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Der Offline-Reader

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Liebe Datenanalysten,

unter Analytischem Reporting verstehen wir: den Daten ihre Geheimnisse entlocken und die Erkenntnisse allen weitergeben, die es angeht. Und wie gibt man das, was man in engagierter Detailarbeit mit DeltaMaster ermittelt hat, am besten weiter? Darauf haben wir nur eine Antwort: mit DeltaMaster natürlich.
Das Stufenkonzept ermöglicht es, dass Berichtsempfänger ihre Reports mit derselben Software einsehen können, mit der sie vom Analyseprofi erstellt worden sind – ohne sich jedoch mit den zahlreichen Analysemodulen und Optionen auseinandersetzen zu müssen, die der Profi für seine Arbeit nun einmal benötigt. Im Offline-Modus ist die Verbindung zur Datenbank nicht mehr erforderlich. Nach einem Export nach PowerPoint zum Beispiel wäre das nicht anders, aber: Der „Konsument“ würde dabei ein gehöriges Maß an Interaktivität einbüßen, das die Reader-Stufe selbst im Offline-Modus noch bietet.

Mit dieser Ausgabe der DeltaMaster clicks! möchten wir einige Beispiele geben, wie Sie Ihre „internen Kunden“ ganz einfach mit interaktiven Berichten versorgen, ohne dazu das Werkzeug wechseln zu müssen: Viel Spaß mit dem Offline-Reader!

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

Ein fundamentales Prinzip von DeltaMaster ist, dass alle Nutzergruppen, vom gelegentlichen Berichtsempfänger bis hin zum Datenanalyseexperten, mit derselben integrierten Software-Suite arbeiten. Da jede Nutzergruppe mit einer anderen Zielsetzung an die Daten herangeht, unterscheiden sich die Anforderungen an die Software beträchtlich. Um jedem Anwender genau die Kommandos und Optionen an die Hand zu geben, die er benötigt, sind diese in fünf aufeinander aufbauende Stufen eingeteilt, vom Reader als Einstiegsmodus bis hin zum voll ausgebauten Miner.

Wichtig ist, dass die Funktionalität nicht auf Einzelanwendungen verstreut liegt, denn dies zieht üblicherweise diverse Datenexporte und -importe (und all die damit zusammenhängenden Problemchen) nach sich. Stattdessen wählen Sie in ein und demselben Programm, in welcher Stufe Sie arbeiten möchten.

Als Analyseredakteur werden Sie sich für Miner entscheiden, die höchste Stufe. In diesem Modus finden Sie alles, was Sie brauchen, um raffinierte Analysen anzustellen und die Ergebnisse ansprechend aufzubereiten. Als reiner Berichtsempfänger hingegen wünschen Sie sich lediglich ein möglichst leicht zu bedienendes Werkzeug, mit dem Sie Zugang zu den vom Analyseredakteur erarbeiteten Reports bekommen, um so Ihre Entscheidungen vorzubereiten. Hier empfiehlt sich der Modus Reader – und der funktioniert sogar offline, ohne Verbindung zum OLAP-Server, getrennt vom betrieblichen Netz, zum Beispiel auf dem Laptop in der Hotel-Lobby oder in Besprechungen. Unternehmen, die mit dem DeltaMaster Berichtsserver massenhaft anwenderbezogene Reports berechnen und automatisch verteilen, rüsten die Adressaten mit dem Offline-Reader aus.

Analysen für den Offline-Reader vorbereiten

Mit dem Offline-Reader lassen sich vorbereitete Analysesitzungen betrachten, jene „*.das“-Dateien also, in denen man im Miner seine Arbeitsergebnisse sichert. Diese Dateien enthalten nicht nur Ihre Cockpitdefinitionen, Analyseparameter, Kommentare usw., sondern auch einen Teil der zugrunde liegenden Datenbasis: alle Werte, die in berechneten Berichten vorkommen.

Das DeltaMaster-Dateiformat speichert die Daten in hoch effizienter, binärer Form. So kommt eine Analysesitzung unserer Demo-Anwendung Chair mit mehr als 120 berechneten Berichten auf eine Dateigröße von handlichen 1,1 MB.

Damit die .das-Datei auch offline eingesehen werden kann, müssen alle Berichte berechnet sein. Rufen Sie dazu vor dem Speichern die Funktion Ordner aktualisieren im Menü der Berichtsmappe auf. Wenn die Sitzung beim Speichern noch unberechnete Berichte enthält, gibt DeltaMaster einen Warnhinweis (vorausgesetzt, die entsprechende Einstellung unter Extras/Optionen/Allgemein ist aktiv).

Gegen den Trend: Gehen Sie offline

Wenn Sie in einer höheren Stufe arbeiten, können Sie über die Seitenleiste oder über das Menü Modus zwar zum Reader wechseln, Sie sind dann aber immer noch mit der Datenbank verbunden. Es gibt drei Wege, offline zu arbeiten:

  • Alle Dateien, die auf der Portal-Seite angezeigt werden, haben ein Kontextmenü (rechte Maustaste), über das Sie die Analysesitzung offline öffnen können.
  • Wenn Sie sich in der Stufe Reader befinden, bevor Sie die gewünschte .das-Datei öffnen, fragt DeltaMaster, ob Sie sich zur OLAP-Datenbank verbinden möchten. Verneinen Sie, so arbeiten Sie offline. (Dieses Verhalten hängt von der Einstellung unter Extras/Optionen/Modus ab.)
  • DeltaMaster schaltet automatisch zum Offline-Reader, wenn der jeweilige Rechner nur über eine solche Lizenz verfügt. Diese Konfiguration wird man oft am Arbeitsplatz von reinen Berichtsempfängern oder auf Laptops vorfinden.

In der Offline-Analysesitzung enthält die Statuszeile einen Link zum Anmelden, mit dem Sie jederzeit die Verbindung zur Datenbank herstellen können, ohne die laufende Sitzung zu unterbrechen. Ebenfalls in der rechten unteren Fensterecke liegen praktische Links zum Vor- und Zurückblättern in der Berichtsmappe.

Was Sie offline noch alles erwartet

Die Bedienung des Offline-Readers ist so einfach und intuitiv, dass wir nicht weiter auf sie einzugehen brauchen. Wie stets gilt die Empfehlung: Benutzen Sie die rechte Maustaste!

In dem Kontextmenü erscheinen die für den jeweiligen Report bzw. für das angeklickte Objekt verfügbaren Optionen und Funktionen. Es handelt sich um eine Teilmenge der Funktionen, die für diesen Typ in höheren Stufen verfügbar sind.

Nehmen wir als Beispiel einen Bericht, der auf einer Pivottabelle basiert.

Obwohl DeltaMaster im einfachsten Modus und offline läuft, sind dennoch zentrale Funktionen für grundlegende Informationsbedürfnisse vorhanden:

  • Bilden Sie Summen über Zeilen und/oder Spalten,
  • blenden Sie statistische Kennzahlen ein,
  • sortieren Sie durch einen Rechtsklick auf die Spalten- und Zeilenköpfe die Tabelle nach dem angeklickten Kriterium (nebenstehend nicht gezeigt),

  • schalten Sie die Darstellung von den Ergebniswerten (hier: Deckungsbeiträge) zu Anteilen (prozentuale Aufteilung) um,
  • colorieren Sie mit der Funktion Zellfärbung den Hintergrund entsprechend dem Wert in der Zelle oder
  • schalten Sie die Anzeige der Balken ein und aus.

Und wenn es denn nötig sein sollte, können Sie jetzt noch den Bericht oder ganze Berichtsordner nach Microsoft Word, Excel oder PowerPoint exportieren (speichern), so, wie man es aus den anderen Stufen kennt.

Wohlgemerkt – all diese Möglichkeiten haben Sie im Offline-Modus, in der einfachsten aller Bedienstufen.

Das Ändern der Sicht ist offline nicht möglich, denn hierzu muss der OLAP-Server bemüht werden. Variable Sichten sind ab der Stufe Viewer verfügbar. Zum „Hochschalten“ müssen Sie nicht einmal den aktuellen Bericht wechseln, geschweige denn die Sitzung verlassen. Wählen Sie nach Bedarf die Stufen Viewer, Pivotizer, Analyzer oder Miner. Der Funktionsumfang nimmt dabei immer weiter zu.

Kunde im Blickpunkt: Das LaLa-Prinzip bei den Bayerischen Landeshäfen

Die Bayerischen Landeshäfen erbringen an ihren sechs Standorten Aschaffenburg, Bamberg, Nürnberg, Roth, Regensburg und Passau eine Gesamtumschlagsleistung wie die Ostseehäfen Lübeck und Rostock zusammen. Beim Wandel von einer staatlichen Verwaltung zu einem Dienstleistungsunternehmen in einem freien, dynamischen Markt wuchsen die Anforderungen an das Controlling. Die Führung wurde dezentraler und beruht auf Delegation, die Mitarbeiter haben Budgetverantwortung, der Kantinenchef ebenso wie die Meister in den sechs Häfen.

Das Prinzip, die Meister im Blick auf Kosten und Leistung zu schulen, prägte den Begriff LaLa – Laptop in der Latzhose. Entsprechend galt es, sehr viel mehr und vor allem anderen Mitarbeitern als bisher den Umgang mit Zahlen und Berichten zu erleichtern.

Die Anforderungen des damaligen Chefcontrollers und heutigen kaufmännischen Leiters Alexander Ochs an seine Controllinglösung mit DeltaMaster hat er wie folgt zusammengefasst:

„Mein oberstes Ziel war es, im Controlling nicht mit fünf, sechs verschiedenen Standardapplikationen arbeiten zu müssen, sondern alle Informationen aus einer Software generieren zu können. Anstatt wie vielerorts üblich, spezielle Berichtssysteme für die Geschäftsleitung, Ad-hoc-Werkzeuge für die Controller oder interaktive OLAP-Browser und Statistikprogramme einzuführen, läuft nun eine einzige Lösung.“
Alexander Ochs, Bayerische Landeshäfen