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Kernaussagen von Berichten als Action Title zusammenfassen

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Liebe Datenanalysten,

manche Schlagzeilen machen Schlagzeilen. Denken Sie einmal zurück an den April 2005: „Wir sind Papst!“, titelte da eine große deutsche Boulevardzeitung. Sicher hängt in dieser Überschrift einiges schief. Aber die Wendung fand so große Aufmerksamkeit, dass sie fast zu einem geflügelten Wort wurde. In unterschiedlichen Medien, in vielerlei Variationen hat man sie immer wieder aufgegriffen. Welchen Anklang hätte die Zeile wohl gefunden, hätte sie gelautet: „Ausgang Papstwahl“? Auch wenn wir ansonsten beileibe keine Inspiration im Boulevardjournalismus suchen: Das Beispiel zeigt, wie wichtig gut gewählte Überschriften sind – auch in der Managementinformation, auch im Berichtswesen. Mit DeltaMaster ist es ein Leichtes, Berichte mit Überschriften zu versehen. Das Konzept dazu heißt Action Title. Damit präsentieren Sie die Kernaussage Ihres Reports an prominenter Stelle und sagen, was Sie zu sagen haben. Und mehr noch: Alle Action Title lassen sich zusammenziehen und spannen so den roten Faden der Geschichte, noch bevor sie erzählt ist. Wir empfehlen, über die Überschrift eines Berichts ebenso gründlich nachzudenken wie über seinen Inhalt. Sie werden sehen: Solche Berichte wirken auch ohne rote Farbe drumherum.

Herzliche Grüße

Ihr Team von
Bissantz & Company

Eine der Stärken von DeltaMaster ist, dass die Datenanalyse, die Berichtsgestaltung und die Präsentation in einem Arbeitsgang erledigt werden können. Ohne Medienbrüche gelangen Sie so zu interaktiven Präsentationen, die Sie mit DeltaMaster nicht nur vorbereiten, sondern auch vorführen (siehe DeltaMaster clicks! 09/2009). Besonders wichtig für gute Präsentationen ist die Botschaft, die der Vortragende damit transportieren möchte. Die Botschaft sollte nicht nur gedanklich, nicht nur konzeptionell im Mittelpunkt der Ausführungen stehen, sondern am besten ausgeschrieben über jeder Darstellung, die wir per Beamer an die Wand projizieren oder in der Vortragsdokumentation festhalten, für jedermann ersichtlich und deutlich formuliert. Welche Überschrift wir den Dingen mitgeben, hat erheblichen Einfluss darauf, wie und ob sie verstanden werden.

In DeltaMaster berücksichtigen wir diesen Umstand mit einem Titelkonzept: den sogenannten Action Title. Diese Bezeichnung ist im Zusammenhang mit Präsentationen verbreitet, ihre Herkunft konnten wir jedoch nicht zuverlässig klären. Wir verwenden den Plural hier ohne Endung, also wie den Singular, und sprechen von einem oder mehreren Action Title.

Action Title und Berichtstitel

Der Action Title wird als Überschrift (als Schlagzeile, als Titelzeile) im Bericht angezeigt. Er soll die Kernaussage (die Botschaft) des Berichts zusammenfassen, tunlichst in einem vollständigen Satz und nicht nur in Stichworten. Im Präsentationsmodus von DeltaMaster könnte das so aussehen:

Action Title oberhalb einer Geo-Analyse: Fast 80% der Umsatzsteigerung gegenüber dem Vormonat stammen aus den Ballungsräumen

Vom Action Title zu unterscheiden ist der Berichtstitel. In der obigen Abbildung ist das „Umsatzveränderung“. Er dient dazu, Reports zu unterscheiden und zu beschreiben, was in ihnen jeweils dargestellt wird, zum Beispiel, um welche Sachverhalte es geht oder welche Sicht der Report hat. Der Action Title hingegen fordert die Aufmerksamkeit des Lesers ein. Er will warnen, aufrütteln, empfehlen, betonen, aufklären – er will etwas sagen.

Der Berichtstitel wird im Präsentationsmodus unterhalb des Action Title angezeigt, in der normalen Ansicht oberhalb des Berichts. In der Berichtsmappe erscheinen Berichte standardmäßig mit ihrem Berichtstitel.

Action Title in der Berichtsmappe

Ein weiterer Unterschied: Nur im Berichtstitel können Sie mit MDX-Ausdrücken wie „<view1>“ oder „{[Perioden].CurrentMember}“ Bezug auf die im Bericht gespeicherte Sicht nehmen und diese im Namen wiedergeben. Das ist nützlich, weil man so dem Bericht in der Berichtsmappe direkt ansehen kann, um was es geht, und weil man bei einer späteren Aktualisierung der Berichtssicht den Namen nicht mitändern muss. Im Action Title hingegen sind MDX-Ausdrücke nicht verfügbar. Er ist ja als eine Erweiterung des eigentlichen Berichts gedacht, als inhaltlicher Mehrwert. Er bedarf zwingend eines menschlichen Redakteurs, der die Überschrift mit Bedacht formuliert. Bei einer späteren Änderung der Sicht ändert sich auch die Aussage des Berichts. Wir haben deshalb im Action Title ganz bewusst auf die Unterstützung von MDX-Ausdrücken verzichtet.

Schreiben und lesen

Ein Action Title kann in jedem Modus verfasst werden, in dem man neue Berichte erstellen kann, also im Pivotizer, Analyzer und Miner. Angezeigt wird die Überschrift in allen Stufen, auch im Reader und Viewer, im Webbrowser, wenn Sie Berichte mit der Weboption veröffentlicht haben, sowie in HTML-Dateien und ?Mails, die Sie mit DeltaMaster oder dem Berichtsserver erzeugen.

In der Handhabung ähneln Action Title den Kommentaren, die unterhalb von Berichten erscheinen. Um die Überschrift zu verfassen, klicken Sie auf Action Title schreiben in der Statusleiste am unteren Rand des Fensters Bericht, Cockpit oder Analyse. Daraufhin öffnet sich am oberen Rand des Fensters, dort, wo die Überschrift erscheinen wird, ein Eingabefeld für Ihre Botschaft. Wenn für einen Bericht bereits eine Überschrift gespeichert ist, heißt die Option am unteren Bildschirmrand Action Title lesen – damit bearbeiten Sie auch die bereits vorhandene.

Action Title schreiben in der Statusleiste

Wie bei Kommentaren steht auch für Action Title die Werkzeugleiste zur Verfügung, mit der Sie Schriftarten, ?größen und ?stile, die Farbe usw. auswählen können. Im Unterschied zu den Kommentaren arbeitet man bei Action Title typischerweise mit großen Schriftarten. Wir empfehlen, die Schrift nicht fett zu formatieren – falls die Vorgabe von DeltaMaster Ihnen zu unscheinbar vorkommt, erhöhen Sie lieber die Schriftgröße.

Werkzeugleiste bei Action Title

Mit der dünnen Linie zwischen Eingabefenster und Bericht schaffen Sie mehr Platz zum Bearbeiten. Für die spätere Präsentation ist diese Höhe unerheblich: Der Bildschirmbereich zur Ausgabe der Überschrift wird automatisch passend dimensioniert.

Action Title sind an gespeicherte Berichte gebunden. Cockpits und Analyseergebnisse müssen deshalb erst als Bericht gespeichert werden, bevor Sie die Überschrift bearbeiten können. Die Texte sind ein Bestandteil des Alias Sets, können also wie Kommentare in mehreren Sprachen parallel gepflegt werden (Menü Modell, Modell-Browser, Alias Sets; vgl. auch DeltaMaster clicks! 04/2007).

Action Title im Zusammenhang lesen

Eine Facette des Konzepts der Action Title ist: Alle Action Title einer Präsentation hintereinander gelesen, sollen das Wesentliche bereits so deutlich beschreiben, dass der eilige Leser die „Geschichte“ versteht, ohne jede einzelne Ansicht im Detail zu studieren. Das wird möglich durch eine in DeltaMaster 5.4.1 eingeführte Option: Action Title können auf den Titelseiten („Deckblättern“) von Ordnern sowie anstelle der Berichtstitel in der Berichtsmappe angezeigt werden.

Titelseiten von Ordnern werden im Präsentationsmodus (Menü Ansicht, Bildschirmpräsentation; Taste F5) und in den Modi Reader oder Viewer angezeigt, wenn in der Berichtsmappe nicht ein Bericht, sondern ein Ordner ausgewählt ist.

Action Title auf den Titelseiten von Ordnern

In den Ordnereigenschaften (Kontextmenü des Ordners in der Berichtsmappe) lässt sich auf der Registerkarte Titelseite festlegen, dass die Action Title angezeigt werden sollen. Damit reiht DeltaMaster die Überschriften auf der Titelseite aneinander, sodass der Berichtsempfänger sie wie einen zusammenhängenden Text lesen kann. Standardmäßig ist jeder Action Title mit einem Hyperlink versehen, damit der Leser durch Anklicken einer Überschrift, zu der er mehr erfahren möchte, direkt zu dem zugehörigen Bericht wechseln kann.

Auswahl Action Title auf der Registerkarte Titelseite in den Ordnereigenschaften

In den DeltaMaster clicks! 09/2009 hatten wir diese Funktion empfohlen, um für eine interaktive Präsentation „Agendafolien“ zu erzeugen. Nun haben Sie eine zweite Anwendung kennengelernt: Dieselbe Option dient uns dazu, eine ganze Erörterung im Zusammenhang darzustellen, sodass sie auch ohne mündlichen Vortrag verstanden werden kann.

In den Stufen Pivotizer, Analyzer und Miner können Titelseiten angelegt werden, aber DeltaMaster zeigt sie hier nicht an. Wenn Sie in diesen Stufen die ganze „Geschichte“ sehen möchten, bietet sich die Berichtsmappe an: Ebenfalls ab Version 5.4.1 können Sie die Anzeige zwischen Berichtstiteln (Standard) und Action Title umschalten. Dazu benutzen Sie in allen Modi, vom Reader bis hin zum Miner, die entsprechende Option im Menü Ich möchte in der Berichtsmappe.

Action Title anzeigen im Menü Ich möchte

Auch in der Ansicht mit Action Title funktionieren diese als Link, sodass Sie wie gewohnt den gewünschten Bericht über die Berichtsmappe öffnen können.

Ansicht mit Action Title in der Berichtsmappe

Action Title exportieren

Beim Export nach Microsoft Word, Excel und PowerPoint sowie in HTML werden die Action Title berücksichtigt. Hinsichtlich der Formatierung gibt es einige systembedingte Unterschiede.

  • Word: Der Action Title wird zwischen dem Berichtstitel und der Berichtssicht ausgegeben. Die Formatierung richtet sich nach den Einstellungen im DeltaMaster-Bericht.

Ansicht des Action Title in Microsoft Word

  • Excel: Der Action Title wird in die Zelle ausgegeben, die in der Mustervorlage (.xlt-Datei) auf dem Blatt „General“ den Text „_ActionTitle_“ enthält. In der Mustervorlage „DeltaMaster.xlt“, die mit DeltaMaster ausgeliefert wird, ist diese Markierung bereits vorhanden. Wenn Sie mit eigenen Vorlagen arbeiten und die Überschrift in Ihren Excel-Reports anzeigen möchten, fügen Sie auf dem Blatt „General“ den Text „_ActionTitle_“ in die gewünschte Zelle ein, sie wird dann beim Export mit dem Titel gefüllt. Die Formatierung richtet sich nach der Formatierung dieser Zelle in Excel (und nicht nach der Formatierung im DeltaMaster-Bericht).
  • PowerPoint: Der Action Title wird in einen Platzhalter ausgegeben, der auf allen Folien der Entwurfsvorlage (.pot-Datei) verwendet werden kann. Der Platzhalter kann ein Rechteck, ein Textfeld oder eine andere AutoForm sein. Wichtig ist, dass die Form den Inhalt „txtActionTitle“ hat – daran erkennt DeltaMaster die Form, die mit dem Action Title gefüllt werden soll. In der Datei „DeltaMaster.pot“, die mit DeltaMaster ausgeliefert wird, sind derzeit keine Platzhalter für Action Title vorhanden. Die Formatierung (Schriftart, Farbe, Fettung usw.) richtet sich nach dem DeltaMaster-Bericht, lediglich der Schriftgrad (die Schriftgröße) hängt vom Platzhalter in der .pot-Datei ab, damit das Seitenlayout unabhängig von der Textmenge erhalten bleibt.
  • HTML: Bei der Ausgabe in HTML-Dateien werden die im DeltaMaster-Bericht gewählten Formatierungsoptionen in CSS umgesetzt (Cascading Stylesheets). Die Darstellung richtet sich somit im Wesentlichen nach dem DeltaMaster-Bericht. Zum Erzeugen von HTML-Dateien benötigt DeltaMaster eine Vorlagendatei („DeltaMaster.htm“). Darin lassen sich auf Wunsch weitere Formateinstellungen vornehmen, wiederum in CSS. Das Anpassen der HTML-Vorlage ist ausführlich in den DeltaMaster deltas! 5.3.6, Punkt 12 beschrieben.

Auch Titelseiten von Ordnern (vorheriger Abschnitt) können formatiert werden; Einzelheiten enthalten die DeltaMaster deltas! 5.4.1, Punkt 5.

Tipps für gute Action Title

Zugegeben: Gute Action Title zu schreiben, ist nicht einfach. Und es ist auch nicht immer nötig. So manche Statistik, Übersicht, Zusammenstellung hat ihren Wert auch ohne spezielle Botschaft. In diesen Fällen mag man den Action Title benutzen, um den Berichtsgegenstand hervorzuheben – immerhin wird er ja in auffälligerer Formatierung angezeigt als der sachliche Berichtstitel. In Präsentationen, Besprechungen und Vorträgen geht es aber oft eben doch um Botschaften. Und die gehören in die Überschrift, in den Action Title.

  • Ein Action Title sollte dem Bericht etwas hinzufügen und die folgende Tabelle oder das folgende Diagramm nicht einfach nur „vorlesen“. Eine Kennzahl, die man in der Tabelle leicht finden und ablesen kann, sollte in der Überschrift nicht bloß wiederholt werden. Etwas anderes ist es, wenn Sie in einem umfangreichen Report eine Beobachtung gemacht haben, auf die Sie besonders hinweisen möchten, weil sie eben nicht jeder leicht erkennen kann: eine Unregelmäßigkeit, die nur in einer oder zwei von vielen Zeilen auftritt; ein Zusammenhang zwischen nicht benachbarten Zellen; eine Ursache oder Erklärung, die aus dem Report nicht hervorgeht, weil sie sich nicht in der Datenbank niederschlägt und Ähnliches. Freilich führen in vielen Fällen Grafische Tabellen zu einem ähnlichen Resultat – was einen genaueren Blick verdient hat, wird durch die Visualisierung schnell erkennbar.
  • Ein Action Title sollte ein (1) vollständiger, grammatikalisch korrekter Satz sein, der ein Subjekt hat und ein Prädikat und eventuell ein Objekt. Gerade das Subjekt ist oft ein Schwachpunkt: Es ist wichtig, wer etwas tut, getan hat, tun muss.
  • Noch weiter geht das oben schon erwähnte Ideal, dass alle Action Title hintereinander eine vollständige Zusammenfassung der ganzen Präsentation ergeben sollen: Man stelle sich einen sehr eiligen Leser vor, der nur die Action Title studiert, aber keine Zeit und Muße für den gesamten Bericht aufbringen kann. Auch er soll den Gedankengang verstehen und erkennen, was im Kern der Inhalt dieser Präsentation ist. Die Überschrift steht damit nicht mehr nur im Kontext eines bestimmten Berichts, sondern ist Teil einer größeren Argumentation und hat Beziehungen zu den vorhergehenden und nachfolgenden Berichten. Das macht das Schreiben nicht leichter, im Gegenteil, aber die Präsentation besser.

Weitere Anregungen für das Verfassen von Botschaften findet man etwa bei Dr. Rolf Hichert:
http://www.hichert.com/de/success/say/110-botschaften-verfassen