeitsblättern zu arbeiten: Die Eingabe und die dann zu importierenden Daten werden in zwei getrennten Arbeitsblättern abgelegt. So ermöglicht eine Eingabemaske in einem Arbeitsblatt dem User eine übersichtliche Erfassung der zu planenden Zahlen. Das Outputsheet, kann aber so aufgebaut werden, dass das Einlesen in eine Datenbank problemlos möglich ist.

Ein weiteres Arbeitsblatt dient dazu, bestimmte Parameter automatisch vorzugeben bzw. bei Änderung oder Erweiterung dieser zentral zu pflegen.

Ein weiteres wird dann zur eigentlichen Konfiguration genutzt.

Arbeitsblatt Parameter

Das Parameter-Arbeitsblatt enthält:

  • eine Auswahl der Länder und einer Länder-ID

Deutschland: 1
Österreich: 2
Schweiz:    3

  • eine Auswahl des Fiskaljahres und der Jahres-ID

FY12: 2012
FY13: 2013
FY14: 2014

  • eine Auswahl der Monate und einer Monats-ID

Januar:     01
Februar:    02
März:       03

  • einen Index für das Jahr und für das ausgewählte Land

Der Index wird dazu benutzt, um in den jeweiligen Eingabemasken den korrekten Monat anzuzeigen.

Parameter, die für die Kalkulation der einzelnen Eingabeblätter benötigt werden:

Land:       Deutschland
Fiskaljahr: FY12
Jahr:       2012
Land-ID:    1

Diese Parameter bilden die Grundlage für die Eingabeblätter und des OutputSheet, welches Grundlage für die Einspeisung in die Datenbank ist. Das im Arbeitsblatt Konfiguration ausgewählte Land wird durch die Index-Funktion errechnet, ebenso die LandID.

Das Fiskaljahr und das Jahr können durch die Funktion SVERWEIS nun bestimmt werden.

Auf diese Felder wird in den Eingabemasken referenziert (Fiskaljahr, Jahr und Land)

2012-01-20_crew_Parameter

Abb. 1: Parameter

Arbeitsblatt Konfiguration:

Diese Parameter können im Übersichtsblatt mit einem Steuerelement angesprochen werden:
im Menü Ansicht -> Symbolleisten -> Formular.

Hier kann ein Kombinationsfeld angelegt werden. Dieses Steuerelement kann formatiert werden (rechte Maustaste -> Steuerelement formatieren).

2012-01-20_crew_Element

Abb. 2: Steuerelement

Im Reiter Steuerung sind der Eingabebereich (Liste der Länder), die Zellverknüpfung (Index) und die Dropdownzeilen (wie viele Zeilen das Dropdownmenü nach unten aufklappt, in diesem Beispiel acht) auszuwählen.

Dasselbe gilt für die Auswahlbox der Jahre:

2012-01-20_crew_Übersicht

Abb. 3: Übersicht

Arbeitsblatt Eingabe

Da die Planung monatlich erfolgen soll, wird jeder Monat einem Tabellenblatt zugeordnet. Der Blattname ist dabei der Monatsname. Auf den Zeilen sind die zu beplanenden Produkte samt IDs aufgelistet.

Summen über Produktgruppen sind hierbei auch realisiert, um dem Anwender einen besseren Überblick zu gewähren.

In den Spalten sind die zu beplanenden Kennzahlen gelistet.

2012-01-20_crew_Planungsmonat

Arbeitsblatt OutputList

In der Outputlist werden nun die Informationen spaltenweise angeordnet, also Land Land-ID Fiskaljahr Monat YYYYMM Model-ID Model Absatz Umsatz

2012-01-20_crew_OutputList

Abb. 5: OutputList

Im SSIS-Paket kann nun gewählt werden, welche Spalten importiert werden sollen:

Sicherheit:

Nur für die Eingabeblätter:

Es soll nur in die Zellen der Spalte Umsatz und Absatz geschrieben werden, daher sollen alle restlichen Zellen gesperrt werden. Die Sperre wird im Kontextmenü -> Zellen formatieren -> Reiter Schutz -> Checkbox Gesperrt definiert

Alle Blätter:

Hier kann nun der Blattschutz aktiviert werden: Extras -> Schutz -> Blatt schützen. Die Checkboxen bei Gesperrte Zeilen auswählen und Nicht gesperrte Zellen auswählen müssen dabei aktiviert werden.
Das Arbeitsblatt Parameter und OutputList kann über Format -> Blatt -> ausblenden vor dem User verborgen werden, da diese normalerweise nicht durch den User bearbeitet werden.