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DeltaMaster - Berichte dynamisch in Word-Dokumente einbetten

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Liebe Datenanalysten,

Mitte der Achtzigerjahre kam das Desktop Publishing auf, eine Revolution für den Produktionsprozess von Druckvorlagen. Schneiden und Kleben waren plötzlich passé. Geblieben ist die Metapher: „Cut-and-paste“ – und die Herausforderung, unterschiedliche Quellen zu einem Erzeugnis zusammenzufügen. Im Controlling arbeitet man meistens mit Microsoft Word, wenn es um Druckdokumente geht. Und Sie arbeiten mit DeltaMaster, wenn es um Daten geht. Beides lässt sich jetzt noch besser verbinden: mit dem neuen DeltaMaster Add-in für Office. Damit kann man selbst auf das digitale „Cut-and-paste“ verzichten: Analytische Berichte und Daten lassen sich so in Word einbetten, dass sie jederzeit aktualisiert werden können. Und sogar unterschiedliche Datenquellen in einem Dokument sind möglich. Ihre Controllingprozesse wird das allein nicht unbedingt revolutionieren – aber professionell gestaltete Berichte mit redaktionell aufbereiteten und kommentierten Daten zu produzieren, ist wesentlich einfacher geworden.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

 

Für viele Unternehmen ist ein sorgfältig redigiertes Reporting auf Papier nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Berichtswesens. Dem tragen wir mit einem neuen Werkzeug Rechnung: dem DeltaMaster Add-in für Office. Es ist seit der DeltaMaster-Version 5.5.7 verfügbar. Mit dem Add-in binden Sie Daten und Berichte aus DeltaMaster-Anwendungen in Word-Dokumente ein (und zukünftig auch in PowerPoint-Präsentationen). Die eingebundenen Objekte bleiben dabei dynamisch: Bei installiertem Add-in sind sie weiterhin mit dem DeltaMaster-Repository und der Datenquelle verknüpft, sodass sich die Dokumente und Präsentationen einfach aus Word bzw. PowerPoint heraus aktualisieren lassen.

In diesen clicks! stellen wir die Funktionsweise im Überblick vor und erläutern, wie sich die Word-Integration mit dem Add-in und der schon seit langem verfügbare Export unterscheiden. Eine ausführliche Dokumentation finden Sie in den DeltaMaster deltas! 5.5.7, Punkt 1; Erweiterungen sind in den DeltaMaster deltas! 5.5.8 beschrieben.

DeltaMaster Add-in für Office und Word-Dokument

Die Abbildung zeigt das Add-in in Microsoft Word sowie ein Word-Dokument, das damit bearbeitet wird. Bei der Installation wurde im Menüband (Ribbon) Add-Ins eine neue Registerkarte namens DeltaMaster angelegt. Darüber lässt sich unter anderem der Aufgabenbereich rechts im Fenster einblenden, die zentrale Bedienkomponente für das Add-in. Im Dokument ist oben eine Feldfunktion zu erkennen – eine Art Formel, wie sie in Word sonst zum Beispiel für Seitenzahlen oder das Druckdatum verwendet wird. Dank dieser Feldfunktionen sind die DeltaMaster-Berichte und ihre Bestandteile so ins Dokument eingebettet, dass sie jederzeit neu berechnet werden können, also immer mit frischen Daten aus der Datenbank. Schaltet man die Anzeige der Feldfunktionen aus, so wird stattdessen die Rückgabe des Funktionsaufrufs angezeigt – ein Text, eine Abbildung, eine Zahl; im Beispiel die Sichtbeschreibung des Berichts. Auch die Pivottabelle in der Abbildung ist über eine solche Feldfunktion ins Dokument eingebettet worden.

Die Berichte und Berichtsbestandteile, die dafür zur Verfügung stehen, sind im Aufgabenbereich aufgeführt und können per Doppelklick oder per Drag-and-drop ins Dokument übernommen werden. Sogar der Zugriff auf einzelne Werte aus einem Bericht sowie MDX-Ausdrücke sind möglich. Damit lassen sich wichtige Zahlen und Merkmale in den Fließtext einfügen. Der feingliedrige Zugriff auf die DeltaMaster-Objekte gewährt größtmögliche Flexibilität beim Aufbau und bei der Gestaltung der Dokumente.

Word, wo Word wirkt

Gemacht ist das Add-in für Berichtsredakteure, die Daten aus DeltaMaster-Anwendungen zu schicken Publikationen zusammenstellen: Berichtsbände, Dossiers, Studien, Tischvorlagen für den Aufsichtsrat, Ausarbeitungen zu speziellen Fragen und Ähnliches. Die Analysen und Berichte aus DeltaMaster nehmen einen wichtigen Platz ein, daneben sind aber umfangreiche redaktionelle Arbeiten erforderlich, um das Dokument individuell zu gestalten und ausformulierte Texte zu ergänzen. Manches davon kann man im nächsten Monat, im nächsten Quartal wiederverwenden, zum Beispiel das Layout, die Formatvorlagen oder auch Übersichten und Zusammenfassungen. Mit dem Add-in nutzen Sie Ihre Werkzeuge, wie sie gedacht sind: Word zum Schreiben und Gestalten von Dokumenten, DeltaMaster für alles, was mit Daten zu tun hat. Die folgenden Leistungsmerkmale erleichtern Ihnen die Arbeit.

  • In ein und demselben Dokument können Objekte aus mehreren DeltaMaster-Anwendungen verwendet werden. Das ermöglicht es, verschiedene Datenquellen in einem Dokument zusammenzuführen, zum Beispiel SAP BW, Microsoft Analysis Services und eine Access-Datenbank oder mehrere SAP BW Infoprovider aus unterschiedlichen BW-Systemen.

Standardberichte und Vertriebsmeeting im DeltaMaster-Repository Vertrieb

  • Die eingebetteten Daten und Objekte lassen sich direkt in Word aktualisieren, einzeln oder für das gesamte Dokument.
  • Die Bestandteile von DeltaMaster-Berichten, z. B. die Berichtstabelle, die Sichtbeschreibung, die Überschrift und sogar einzelne Werte, werden als individuelle Objekte angeboten, welche sich unabhängig voneinander im Dokument positionieren und formatieren lassen.
  • Die eingebundenen Berichtsbestandteile sind als Feldfunktionen im Word-Dokument gespeichert und können dadurch leicht kopiert und modifiziert werden.

Monatssicht Kunde mit Titel, Überschrift, Überschrift (Bild), Sicht, Erläterung, Tabelle, Grafik, Kommentar und Text mit Variablen in DeltaMaster Standardberichte

  • Die entstehenden Word-Dokumente lassen sich auch ohne das Add-in öffnen und nutzen. Nur der Berichtsredakteur benötigt das Add-in.
  • Mit dem Add-in lassen sich die vorhandenen DeltaMaster-Anwendungen wieder- und weiterverwenden. Es müssen keine speziellen Vorlagen erstellt werden.

Push versus Pull, Export versus Add-in

Schon seit langem beherrschen DeltaMaster und sein Berichtsserver den Export nach Word. Das Add-in stellt eine neue Form der Integration von DeltaMaster und Microsoft Office dar. Beide Formen der Office-Integration haben ihre Vorzüge. In der folgenden Tabelle haben wir anwendungsbezogene Charakteristika gegenübergestellt.

ExportAdd-in
DeltaMaster bzw. Berichtsserver erzeugt Word-Dokument von Vorlage (DOT/DOTX)Anwender erstellt Word-Dokument
Push: Daten werden statisch von DeltaMaster bzw. vom Berichtsserver ins Dokument gesetztPull: Daten werden dynamisch aus dem Word-Dokument heraus angefordert
Aktualisieren bedeutet, ein neues Dokument zu erzeugenDaten werden an Ort und Stelle aktualisiert, der Rest des Dokuments bleibt erhalten
Bearbeitung des Dokuments außerhalb der DeltaMaster-Bestandteilein der Vorlage oder nach dem ExportBearbeitung des Dokuments unabhängig von den Bestandteilen aus DeltaMaster
Alle Berichtsbestandteile werden exportiertIndividueller Zugriff auf Berichtsbestandteile, bis hin zu einzelnen Werten und Berechnungen mit MDX
Daten sind „eingefroren“ (Momentaufnahme)Daten sind bei installiertem Add-in veränderlich
Eine Datenquelle pro DokumentMehrere Datenquellen pro Dokument möglich
Neue Berichte in der Berichtsmappe werden automatisch berücksichtigtNeue Berichte in der Berichtsmappe müssen im Word-Dokument nachgezogen werden
Automatische Berichtsverteilung per Berichtsserver möglich, auch Exception ReportingKeine Automation durch den Berichtsserver
Keine Voraussetzungen – DeltaMaster genügt, selbst Microsoft Office muss nicht installiert seinDeltaMaster-Repository erforderlich
Anwendungsdomäne (Export per Berichtsserver): Vollautomatisiertes Standardreporting, kaum Ergänzungen oder Nacharbeit im Word-DokumentAnwendungsdomäne: Berichte mit individuellem Charakter, sorgfältig redigiert und formatiert, viele redaktionelle Ergänzungen außerhalb der DeltaMaster-Bestandteile

Aus der Tabelle ist zu ersehen: Das Add-in tritt nicht die Nachfolge des Exports an. Vielmehr hängt es von der Aufgabe ab, welches Werkzeug besser geeignet ist. In vielen Fällen genügt der Export, vor allem dann, wenn das Berichtswesen ausschließlich oder hauptsächlich aus DeltaMaster-Berichten besteht, die ohne zusätzliche Redaktionsarbeiten vielfach zu verteilen sind. Für aufwendiger gestaltete und intensiv kommentierte Berichtsbände ist das Add-in die bessere Wahl.

Voraussetzungen

Das Add-in benötigt Microsoft Word 2010 in der 32-Bit-Version (x86), das .NET Framework 4.0 (Full Package) oder höher sowie das DeltaMaster-Repository in der Version 5.5.7 oder höher.

Das Repository ist die zentrale Komponente zur datenbankgestützten Bereitstellung und Verwaltung von DeltaMaster-Anwendungen (Analysesitzungen). Berichtsempfänger, die mit dem Windows-Programm DeltaMaster arbeiten, benötigen damit keine Analysesitzungsdateien (DAS-Dateien) mehr, sondern öffnen ihre Anwendungen aus einer Datenbank, dem Repository. Dieses ist zugleich die Basis für die DeltaMaster-Weboption, das Add-in für Office und DeltaMaster-Gate-Installationen – also eine sehr flexibel nutzbare Plattform, um DeltaMaster-Anwendungen „auszurollen“. Das Repository basiert auf Microsoft SQL Server.

Für die Nutzung des Add-ins und des Repository sind Lizenzen erforderlich. Zum Ausprobieren stellen wir Ihnen diese gerne zur Verfügung – bitte wenden Sie sich an Ihre Ansprechpartner. Auch bei der Einrichtung des Repository sind wir gerne behilflich.