Zahlen kompakt und entscheidungsorientiert formatieren

Liebe Datenanalysten,

in der Managementinformation kommt es nicht auf die Nachkommastellen an – Controlling ist nicht Buchhaltung. Entscheidungsorientierte Managementberichte gewinnen, wenn sie in einer angemessenen Größenordnung berichten – also in Tausend oder in Millionen, je nachdem. Zahlen werden dadurch auf die wichtigen Stellen verkürzt, sind besser zu lesen und zu begreifen. Wie man das in DeltaMaster umsetzen kann, haben wir vor einiger Zeit schon erläutert. In DeltaMaster 6 geht es noch eleganter: Das „Je-nachdem“ geht jetzt auch automatisch. Wir stellen das neue Verfahren vor und fassen die bereits bekannten zusammen.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Um Zahlen verkürzend in Tausend, Millionen oder Milliarden anzugeben, kommen drei Verfahren infrage:

1. Automatische kompakte Darstellung
2. Formatierung und Skalierung von Analysewerten
3. Formatierung mithilfe von berechneten Elementen

Das erste Verfahren ist das jüngste in DeltaMaster und am einfachsten anzuwenden: Es genügt, die entsprechende Option zu aktivieren, schon erscheinen die Zahlen im Bericht oder in der ganzen Anwendung in einer prägnanten, entscheidungsorientierten Schreibweise.

Einen Vergleich der ausgeschriebenen und der neuen kompakten Darstellung finden Sie auf der nächsten Seite.

Zahlen ausgeschrieben
Kompakt mit Tsd., Mio., Mrd.
Kompakt mit Hochkomma

Der Clou an dieser Automatik ist, dass die Einheiten durchaus gemischt vorkommen können: In ein und derselben Tabelle, Zeile, Spalte können einige Werte in Millionen, andere in Tausend oder in Milliarden formatiert sein, die ganz kleinen ausgeschrieben. Auf den ersten Blick mag das verblüffen – aber Sie werden schnell fest­stellen, wie angenehm solche Werte zu lesen sind und wie klar und deutlich sie uns erscheinen, wenn erst das Rauschen auf den hinteren Stellen entfernt ist.

Außerdem: Wenn man Berichte unsensibel und unterschiedslos mit nur einem Faktor skaliert, entste­hen oft kuriose Werte. Man spricht nicht von 0,1 Millionen, wenn man 100 Tausend meint, und nicht von 0 Millionen oder gar 0,01 Millionen, wenn man 10 Tausend meint. Insofern kommt die Forma­tierung von DeltaMaster dem natürlichen Sprachgebrauch entgegen: Im Bericht stehen die Zahlen so, wie man sie in einer Besprechung oder am Telefon vorlesen würde.

Auch das Schriftbild von Werten in unterschiedlichen Größenordnungen lässt sich interpretieren, zum Beispiel niedrige Millionen- und hohe Tausenderbeträge: Die Tausender haben mehr Ziffern, mehr Ziffern bedeutet mehr Detail, mehr Detail bedeutet kleinere Werte, kleine Werte bedeutet weniger wichtig. Die großen, wichtigen Zahlen sind kurz und einfach. Das macht die Kompakt­schreibweise zu einem wunderbaren, pragmatischen Instrument für entscheidungsorientierte Berichte.

Und auch Berichtsredakteuren verschafft die Kompaktschreibweise eine Erleichterung, denn die Formatierung passt sich automatisch an die Werte an, die im Bericht jeweils zu sehen sind. Wenn der Anwender also beispielsweise vom Konzern auf die Geschäftseinheit herunterschaltet, werden die veränderten Größenverhältnisse automatisch berücksichtigt.

Kompakt für alle, kompakter für Profis

Zwei Darstellungsvarianten bietet DeltaMaster an, wie oben zu sehen:

• Die Variante in Tausend (Tsd., englisch: K), Millionen (Mio., englisch: M) und Milliarden (Mrd., englisch: B wie billion) ist die erste Wahl für Berichte, die an ein breiteres Publikum gerichtet sind. Die Abkürzungen sind weit verbreitet, auch außerhalb vom Controlling, und bedürfen keiner weiteren Erklärung.
• Die Variante mit Hochkomma (ein Hochkomma für den Faktor Tausend, zwei für Millionen, drei für Milliarden) ist besonders kompakt. Bei Profis ist sie durchaus verbreitet: In Bespre­chungen erlebt man es oft, dass am Flipchart ein paar Zahlen mit einem kleinen Strich verse­hen werden, einem Hochkomma, wenn es um Tausende geht, und mit zweien, wenn es um Millionen geht. Was am Flipchart das Schreiben vereinfacht, erleichtert auch die Lektüre des Berichts und ist schnell gelernt, wenngleich noch nicht überall Standard.

Weitere Einstellungen oder Parameter sind nicht erforderlich. Prozentwerte sind von der Darstellung grundsätzlich ausgenommen, unabhängig davon, wie groß sie werden. Auf die Berechnungen hat die Darstellung keinen Einfluss: DeltaMaster rechnet immer mit den exakten Werten, auch mit Nachkom­mastellen. Nach Microsoft Excel werden die Werte als ausgeschriebene Zahlen in ihrer ursprüng­lichen Genauigkeit exportiert, unabhängig von der Darstellung in DeltaMaster. Frühere Versionen von DeltaMaster beherrschen diese Formatierung nicht, stören sich aber nicht an der Einstellung – die Zahlen werden ausgeschrieben, wie bisher. In Planungsanwendungen geben Sie die Zahlen ausgeschrieben ein, nicht in Kompaktschreibweise.

Um die Darstellung zu aktivieren, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.

Kompakte Darstellung als Standard in der Anwendung

Als Standard für alle Berichte der aktuellen Anwendung aktivieren Sie die Darstellung in den Optionen (zu erreichen über das Zahnrad   in der Menüleiste), und zwar auf der Registerkarte Darstellung. Bei Anwendungen, die Sie ab DeltaMaster 6.1.6 neu anlegen, ist dies bereits vorein­gestellt.

Kompakte Darstellung in Grafischen Tabellen

Darüber hinaus lässt sich beim Editieren die Zahlendarstellung für Grafische Tabellen individuell festlegen. Im Editiermenü (rechts) finden Sie die Optionen im Abschnitt Darstellung. Auf diese Weise können Sie beispielsweise die entscheidungsorientierte Kompaktschreibweise als Standard festlegen und zusätzlich einige „Nachschlagetabellen“ davon abweichend mit buchhal­terischer Präzision ausferti­gen. Ist keine der drei Optionen ausgewählt, gilt die allgemeine Einstellung aus den Anwendungs­optionen.

Eine verkürzende Zahlendarstellung lässt sich auch mit den folgenden beiden Verfahren erreichen. Beide setzen am Analysemodell an, einmal an Analysewerten, einmal an (berechneten) Dimensions­elementen.

Formatierung und Skalierung von Analysewerten

Alle einschlägigen Einstellungen finden Sie an zentraler Stelle: in den Analysewerteigen­schaften auf der Registerkarte Formatierung (siehe DeltaMaster clicks! 02/2014).

Eine Ausgabe von Tausender- oder Millionen­beträge lässt sich auf zweierlei Weise erreichen: über eine benutzerdefinierte .NET-Formatie­rungszeichenfolge oder über die Skalierung.

• Formatierungszeichenfolgen kommen aus der Informatik. Sie beschreiben, wie ein numerischer Wert als Text ausge­geben werden soll. Beispielsweise lässt sich damit steuern, welche Zeichen als Tausender- und Dezimaltrennzeichen verwendet, wie viele Nachkommastellen berücksichtigt und wie negative Zahlen gekennzeichnet werden sollen. Damit lässt sich implizit auch eine Umrechnung in Tausend oder Millionen realisieren.
  Die Formatierungszeichenfolge kann entweder als konstanter Ausdruck (im Feld Benutzer­definiert) angegeben oder mithilfe eines MDX-Ausdrucks dynamisch ermittelt werden, zum Beispiel in Abhängigkeit von Hierarchieebenen. Der Link neben dem Eingabefeld für die benutzerdefinierte Formatierung öffnet eine Webseite von Microsoft, die den Aufbau von Formatierungszeichenfolgen erläutert (siehe auch DeltaMaster clicks! 02/2008, mit einem Beispiel für die filterabhängige Formatierung mit MDX).

• Die Skalierung ist auch in der Betriebswirtschaft bekannt und betrifft die numerischen Werte selbst: Sie werden umgerechnet (dividiert) und dadurch transformiert. Auch dabei rechnet DeltaMaster intern mit den originären Werten. Als Faktoren können nicht nur Zehnerpotenzen, sondern auch andere Faktoren angegeben werden, zum Beispiel, um Maßeinheiten umzu­rechnen. Außerdem kann der Faktor mithilfe eines MDX-Ausdrucks berechnet werden. Dieser muss einen numerischen Wert zurückliefern, etwa aus einer Referenz auf das ausgewählte Element in einer bestimmten Dimension (zum Beispiel Währung, Einheit, Wertansicht) oder abhängig von Hierarchieebenen.

Formatierung und Skalierung wirken parallel: Die Skalierung transformiert Werte, die Formatierung steuert ihre Schreibweise. Die Skalierung ist einfach anzuwenden, braucht aber zusätzlich eine Formatierung (im Zweifel: Zahl mit 0 Dezimalstellen). Formatierungszeichenfolgen sind nicht gerade intuitiv; wer sie aber beherrscht, kann sich oft eine zusätzliche Skalierung sparen.

Auch die oben vorgestellte prägnante Schreibweise in Tsd., Mio. und Mrd. lässt sich mit Formatierungszeichenfolgen erzielen:

Das Komma zwischen der Raute und der Null bewirkt, dass Gruppentrennzeichen (Tausender­trenn­zeichen) ausgegeben werden, falls erforderlich; im Deutschen ist das üblicherweise der Punkt. Die Kommas hinter der Null bewirken die Skalierung – für jedes Komma wird der Wert einmal durch 1000 dividiert.

Die Einstellungen auf der Registerkarte Formatierung, einschließlich eventuell vorhandener MDX-Ausdrücke, können als Formatvorlage für Zahlenformate gespeichert und bei anderen Analysewerten wieder­verwendet werden (Menü Ich möchte rechts oben auf der Registerkarte).

Die Analysewerteigenschaften erreichen Sie in Delta­Master 6 beim Modellieren. Wenn die Kennzahl in der Filterleiste angezeigt wird, klicken Sie sie einmal an, um die Eigenschaften zu bearbeiten. Andernfalls klicken Sie auf die drei Punkte hinter den Analysewerten, um den Analysewertbrowser zu öffnen; dann bearbeiten Sie die Eigenschaften über das Kontextmenü.

Formatierung mit berechneten Elementen

Auch dieser Fall ist ausführlich in den DeltaMaster clicks! 02/2014 beschrieben. Formatierung und Skalierung können nicht nur an Analysewerten festgemacht werden, sondern auch an (berechneten) Elementen. Gegebenenfalls wird dazu oft eine Hilfsdimension im Modell vorgesehen, zum Beispiel Einheit oder Wertansicht. Dadurch kann eine bestimmte Formatierung auf mehrere Analysewerte angewendet werden, anstatt diese separat zu formatieren. Zudem kann ein Analysewert mit unterschiedlichen Elementen zur Formatierung kombiniert werden, anstatt von einem Basisanalysewert mehrere Analysewerte mit unterschiedlichen Formatierungen abzuleiten.

Eine Besonderheit ist, dass man die formatierenden Elemente auch im Präsenta­ti­onsmodus explizit einstellen kann – das ist mit formatierten Analyse­werten nicht möglich und mit der automatischen Kompaktschreib­weise weder möglich noch nötig.

Berechnete Elemente bearbeiten Sie in DeltaMaster 6 beim Modellieren. Klicken Sie in der Filterleiste auf den Namen einer Dimension, um den Dimensionsbrowser zu öffnen. Das Hinzufügen und Bearbeiten berechneter Elemente ist über das Kontext­menü bzw. das Menü Ich möchte möglich. Die Formatierungsoptionen entsprechen denen der Analysewerte, lediglich ein MDX-Ausdruck ist hier nicht möglich. Die Skalie­rung steuern Sie über einen MDX-Ausdruck im Feld Definition.

Die beiden strukturgetriebenen Ansätze (über Analysewerte und berechnete Elemente) sind bewährt und ein effizientes Werkzeug für spezielle Aufgaben, meist in größeren Anwendungen. Universell, einfacher und aufgrund der raffinierten, wertabhängigen Skalierung auch effektiver ist die automa­tische kompakte Darstellung.

Kompakt in Kacheln und Sparklines

Bei zwei speziellen Darstellungen verwendet DeltaMaster übrigens von sich aus kompakte Schreibweisen:

In gezoomten Sparklines, wo Platz besonders knapp ist, sind die Säulen oder Punkte dank der Hochkomma-Kurzform gut leserlich beschriftet.

Und auch auf Anwen­dungs- und Berichts­kacheln formatiert DeltaMaster große, absolute Zahlen automatisch kompakt. Dabei steht T (englisch: K) für Tausend, M für Millionen und Mrd. (englisch: Bn) für Milliarden.