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Plan-Ist-Vergleiche mit der Trompetenkurve

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Liebe Datenanalysten,

„Prognosen sind schwierig, vor allem, wenn sie die Zukunft betreffen.“ Wer würde bestreiten, was der dänische Physiker und Nobelpreisträger Niels Bohr in einfachen Worten zusammenfasste? Missglückte Vorhersagen liefert uns nicht nur der Wetterbericht (allzu oft), nein, für so ziemlich jeden Lebensbereich lassen sich ohne Mühe berühmte Menschen ausfindig machen, die mit ihrer Einschätzung daneben lagen. Das wissen alle. Aber trotz der Schwierigkeiten, die in der Natur der Sache liegen: Wir müssen nach vorne schauen, müssen überschlagen, was kommen wird, gerade dann, wenn wir schon etwas vorweggenommen haben, wenn wir Pläne aufgestellt haben. Gerade dann gilt es, die Augen offen zu halten, damit wir es früh genug bemerken, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen droht. Die Betriebswirtschaft steht uns zur Seite: mit so pfiffigen Verfahren wie der Trompetenkurve. Ganz ohne prophetische Übertreibung zeigt sie, wo wir stehen, wie es weiter geht, wohin wir gelangen. Deshalb gibt es sie schon seit 2003 in DeltaMaster – nicht als hellseherische Glaskugel, sondern als ein pragmatisches, robustes und elegantes Instrument für Ihre Plan-Ist-Vergleiche. Es ist an der Zeit, sie Ihnen vorzustellen!

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

 

Plan-Ist-Abweichungen auf den Grund zu gehen, das ist in DeltaMaster mit verschiedenen Verfahren möglich. Eines ist darauf besonders spezialisiert: die Trompetenkurve. Sie visualisiert nicht nur die in der Vergangenheit aufgelaufenen Differenzen, sondern gestattet auch einen Blick in die Zukunft, indem sie unter verschiedenen Annahmen prognostiziert, was auf uns zukommt.

Die Trompetenkurve ist im Analyseset unter den Basisverfahren zu finden. Mit ihrer Hilfe betrachten Sie Abweichungen im Zeitablauf, um zu erkennen, ob ein gegebener Zielwert in der Zukunft erreicht werden kann, wobei man eine gewisse Schwankungsbreite zu tolerieren bereit ist.

Trompetenkurve als Basisverfahren in DeltaMaster

Der Clou an dem Verfahren ist, dass dieser Toleranzkorridor mit der Zeit schmaler wird. Damit berücksichtigt DeltaMaster den Umstand, dass eine Planabweichung zu Beginn des Geschäftsjahres nicht so schwer wiegt, wenn sie in der Folge kompensiert werden kann. Gegen Ende des Geschäftsjahres hingegen sollten sich die Zahlen den Vorgaben angenähert haben, da nur noch wenig Zeit verbleibt, mit Gegenmaßnahmen in die Entwicklung einzugreifen. Größere Schwankungen, die am Anfang eines Betrachtungszeitraums auftreten, sollten sich in Summe (kumuliert) nach und nach aufheben, sodass die Dinge ruhiger laufen und man sich gegen Ende des Zeitraums in der Nähe des Zielwerts einpendelt.

Der sich verjüngende Korridor erinnert grafisch (von rechts nach links gesehen) an eine Trompete. Er ist charakteristisch für diese Art des Kennzahlenvergleichs und hat dem Verfahren den Namen gegeben. Im Gegensatz zu starren Korridoren wird unangemessene Hektik bei Schwankungen zu Jahresbeginn vermieden, eine echte Trendwende jedoch schneller erkannt.

Trompetenkurve

Wie der Vorschauansicht zu entnehmen ist, erwartet das Modul zwei Analysewerte: einen für die Planzahlen und einen für die Istzahlen. Oft wird es sich dabei um Filterwerte handeln, bei denen ein Basisanalysewert, etwa der Umsatz, in einer „Wertart“-Dimension auf die Elemente „Plan“ und „Ist“ fixiert wurde (siehe DeltaMaster clicks! 02/2005). Die Abweichungen berechnet DeltaMaster automatisch:

Abweichung = (Ist – Plan) / Plan

Ebenso erfolgt die Kumulation selbsttätig. Die x-Achse des Diagramms entspricht der Zeit, die y-Achse der kumulierten Abweichung in Prozent. Am rechten Rand stellen Sie ein, welche Abweichung des Zielwerts toleriert wird. Die Toleranzen für Abweichungen nach oben und nach unten lassen sich separat festlegen. Die beiden Toleranzfaktoren sowie die Anzahl der Perioden bestimmen den Verlauf der Trompetenkurve.

Im nebenstehenden Beispiel sei angenommen, dass wir im September 2006 stehen. Uns interessiert, wie gut wir hinsichtlich der Umsätze mit einem bestimmten Mandanten „im Plan liegen“. Die Abweichung soll über das ganze Jahr betrachtet nicht mehr als +/- 2 Prozent von dem Jahresplanwert entfernt liegen. Die blaue Linie zeigt, wie sich die kumulierte relative Abweichung in den ersten acht Monaten entwickelt hat. Sie endet im August, weil für die späteren Monate in unserem Beispiel nur Plan-, aber keine Ist-Werte vorliegen, sodass sich Abweichungen nicht berechnen lassen.

Trompetenkurve mit Abweichung von +/- 2 Prozent von dem Jahresplanwert

Details zu den einzelnen Werten liefert ein „Tooltip“, wenn man mit der Maus auf einen der Datenpunkte zeigt. So haben Sie schnell Zugriff auf die zugrunde liegenden Ist- und Planzahlen sowie die absolute und relative Abweichung, jeweils für die ausgewählte Periode als auch kumuliert über den gesamten Zeitraum bis dahin. Wie in allen Analysemodulen können Sie statt oder zusätzlich zu der Grafik auch eine tabellarische Darstellung wählen (Menü Ansicht).

Tooltip in DeltaMaster

Der Verlauf in unserem Beispiel ist alarmierend: Nach einem guten Auftakt wurde die Gesamtdifferenz im Juni negativ und brach im August sogar nach unten aus der Trompetenkurve aus. Ein Hinweis, dass das Jahresziel gefährdet ist! Bei genauerer Betrachtung fällt auf, dass mit dem Mai bereits der zweite Monat in Folge mit einer negativen Abweichung zu verzeichnen war und man erste Tendenzen hätte „spüren“ können – eine Beobachtung, die eine schwellwertbasierte Ampellogik nicht liefern kann, da selbst im Mai der Plan „im Plus war“. Es gilt also zu handeln – und weitere Informationen zu beschaffen.

Dazu können Sie zum einen die Analysekettentechnik von DeltaMaster nutzen: Per Doppelklick auf einen der Punkte stellen Sie die Sicht auf den entsprechenden Monat, um in diesem Rahmen nähere Analysen durchzuführen. Alternativ markieren Sie einen Punkt (oder mehrere, bei gedrückter Strg-Taste) und erzeugen die Sichten für die differenziertere Analyse mit dem Menü Drill-in. Falls erforderlich, blenden Sie über das Kontextmenü oder das Menü Ich möchte die Werkzeugleiste ein, die Ihnen eine Fülle weiterer Optionen anbietet, vor allem grafischer Natur.

Die zweite Möglichkeit, sich genauer mit der aufgespürten Fehlentwicklung auseinanderzusetzen, ist ein Blick in die Zukunft: DeltaMaster bietet zurzeit zwei Projektionen, um eine Vorschau abzugeben für die Monate, zu denen wir noch keine Ist-Zahlen haben. Beide finden Sie im Kontextmenü und im Menü Ich möchte, und beide setzen voraus, dass wir für den vor uns liegenden Zeitabschnitt Planzahlen kennen.

Projektion mit originären Planwerten oder Projektion bei fortgesetzter Abweichung

Projektion mit originären Planwerten

In der ersten Variante geht DeltaMaster davon aus, dass wir für alle restlichen Monate im Betrachtungszeitraum die Planwerte genau erreichen, dass wir also für jeden verbleibenden Monat eine Abweichung von 0 haben. Die Projektion zeigt, ob es uns damit gelingt, den angestrebten Zielwert zu erreichen bzw. wieder im Korridor zu „landen“.

Im Beispiel: Wenn wir ab September immer den geplanten Umsatz erreichen, haben wir es am Jahresende fast geschafft. Die Abweichung liegt zwar immer noch außerhalb des festgelegten Korridors, aber nur knapp. Die Projektion ergänzt das bisherige Diagramm, die prognostizierten Werte sind mit einer gestrichelten Linie verbunden.

Trompetenkurve mit Projektion der originären Planwerte

Projektion mit fortgesetzter Abweichung

Die zweite Projektion geht von einem anderen Verlauf aus: In der verbleibenden Zeit wird es pro Periode zu derselben durchschnittlichen Abweichung kommen wie in den bereits verstrichenen Perioden. Nach dieser Variante und in unserem Beispiel würde DeltaMaster die Monate Januar bis August 2006 betrachten, die durchschnittliche monatliche Differenz zwischen Plan und Ist berechnen und visualisieren, was passiert, wenn sich auch in den Monaten September bis Dezember 2006 jeweils derselbe absolute Abweichungsbetrag einstellt.

Beide Projektionen können gleichzeitig präsentiert werden. In unserem Fall deckt die Projektion mit fortgesetzter Abweichung auf, dass man die bisher entdeckten Differenzen in keinem Fall hinnehmen sollte, denn sie führen, auf das Jahr gesehen, zu einer deutlichen Planunterschreitung. Wie deutlich, zeigt wiederum ein „Tooltip“, wenn Sie mit der Maus auf einen der projizierten Punkte zeigen.

Trompetenkurve mit Projektion bei fortgesetzter Abweichung

Sichtübergreifender Vergleich

Wie auch etwa in der Zeitreihenanalyse, können Sie mehrere Sichten in einer Abbildung zusammenführen: Wenn Sie die Auswahl im Fenster Meine Sicht ändern und dann in der Analyse erneut auf Berechnen klicken, berücksichtigt DeltaMaster die neue Situation als einen zusätzlichen Analysegegenstand und führt die Berechnungen auch dafür aus.
So entstehen weitere Linien im selben Diagramm. Im Beispiel kann man so die Entwicklung bei einem Mandanten (blau) mit der für alle Mandanten (grün) vergleichen – und kommt zu einem etwas erfreulicheren Resultat. Für beide Sichten wurden beide Projektionen eingezeichnet: gepunktet die Projektion bei fortgesetzter Abweichung und strichliert die Projektion mit originären Planwerten.

Trompetenkurve mit sichtübergreifendem Vergleich