Daten in Planungsanwendungen eingeben – ein Überblick

Liebe Datenanalysten,

wenn wir in Seminaren und Webinaren zum Thema Reporting zeigen, wie man mit DeltaMaster Abweichungen analysiert, werden wir bisweilen gefragt: Woher, bitte, kommen denn die Planzahlen, von denen die Abweichungen ermittelt wurden? Die Antwort kann sehr einfach sein: aus DeltaMaster! Was manche nur als Werkzeug im Berichtswesen und zur Analyse nutzen, ist anderen das wichtigste Arbeitsmittel, um Planzahlen zu erheben und zu speichern. In diesen DeltaMaster clicks! beschreiben wir, was Anwender über die Eingabe von Daten wissen müssen. In der nächsten Ausgabe richten wir uns an Berichtsredakteure und Anwendungsadministratoren und zeigen im Überblick, wie bzw. wo man die DeltaMaster-Anwendung anpasst, sodass die Datenerfassung besonders leichtfällt.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Eingabeberichte

Zur Planung arbeitet man in DeltaMaster mit Grafischen Tabellen (Pivottabellen), im selben Format also, das sich auch im Reporting und bei Analysen so bewährt und von daher vertraut ist. Eine Eingabemaske ist mit DeltaMaster nichts anderes als ein Bericht, in den der Anwender Werte eintragen kann – mit dem Windows-Client, im Webbrowser oder mit der App für das iPhone/iPad. Die Möglichkeit, gerade Planungsanwendungen über das Web bereitzustellen, wird gerne genutzt: An Planungsrunden sind oft auch Mitarbeiter beteiligt, die noch nicht interaktiv mit DeltaMaster arbeiten, sondern ihre Berichte zum Beispiel per E-Mail oder als PDF-Datei in einem Benutzerverzeichnis bekommen. Über das Web können diese Anwender einbezogen werden, ohne ihnen ein Programm zu installieren – der Link zur Planungsanwendung genügt und das Eingeben kann beginnen.

Die Eingabe starten Sie mit der entsprechenden Schaltfläche oben links im Bericht, sofern in der Anwendung die sogenannte Transaktionssteuerung aktiv ist; ansonsten können Sie sofort mit der Eingabe beginnen. Während der Eingabe erscheinen anstelle der Eingabe-Schaltfläche Symbole zum Übernehmen und Speichern der Werte  bzw. zum Abbrechen und Verwerfen der Eingaben  . Die Filter, die man oberhalb des Berichts einstellen kann, funktionieren wie in Reporting-Anwendungen.

Auch die kleinen grauen Pfeile oder geriffelten Symbole in den Zellen oder Zeilenüberschriften sind vom Reporting her bekannt. Sie weisen auf Verknüpfungen hin, mit denen man in einen anderen Bericht verzweigen kann, meist: eine Detailansicht, zum Beispiel von Jahreswerten zur Monatsverteilung.

Markieren und eingeben

Werte tragen Sie ganz intuitiv ein: Markieren Sie die gewünschte Zelle und geben Sie den neuen Wert bzw. die Wertänderung über die Tastatur ein. In den grau hinterlegten Zellen sind Eingaben möglich, in den anderen nicht.

• Zum Markieren klicken Sie die Zelle einmal an. Die Markierung ist an einem gepunkteten Rahmen zu erkennen. Dieser lässt sich auch per Tastatur verschieben: mit den Pfeiltasten sowie mit Tab und Umschalt+Tab.

• In der markierten grauen Zelle tippen Sie den gewünschten Wert bzw. die Wertänderung ein. Wenn Sie es so gewohnt sind, können Sie die markierte Zelle zuvor mit der Eingabetaste oder der Taste F2 in den Eingabemodus schalten, erforderlich ist das aber nicht. Geben Sie den neuen Wert ein, gefolgt von der Eingabetaste.

Wenn Sie die Eingabe mit der Eingabetaste beenden, verschiebt DeltaMaster die Markierung automatisch nach unten oder nach rechts zur nächsten Zelle (sofern dies so eingerichtet wurde). Der Doppelklick ist übrigens auch in Planungsanwendungen für das Navigieren vorgesehen: Damit führen Sie einen vordefinierten Navigationsschritt aus – oder, ab DeltaMaster 6.1.5, einen automatischen Navigationsschritt, falls kein (weiterer) Navigationsschritt vordefiniert ist. Das ist bemerkenswert, denn in Zellen, die durch das Navigieren eingeblendet werden, können Sie ebenfalls Werte eingeben! In vielen Fällen ist das sogar besonders lohnend, denn durch die automatische Sortierung werden in jedem Navigationsschritt die wichtigsten Positionen herausgegriffen, zum Beispiel die umsatzstärksten Produkte oder Kunden – und wenn man diese bearbeitet hat, ist womöglich bereits ein erklecklicher Teil des Gesamtwerts geplant.

In der App berühren Sie eine Zelle so lange, bis die Bildschirmtastatur erscheint.

Berechnungen in der Zelle

Der eingegebene Wert kann ein absoluter Wert sein, der den bisherigen ersetzt, oder eine Berechnung – eine kleine Formel, die aus dem bisherigen Wert und der eingegebenen Änderung den neuen Wert errechnet. Das erspart den Griff zum Taschenrechner oder einem Hilfsprogramm.
Absolute Werte geben Sie als einfache Zahlen ein, mit oder ohne Vorzeichen vor dem Wert. Werte, die Sie mit einem Prozentzeichen eingeben, werden in ihrer Dezimaldarstellung interpretiert. Bei-spielsweise entspricht die Eingabe von „8%“ dem Wert 0,08.

Berechnungen erkennt DeltaMaster daran, dass einer der Operatoren „+“ (Plus), „-“ (Minus) oder „*“ (Mal) hinter der Zahl angegeben ist. Die folgenden Berechnungen stehen zur Verfügung:

• Addition, Subtraktion: Die Operatoren „+“ und „-“ bewirken, dass der eingegebene Wert zu dem bereits vorhandenen hinzugezählt oder davon abgezogen wird. Die Operatoren müssen hinter der Zahl stehen, damit sie nicht als Vorzeichen behandelt werden. Als Argument sind absolute Beträge („10+“) und Prozentzahlen möglich („10%+“). Bei Prozentzahlen berechnet DeltaMaster den Anteil vom vorhandenen Wert und addiert bzw. subtrahiert diesen.

• Multiplikation: Der Operator „*“ bewirkt, dass der vorhandene Wert mit dem eingegebenen multipliziert wird. Er darf sowohl vor als auch hinter dem Eingabewert stehen. Auch hier sind Prozentzahlen möglich.

Die folgende Tabelle verdeutlicht die Funktionsweise der Eingabeformate:

Darüber hinaus können in der Anwendung Regeln hinterlegt werden, wie eingegebene Werte verrechnet und in der Datenbank gespeichert werden sollen. Bei dieser sogenannten Eingabeweiterleitung lassen sich auch Beziehungen zwischen den Analysewerten berücksichtigen (siehe DeltaMaster clicks! 07/2014).

Wertänderungen automatisch aggregieren und herunterbrechen (Splashing)

Bei Eingaben in Hierarchien achtet DeltaMaster darauf, dass die Summen immer stimmen. So werden nach einer Eingabe die Werte der in der Hierarchie über- und untergeordneten Elemente automatisch angepasst: Nach oben (bottom-up) aktualisieren sich die aggregierten Elemente, nach unten (top-down) wird die Wertänderung automatisch proportional verteilt, sodass sie in Summe den neuen Wert ergeben und die Wertverhältnisse gleich bleiben. Dieses Umlegen nennt man auch Splashing. Es läuft vollautomatisch ab; als Anwender müssen Sie sich nicht darum kümmern.

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Werte fixieren

Wenn über mehrere Dimensionsebenen geplant wird, kann es vorkommen, dass man die beim Aggregieren oder „Splashen“ automatisch vorgenommen Wertanpassungen selektiv außer Kraft setzen möchte: Bestimmte Werte sollen „eingefroren“ sein und konstant bleiben, auch wenn sich über- oder untergeordnete Werte ändern. Damit die Summen stimmen, kann DeltaMaster die Wertänderung automatisch um die gesperrten Werte herum verteilen. Das Hilfsmittel dazu ist die Zellfixierung. Über das Kontextmenü einer Zelle oder mit der Taste F6 schalten Sie sie ein oder aus (vorausgesetzt, der betreffende Analysewert und der Bericht sind entsprechend eingerichtet). In der Abbildung ist zu erkennen, wie das Fixieren wirkt.

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Im Beispiel wird in der Region Nord eine Erhöhung geplant, die Summe für Deutschland ist jedoch fixiert ist. Deshalb muss es in anderen Regionen eine Verminderung geben, eine davon, Süd, ist jedoch ebenfalls fixiert. Daher legt DeltaMaster die Änderung auf die Regionen Ost und West um, wie in der folgenden Tabelle aufgeschlüsselt.

Im Bericht werden fixierte Zellen mit einem Schloss-Symbol angezeigt. Ein graues Schloss kennzeichnet eine Fixierung, die der Anwender bei der Dateneingabe (im Präsentationsmodus) setzen und aufheben kann, zum Beispiel, um Planwerte auf verschiedene Kunden zu verteilen, ohne die Summe zu ändern. Ein schwarzes Schloss steht für eine Fixierung, die sich nur im Bearbeitungsmodus setzen und aufheben lässt; die Wirkung ist die gleiche.

Werte kommentieren

Oft ist die Begründung, wie eine geplante Zahl zustande kommt oder welche Überlegungen damit verbunden sind, mindestens ebenso wichtig wie die Zahl selbst. Daher lassen sich alle Planwerte kommentieren. Zum Eingeben, Bearbeiten und Löschen (Leeren) von Zellkommentaren benutzen Sie die entsprechende Funktion im Kontextmenü (alternativ: Tastenkombination Strg+F2, ab DeltaMaster 6.1.6). Ein kleines rotes Dreieck in der Ecke der Zelle weist auf Zellkommentare hin. Je nachdem, wie die Anwendung eingerichtet ist, werden Kommentare auch auf höheren Ebenen angezeigt, damit man sie nicht übersieht, auch wenn ein Ast im Bericht „zugeklappt“ ist (siehe DeltaMaster clicks! 10/2015). In der App ist das Kommentieren nicht möglich.

Bericht kommentieren

Neben Einzelwerten kann der Planer auch den Bericht insgesamt kommentieren. Sofern diese Funktion aktiviert wurde, findet sich rechts in der Statusleiste des Berichts ein Symbol mit einer Sprechblase und einem Stift (). Damit öffnen Sie einen Eingabebereich, in dem Sie den Berichtskommentar verfassen und bearbeiten können.

Zum Übernehmen bzw. Verwerfen der Eingabe dienen die zwei kleinen Symbole im Eingabebereich. Berichtskommentare werden mit Bezug auf die jeweiligen Filtereinstellungen (die aktuelle Sicht) zentral in einer Datenbank gespeichert. So können für denselben Bericht unterschiedliche Kommentare für unterschiedliche Monate, Szenarios, Planversionen, Kundengruppen usw. erfasst werden.

Das oben abgebildete Symbol mit einer Sprechblase und einer Benutzersilhouette () hat ebenfalls mit Kommentaren zu tun – allerdings mit solchen, die sich nur im Bearbeitungsmodus editieren lassen, also von Berichtsredakteuren und Anwendungsadministratoren. Bei der Dateneingabe im Präsentationsmodus können diese Kommentare ein- und ausgeblendet werden. In Planungsanwen-dungen nutzt man sie gern, um den Anwendern eine Hilfestellung zu geben, etwa Hinweise zur betriebswirtschaftlichen Bedeutung der abgefragten Kennzahlen, zum Planungsprozess oder zum Aufbau des Berichts.

Kopieren und einfügen

Mithilfe von „Copy-and-paste“ können Sie im Windows-Client und im Webbrowser einen ganzen Zellbereich auf einmal bearbeiten. Der Zellbereich lässt sich mit der Maus oder der Tastatur markieren.

• Maus: Klicken Sie auf eine Zelle, die eine Ecke des gewünschten Zellbereichs bilden soll, zum Beispiel die Ecke links oben. Anschließen klicken Sie bei gedrückter Umschalt-Taste auf die Zelle in der  diagonal gegenüberliegenden Ecke, also etwa die Ecke rechts unten.

• Tastatur: Markieren Sie eine Zelle in der Ecke des Bereichs. Bei gedrückter Umschalt-Taste spannen Sie mit den Pfeiltasten von dieser Zelle aus den Bereich nach oben, unten, links oder rechts auf.

Mit der üblichen Tastenkombination Strg+C kopieren Sie die markierten Werte in die Zwischenablage. Mit Strg+V fügen Sie Werte aus der Zwischenablage in den Bericht ein. So können Sie Werte aus anderen Zellbereichen desselben Berichts, aus anderen DeltaMaster-Berichten oder etwa auch aus Microsoft Excel übernehmen. Das Ausschneiden mit Strg+X wird erst nach einer Sicherheitsabfrage ausgeführt, um ein versehentliches Löschen zu vermeiden.
Die Markierung eines Zellbereichs ist nur für das Kopieren und Ausschneiden relevant, nicht zum Einfügen: Falls mehrere Werte in der Zwischenablage stehen, fügt DeltaMaster diese von der markierten Zelle aus automatisch in die eingabebereiten Zellen darunter und daneben ein, unabhängig davon, ob diese markiert sind. Falls die Zielzellen bereits Werte enthalten, werden diese ohne Rückfrage überschrieben.

Werte aufgeschlüsselt kopieren und einfügen

Bei dem im vorherigen Abschnitt beschriebenen Kopieren werden die Werte so in die Tabellenzellen eingefügt, wie es auch bei einer direkten Eingabe geschehen würde. Durch das Splashing wird der kopierte Wert gemäß den Wertverhältnissen der Zellen unterhalb der Zielzelle verteilt. Neben dieser Form des Kopierens beherrscht DeltaMaster eine zweite Variante: Dabei wird der kopierte Wert einschließlich aller Werte unterhalb dieser Zelle transferiert, entsprechend der multidimensionalen Datenstruktur. Dabei bleibt die Aufschlüsselung der Werte erhalten. Dieses verteilungserhaltende Kopieren führen Sie im Windows-Client und im Webbrowser per Drag-and-drop aus.

Im Beispiel wird eine ganze Wertstruktur von einer Planversion auf eine zweite, noch leere Version gezogen. Auf diese Weise lässt sich die zweite Version sehr schnell mit Werten vorbelegen. Würde man hingegen lediglich die Summe als Wert eingetragen bzw. kopieren und einfügen, so müsste DeltaMaster diesen Wert gleichmäßig auf alle untergeordneten Zellen verteilen, wodurch in der Regel eine unrealistische Wertverteilung entsteht (und viel Rechenzeit verbraucht wird).

Datenbereiche kopieren und einfügen

Die beiden oben beschriebenen Kopierverfahren (Zellwerte mit Strg+C/Strg+V kopieren, Wertverteilungen per Drag-and-drop) sind für sichtbare Zellen oder Zellbereiche im Bericht gedacht. Darüber hinaus lassen sich mit DeltaMaster größere Datenbereiche, ja: ganze Ausschnitte aus dem OLAP-Würfel kopieren, verschieben oder mit Werten belegen. Diese (Kopier-)Prozesse funktionieren wie Makros, die vorab definiert werden und alle Einstellungen des Kopiervorgangs umfassen, sodass man sie bei der Eingabe einfach abrufen kann. Oft nutzt man die Prozesse zur Vorbefüllung von Planwerten, indem man beispielsweise die Istzahlen aus dem Vorjahr als Planzahlen für das laufende Jahr übernimmt, oder um saisonale Verteilungen zu kopieren.

Sofern für den aktuellen Bericht Prozesse definiert sind, werden diese im Berichtsmenü (rechts) angeboten, im Abschnitt Prozess ausführen. Fehlt dieser Abschnitt, sind für den aktuellen Bericht keine Prozesse definiert. Startet man einen Prozess, so öffnet sich zunächst ein Dialog, der darüber informiert, was der Prozess tun wird, und der das Einstellen voclickn Parametern erlaubt, falls dies in der Prozessdefinition so angelegt wurde. Informationen zu den Prozessen finden Sie in den DeltaMaster clicks! 09/2014.

Sonderfunktionen ausführen

Über ein projektbezogenes Zusatzmodul von DeltaMaster ist es möglich, ein sogenanntes Aktionsmenü mit anwendungsspezifischen Funktionen in die Oberfläche zu integrieren. Dieses wird gegebenenfalls neben dem Anwendungsmenü eingeblendet, links oben im DeltaMaster-Fenster, und ist wie dieses nur sichtbar, wenn man den Mauszeiger in den Bereich der Menüleiste bewegt.

Falls im Planungsprojekt eine Berechnungs- oder Simulationsfunktion implementiert wurde, blendet DeltaMaster eine zusätzliche Schaltfläche dafür ein, mit einem „f“, dem Symbol für mathematische Funktionen.

Datensätze eingeben mit dem SQL-Durchgriff

Alle hier beschriebenen Verfahren betreffen Eingaben in Grafische Tabellen. Daneben ist es auch im SQL-Durchgriff möglich, Daten einzugeben und in eine relationale Datenbank zu speichern. Die Konzepte dahinter, die Anwendungssituationen und die Vorbereitungen in der Datenbank sind anders als bei den typischen multidimensionalen Planungsanwendungen, von denen wir hier ausgegangen sind. Mit relationalen Eingabeanwendungen ist es insbesondere möglich, neue Datensätze anzulegen, zum Beispiel neue Anfragen oder Aufträge (Bewegungsdaten) oder auch neue Kunden, Materialien oder Szenarios (Stammdaten). Typisch ist auch, dass die Anwender nicht nur numerische Werte eintragen, sondern auch andere Datentypen in die Tabelle eingegeben werden können, insbesondere Text. Dies sei hier der Vollständigkeit halber erwähnt – relationalen Eingaben widmen wir eine spätere clicks!-Ausgabe.