Checkliste für DeltaMaster-Anwendungen – Teil 1: Allgemeine Richtlinien

Liebe Datenanalysten,

viel Aufwand wird in Unternehmen getrieben, um Daten zu sammeln und zu speichern, sie aufzubereiten, zu verdichten und schließlich Berichte zu erzeugen. Ob ein Bericht aber gelesen und verstanden wird, ob er gar Taten folgen lässt, das hängt nicht allein von der Güte seiner Datenbasis ab, sondern auch von seiner Gestaltung. Viele Fragen und Arbeiten der Berichtsgestaltung nimmt DeltaMaster Ihnen ab, zum Beispiel durch sinnvolle Voreinstellungen, Automatismen für die Formatierung und einen sorgfältig definierten Vorrat an Optionen. Für das, was sich (noch) nicht automatisieren lässt, haben wir Empfehlungen und Richtlinien ausgearbeitet. Diese stellen wir Ihnen in Form von erläuterten Checklisten zur Verfügung, die wir als eine mehrteilige Sonderausgabe der DeltaMaster clicks! veröffentlichen:

Teil 1: Allgemeine Richtlinien DeltaMaster clicks! 09/2013

Teil 2: Pivottabellen/Grafische Tabellen DeltaMaster clicks! 10/2013

Teil 3: Sparklines, Pivotgrafiken DeltaMaster clicks! 11/2013

Teil 4: Nomenklatur DeltaMaster clicks! 01/2014

Sie werden sehen: Viele Verbesserungen für das Berichtswesen sind schon mit geringem Aufwand zu erzielen. Oft genügen wenige Einstellungen und Ihre Berichte sehen besser aus und werden besser verstanden. Die Leser Ihrer Berichte, die Zuhörer Ihrer Präsentationen werden es Ihnen danken.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Im ersten Teil unserer Reihe befassen wir uns mit Richtlinien, die eine besonders große Reichweite haben: Sie betreffen nicht nur einzelne Berichte, sondern wirken wohltuend auf die gesamte Anwendung bzw. Analysesitzung. Und sie bedürfen nur weniger Klicks – wenn das kein guter Einstieg ist!

1) Weißstil und horizontale Trennlinien verwenden

Diese Art der Darstellung dürfte sich bei den meisten DeltaMaster-Anwendern durchgesetzt haben: der sogenannte Weißstil mit horizontalen Trennlinien.

Diese Optik verzichtet auf Gitternetzlinien und Hintergrundfarben. Schwarze Linien kennzeichnen den Spaltenkopf, zur Unterscheidung der Spalten genügen Aussparungen. Die grauen Trennlinien führen das Auge von links nach rechts über die Zeilen und sorgen für Überblick auch in breiten Tabellen. Hierarchien werden mit unterschiedlich langen Linien im Seitenriss dargestellt. Es entsteht eine schlichte, sachliche, elegante Darstellung, die manche Anwender (und auch wir gerne) als „Bauhaus-Stil“ bezeichnen. Eingeführt haben wir den Weißstil mit DeltaMaster 5.3.6, also 2008.

Den Weißstil und die horizontalen Trennlinien aktivieren Sie in den Optionen (Menü Extras) auf der Registerkarte Darstellung, abhängig von der verwendeten Stufe. Wir empfehlen diese Art der Darstellung bis hinauf zum Modus Miner.

Neue Analysemodelle sind automatisch so konfiguriert. Die Einstellung gilt für die aktuelle Analysesitzung (DAS-Datei) bzw. Anwendung.

2) Sichtbeschreibung abspecken

Die Sichtbeschreibung – also die Zusammenfassung, welche Elemente gerade ausgewählt sind – hat einen überraschend großen Einfluss darauf, wie übersichtlich und aufgeräumt eine Anwendung wirkt. Bei Modellen mit vielen Dimensionen und bei Berichten mit vielen ausgewählten Elementen kann die Beschreibung so lang werden, dass man das Wesentliche nicht gleich findet oder sie erst gar nicht lesen mag. Zwar soll die Beschreibung auf der einen Seite nichts Wesentliches auslassen, auf der anderen Seite muss sie aber so übersichtlich bleiben, dass man schnell erkennt, worum es geht und worauf sich der Bericht bezieht. Und dabei ist es mitunter hinderlich, wenn wirklich alle ausgewählten Merkmale in die Beschreibung eingehen.

In der folgenden Abbildung ist dieselbe Tabelle zweimal abgebildet. Oben ist die Sicht zwar vollständig, aber recht unübersichtlich beschrieben, unten hingegen klar und deutlich: „Mai 2013; Deutschland; Luxusmodelle“. Diese Verbesserung ist zwei Einstellmöglichkeiten zu verdanken.

Die erste Möglichkeit, die Sichtbeschreibungen abzuspecken, betrifft die Namen der Hierarchieebenen: Oft ergibt sich aus dem Namen eines Elements eindeutig, zu welcher Dimension und Ebene es gehört. Jeder weiß, dass der Mai ein Monat ist, deshalb wäre die Angabe „Monat: Mai 2013“ überspezifiziert, „Mai 2013“ genügt. Bei der Zeitdimension ist das so weit verallgemeinerbar, dass DeltaMaster von sich aus auf die Ebenennamen verzichtet. Auch bei vielen anderen Dimensionen können Sie auf den Namen der Ebene verzichten und so die Sichtbeschreibung verkürzen. Das gilt besonders, wenn die Ebenen ohnehin nicht sehr aussagekräftig benannt sind, zum Beispiel mit technischen Namen wie „Level02“ oder „ProdHier03“.

In der folgenden Abbildung wurde die Sicht auf diese Weise bereinigt. Die Ebenen „Periodenansicht“, „Kumulation“, „Wertart“, „Land“ und „Produkthauptgruppe“ sind entfallen. Und wie man im unteren Teil der Darstellung sieht: Man vermisst sie nicht.

Als Anhaltspunkt, welche Ebenennamen ausgeblendet werden können, prüfen Sie: Ist das, was rechts vom Doppelpunkt steht, auch dann noch zu verstehen, wenn der Name links davon fehlt? Wenn ja, können Sie diesen Namen wohl ohne Verlust auslassen. Und das geht so:

Um zu verhindern, dass eine Ebene in der Sichtbeschreibung angezeigt wird, deaktivieren Sie im Dimensionsbrowser die entsprechende Option im Kontextmenü der Ebene.

Die zweite Möglichkeit, die Sichtbeschreibungen abzuspecken, betrifft einzelne Elemente, die der Leser als selbstverständlich voraussetzt. Beispielsweise sollte man sich darauf verlassen dürfen, dass ein Bericht immer die Wertart „Ist“ wiedergibt, wenn nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist. Nur auf „Plan“, „Forecast“, „Latest Estimate“ muss man hinweisen, auf „Ist“ nicht. Auch in anderen Dimensionen gibt es solche Standardelemente, zum Beispiel „aktuell“ in der Periodenansicht, „nicht kumuliert“ in der Kumulation oder „1:1“ in einer Skalierungsdimension.

In der obigen Abbildung wurde die Sicht auf diese Weise weiter bereinigt. Die Elemente „aktuell“, „nicht kum.“ und „Ist“ sind jetzt auch entfallen. Und wie man im unteren Teil der Darstellung sieht: Auch sie vermisst man nicht.

Über die Standarddimensionen hinaus gibt es in vielen Anwendungen weitere Merkmale, die einen Normalfall beschreiben, der keines speziellen Hinweises bedarf; nur Sonderfälle wären zu melden. Die Normalfälle aus der Sicht auszublenden, kann die Beschreibung dann viel übersichtlicher und deutlicher machen.

Zum Ausblenden dient wiederum der Dimensionsbrowser. Im Kontextmenü der Elemente lässt sich festlegen, dass DeltaMaster dieses Element in der Sichtbeschreibung anzeigen soll – oder eben nicht. Um Elemente aus der Sichtbeschreibung zu verbannen, deaktivieren Sie die Option. Das Ausblenden wirkt nur dann, wenn das betreffende Element als einziges in der Dimension ausgewählt ist. Bei einer Mehrfachselektion wie „Ist, Plan“ werden stets alle Elemente gezeigt.

Beide hier gezeigten Einstellungen gelten für die aktuelle Analysesitzung (DAS-Datei) bzw. Anwendung und ausschließlich für die Sichtbeschreibung (nicht etwa für die Anzeige in Analysen und Berichten). Mehr zum Aufbau und zur Anpassung der Sichtbeschreibungen ist in den DeltaMaster clicks! 10/2008 dokumentiert.

3) Vorzeichenlogik prüfen

Ein fundamentales Konzept von DeltaMaster ist die sogenannte Business-Intelligence-Färbung (BI-Färbung). Sie sorgt dafür, dass Werte entsprechend ihrer betriebswirtschaftlichen Bedeutung gefärbt werden – unabhängig vom mathematischen Vorzeichen, von der Buchungslogik usw. Das macht es dem Leser so einfach, wie es nur geht: Blau ist gut, Rot ist schlecht. Eine Umsatzsteigerung ist ebenso blau wie ein Kostenrückgang, ein Umsatzrückgang ist so rot wie eine Kostenzunahme. Blau ist gut, Rot ist schlecht. Punktum.

Damit diese Logik funktioniert, muss in der Analysesitzung bzw. Anwendung der sogenannte BI-Faktor richtig eingestellt sein. Für die wichtigsten Kennzahlen wird der Faktor in der Regel gleich bei der Systemeinführung gesetzt. Wenn im Laufe der Zeit jedoch weitere Kennzahlen hinzukommen, gerät der Faktor schon mal aus dem Blick. Deshalb prüfen Sie von Zeit zu Zeit: Stimmt die BI-Färbung?

Gegebenenfalls passen Sie den Faktor an, und zwar in den Analysewerteigenschaften auf der Registerkarte Allgemein.

• Ein positiver Faktor bedeutet: Diese Kennzahl wirkt sich, betriebswirtschaftlich gesehen, positiv aus – je mehr, desto besser. Beispiele: Umsatz, Absatz, Deckungsbeitrag, Marktanteil, Auslastung.
• Ein negativer Faktor bedeutet: Diese Kennzahl wirkt sich, betriebswirtschaftlich gesehen, negativ aus – je weniger, desto besser. Beispielsweise ordnet man allen Kostenarten einen negativen Faktor zu (sofern sie positiv verbucht sind).

Erfahrene Berichtsredakteure schalten den Faktor bei Bedarf direkt in der Pivottabelle um: mit einem Rechtsklick auf den Namen des Analysewerts bei gedrückter Alt-Taste.

Außerdem ist es möglich, den BI-Faktor über eine Elementeigenschaft einzustellen. Diese Möglichkeit ist für sogenannte Kontendimensionen gedacht, zum Beispiel die Zeilen der GuV. Hinweise dazu sowie weitere Informationen über die BI-Färbung finden Sie in den DeltaMaster clicks! 01/2010.

Eine Überlegung mag der Farbmodus sein: Zur Verfügung stehen die Farbkombinationen Blau/Rot und Grün/Rot (Menü Extras, Optionen, Registerkarte Darstellung, Business-Intelligence-Farbmodus). Wir empfehlen Blau/Rot. Die andernorts gebräuchliche Kombination Grün/Rot ist schwerer zu unterscheiden und strengt das Auge mehr an.

4) Nullelemente prüfen

In vielen Datenmodellen findet man unbestimmte Elemente wie „unknown“, „not assigned“, „N/A“, „missing“ oder „undefined“. Das sind Sammelposten für Beträge, die sich nirgends sonst unterbringen ließen. Wenn hier größere Werte auflaufen, kann das ein Hinweis auf Fehler oder Lücken im Geschäftsprozess oder bei der Datenübernahme sein. In einem gut gepflegten System ist alles zugeordnet und man kann auf solche Elemente verzichten. Das spart Platz und macht den Bericht übersichtlicher. Am einfachsten wird man die betreffenden Elemente los, indem man sie als Nullelemente deklariert. Das geht auf zweierlei Weise:

• Um einzelne Elemente als Nullelemente zu behandeln, aktivieren Sie im Dimensionsbrowser die entsprechende Option im Kontextmenü des Elements. Diese wird nur angezeigt, wenn auch bereits die Option zum Ausschließen der Nullelemente aktiviert ist, wie im folgenden Punkt beschrieben. Nullelemente werden im Dimensionsbrowser in grauer Schrift dargestellt.

• Je nach Datenbank und Modellierung können Nullelemente in großer Menge auftauchen, manchmal enthält jede Hierarchie oder sogar jede Gruppe von Elementen einen solchen Restposten. Dann ist es praktisch, alle Nullelemente auf einmal auszuklammern, anstatt per Dimensionsbrowser jedes einzeln aufzuspüren und zu markieren. In den Optionen (Menü Extras) ist auf der Registerkarte Nullelemente für diesen Zweck ein Eingabefeld vorgesehen. Hier können Sie die Namen der betreffenden Elemente erfassen, zum Beispiel „missing“, „n. a.“ oder eine leere Zeichenkette, und zur Liste hinzufügen. Diese lässt sich optional zugleich als Voreinstellung für neue Analysemodelle verwenden.

Das Ausschließen der so definierten Nullelemente wirkt wie eine zusätzliche, globale Einschränkung der Sicht. In Cockpits, Berichten und Analyseergebnissen werden die Nullelemente fortan nicht mehr berücksichtigt und weder in Berechnungen einbezogen noch dargestellt (es sei denn, sie wären in einer Pivottabelle explizit ausgewählt). Mehr zu Nullelementen finden Sie in den DeltaMaster clicks! 06/2010.

Wenn Sie diese allgemeinen Richtlinien beherzigen, haben Sie schon viel getan, um Ihre DeltaMaster-Anwendungen „auf Vordermann“ zu bringen. In der nächsten Ausgabe geht es weiter: mit Tipps zur Pivottabelle.