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Standardberichte automatisch oder auf Anforderung aktualisieren

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Liebe Datenanalysten,

mit einer großen Blamage endete das Jahr 1986 für die ARD, und deretwegen auch für den damaligen Bundeskanzler Helmut Kohl: Anstatt der aktuellen Neujahrsansprache wurde die des Vorjahrs ausgestrahlt. Peinlich für den Sender: die Verwechselung; peinlich für den Kanzler: das Phrasenhafte beider Reden und die mitunter verdächtig ähnlichen Botschaften, die im direkten Vergleich (da haben wir’s mal wieder) einen gewissen Mangel an Ernsthaftigkeit erahnen ließen. Aktuelles Material und passende Botschaften zu produzieren und zu transportieren, das kann offenbar heikel sein, technisch wie inhaltlich. Als BI-Anwender haben wir an aktuellen Daten meist keinen Mangel. Aber auch für uns ist es von Bedeutung, was wir in welchem Zusammenhang als aktuell verstehen und über welchen Stand wir reden wollen. Den laufenden Tag? Den letzten abgeschlossenen Monat? Kommt immer darauf an. Deshalb sind wir gut beraten, über die Aktualität selbst zu wachen. Gut, dass uns DeltaMaster differenzierte Möglichkeiten anbietet, unsere Berichte aktuell zu halten oder zu machen und die Aktualität präzise zu steuern. Welche das sind und was im Hintergrund passiert, wollen wir Ihnen in den aktuellen DeltaMaster clicks! näherbringen.

Herzliche Grüße
Ihr Team von Bissantz & Company

 

Eine aktuelle, einheitliche Datenbasis als Grundlage für Entscheidungen zu schaffen, das ist eines der wichtigsten Ziele bei der Einführung von Business-Intelligence-Lösungen. Technologie und Organisation tragen dazu bei, das Data Warehouse regelmäßig mit frischen Daten aus den operativen Vorsystemen zu versorgen, aus der Warenwirtschaft, aus CRM-, ERP- oder anderen Systemen. Und wie sieht es mit den Berichten und Analysen aus? Wie viel Aktualität ist angemessen? Gerade im Standardreporting kommt es nicht auf minütlich aktualisierte Daten an. Oft genügt der letzte Monatsabschluss. Auf dessen Richtigkeit und Vollständigkeit möchte man sich allerdings verlassen dürfen. Deshalb gehört das Aktualisieren von Berichten, zum Beispiel von Monats- oder Wochenberichten, zu den immer wiederkehrenden und nicht gerade beliebten Aufgaben im Controlling. DeltaMaster hilft Ihnen dabei.

Wie so oft in der Betriebswirtschaft sind auch beim Aktualisieren von Berichten Kosten und Nutzen abzuwägen: Einen Bericht zu berechnen, kostet immer ein wenig Zeit. Bei einfachen Berichten vielleicht so wenig, dass man es nicht spürt; bei umfangreichen oder komplexen Berichten wahrscheinlich mehr. Am schnellsten erhält man einen Bericht, wenn er bereits berechnet ist und die Datenbank nicht erst in dem Moment abgefragt werden muss, in dem der Bericht geöffnet und auf dem Bildschirm ausgegeben wird. Deshalb bietet DeltaMaster differenzierte Möglichkeiten an, das Aktualisierungsverhalten zu beeinflussen.

 

DeltaMaster als Cache: Bekanntes wiederverwenden

Eingedenk dieses „Trade-offs“ zwischen Aktualität und Antwortzeit geht DeltaMaster grundsätzlich und vereinfacht dargestellt so vor:

  • Wurde ein Bericht in der laufenden Programmsitzung (nach dem Start von DeltaMaster) schon einmal berechnet, so wird er bei der nächsten Anzeige mit den bereits berechneten Werten ausgegeben. Das sind entweder die Ergebnisse, die in der Sitzung ermittelt wurden, zum Beispiel beim ersten bzw. vorherigen Anzeigen dieses Berichts, oder es sind die gespeicherten Werte, die DeltaMaster aus der Analysesitzung (.das-Datei) geladen hat.
  • Ist ein Bericht noch nicht berechnet, so beginnt DeltaMaster mit den benötigten Datenbankabfragen und Berechnungen in dem Moment, in dem der Bericht angezeigt werden soll. Das geschieht auch dann, wenn wir die Sicht ändern und zum Beispiel einen Monat auswählen, den wir in der aktuellen Sitzung (seit Programmstart) noch nicht verwendet haben, oder wenn wir den Bericht strukturell ändern, beispielsweise die Achsendefinition bearbeiten oder in einem Analyseverfahren eine andere Kennzahl auswählen. Die Ergebnisse „merkt“ sich DeltaMaster, damit sie später, wenn der Anwender die gleiche Ansicht noch einmal anfordert, ohne erneute Datenbankabfrage präsentiert werden können.

Damit fungiert DeltaMaster als sogenannter Cache: Was schon einmal berechnet wurde, wird für einen späteren Abruf vorgehalten und dann unverzüglich ausgeliefert.

Selbstläufer: Berichte implizit automatisch aktualisieren

Der Cache-Mechanismus verbessert die Antwortzeiten und macht die Systembedienung geschmeidiger. Das ist besonders bei solchen Anwendungen angenehm, deren Daten sich nicht täglich oder gar untertägig ändern, etwa die erwähnten Monatsberichte. Solche Berichtsmappen werden nach dem Monatsabschluss auf den abgeschlossenen Monat aktualisiert und haben dann für mehrere Wochen Bestand. In dieser Zeit will man die Zahlen nach allen Regeln der Kunst multidimensional zerlegen und analysieren – aber es ist nicht nötig, bei jeder Anzeige eines Berichts die Daten frisch vom Server anzufordern. (Gleichwohl ist das mit der Taste F9 jederzeit bequem möglich; dazu unten mehr.)

Bei anderen Anwendungen hingegen möchte man sicherstellen, dass immer die aktuellsten Daten verwendet werden, die die Datenbank hergibt. Das ist in DeltaMaster in zwei Varianten bzw. mithilfe zweier Optionen (Menü Extras) möglich. Sie sorgen dafür, dass sich Berichte von selbst auf dem Laufenden halten.

  • Auf der Registerkarte Allgemein stellen Sie ein, dass DeltaMaster die Berichte in Analysesitzungen (.das-Dateien) ohne Datenwerte speichern soll. Die Einstellung gilt für die aktuelle Analysesitzung (.das-Datei). Ist die Option aktiviert, das Häkchen also gesetzt, so speichert DeltaMaster in der .das-Datei nur noch die Definitionen und die Eigenschaften von Berichten, aber nicht die darin enthaltenen Zahlen. Im Modus Offline-Reader sind so gespeicherte Dateien nicht verwendbar. Öffnet man eine solche Analysesitzung, so findet DeltaMaster nur unberechnete Berichte vor und führt deswegen die zugehörigen Datenbankabfragen und Berechnungen von Neuem aus – zumindest beim ersten Anzeigen eines Berichts, danach greift der oben beschriebene Cache-Mechanismus, falls Sie ihn nicht gemäß dem folgenden Punkt außer Kraft setzen.

Kontrollkästchen für das Speichern der Berichte in Analysesitzungen (.das) ohne Datenwerte auf der Registerkarte Allgemein

  • Auf der Registerkarte System legen Sie fest, ob Sie die Ergebnisse cachen möchten oder nicht. Die Einstellung gilt ebenfalls für die aktuelle Analysedatei (.das oder .dam). Standardmäßig ist sie aktiviert. Das bewirkt, dass Abfrage- und Berechnungsergebnisse intern aufbewahrt werden, wie oben angedeutet. Deaktivieren Sie die Option, so verwirft DeltaMaster alle Ergebnisse vor jeder Anzeige und ermittelt sie aufs Neue. Wohlgemerkt: jedes Mal, nicht nur beim ersten Mal. Bei jedem Wechsel des Berichts, des Cockpits, der Analyse oder der Sicht werden die beteiligten Abfragen neu ausgeführt. Gedacht ist diese Option vor allem für Planungsanwendungen, in denen mehrere Anwender parallel in dieselbe Datenbank schreiben. Bei Analyse- und Reportinganwendungen wirkt sich der Verzicht auf den Cache eher verzögernd aus, weil es häufig zu Neuberechnungen kommt.

Ergebnisse cachen auf der Registerkarte System

Beide Optionen führen dazu, dass Berichte vor der Anzeige – vor der ersten oder vor jeder – aus der Datenbank aktualisiert werden. Die Optionen unterscheiden sich hinsichtlich der Aktualität der Daten und des Antwortzeitverhaltens. Die erste Variante (Analysesitzungen ohne Datenwerte) ist für Analyse- und Reportinganwendungen meist vollkommen ausreichend. Sie stellt ein hohes Maß an Aktualität sicher und reduziert Antwortzeiten. Die zweite Variante (Cache deaktiveren) sorgt für ein Maximum an Aktualität, opfert dafür aber Geschwindigkeit.

Alles neu macht F9: Berichte auf Knopfdruck mit frischen Daten versorgen

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dass Sie die allerneuesten Zahlen aus der Datenbank vor sich haben, drücken Sie die Taste F9. Dadurch wird der jeweils angezeigte Bericht, das Cockpit oder die Analyse zurückgesetzt – DeltaMaster„vergisst“ die Ergebnisse der letzten Datenbankabfragen und Berechnungen. Bei Berichten und Cockpits bewirkt das Zurücksetzen mit F9 gleichzeitig, dass die Abfragen und Berechnungen automatisch erneut ausgeführt werden. Bei Analysen im Modus Miner klicken Sie auf Berechnen, nachdem Sie diese mit F9 zurückgesetzt haben.

Die Taste F9 ist Ihnen vielleicht von Microsoft Excel schon vertraut, wo sie ebenfalls zum Neuberechnen dient. In DeltaMaster funktioniert sie in allen Stufen vom Reader bis zum Miner. Lediglich im Modus Offline-Reader bleibt F9 ohne Auswirkung, da dieser, wie der Name schon vermuten lässt, keine Verbindung zur Datenbank unterhält, sondern ausschließlich mit vorab ermittelten Werten arbeitet, die in der Analysesitzung (.das-Datei) gespeichert sind. Um vom Offline- zum Online-Reader zu wechseln, wo die Aktualisierung mit F9 wieder möglich ist, klicken Sie auf den Link Anmelden in der Statusleiste (siehe DeltaMaster clicks! 07/2005).

Link zum Anmelden in der Statusleiste

Neue Sicht: Berichte auf einen anderen Zeitpunkt umstellen

Mit der Taste F9 aktualisieren Sie Berichte in dem Sinne, dass die aktuellsten Daten aus der Datenbank berücksichtigt werden. Den Bezugszeitpunkt ändern Sie damit nicht: Ein Bericht für den August 2010 liefert weiterhin die Daten für August 2010, diese werden lediglich neu geladen. Für ein monatliches Berichtswesen wollen wir aber auch die geltende Periode ändern, also etwa auf September 2010 umstellen. In DeltaMaster heißt das: die Sicht ändern. Auch dies lässt sich auf mehrere Weisen bewerkstelligen.

Naheliegend ist es, den betreffenden Bericht, etwa eine Umsatzstatistik, zu öffnen, im Fenster Sicht den gewünschten Monat auszuwählen und den Bericht damit zu speichern.

Ordner aktualisieren

Wenn es, wie in der Praxis fast immer, um mehr als einen Bericht geht, lässt sich diese Arbeit jedoch beschleunigen und vereinfachen. Dazu gruppieren Sie in den Stufen Pivotizer, Analyzer und Miner die betreffenden Berichte in einen Ordner der Berichtsmappe und aktualisieren den gesamten Ordner (Kontextmenü, Menü Ich möchte) auf einmal.

Wenn Sie die Funktion aufrufen, öffnet sich das abgebildete Dialogfeld. Die Aufgabe erledigen Sie mit der Option, die Berichte im Berichtsordner zu ändern – und zwar in der Zeitdimension („Perioden“) auf den gewünschten Zeitpunkt, den Sie mit dem Dimensionsbrowser auswählen.

Festlegungen zur Aktualisierung des Berichtsordners

Achten Sie auf die beiden Optionen am unteren Rand des Dialogs: Sind sie aktiviert, wird DeltaMaster eventuell vorhandene Action Title und Kommentare in den Berichten löschen. Die Action Title und Kommentare sind für berichtsspezifische Anmerkungen vorgesehen, die der Ersteller individuell und persönlich verfasst. Ändert sich die Sicht, wie beim Aktualisieren, so enthält der Bericht üblicherweise andere Daten, sodass Action Title und Kommentare, die auf die Daten Bezug nehmen, vermutlich nicht mehr zutreffen. Deshalb sind die Optionen standardmäßig aktiviert. Wollen Sie Ihre Action Title und Kommentare erhalten, deaktivieren Sie die beiden Optionen. – Anregungen zum Einsatz der Action Title finden Sie in den DeltaMaster clicks! 10/2009.

Die benachbarte Option, die bestehenden Berichte zu behalten, können Sie übrigens zum Kopieren von Berichten und Berichtsordnern nutzen: Die aktualisierten Berichte bzw. Ordner werden zusätzlich in der Berichtsmappe angelegt; die „Kopiervorlagen“, Ihre bisherigen Reports, bleiben erhalten.

Mit einem Klick auf Aktualisieren werden die Berichte verarbeitet.

Auch im Modus Viewer können Berichte ordnerweise aktualisiert werden, über das Dialogfeld jedoch nur im Sinne einer Neuberechnung mit frisch geladenen Daten, nicht als Änderung der Sicht. Dennoch unterstützt der Viewer das Ändern der Sicht: Wenn Sie in der Berichtsmappe einen Ordner (nicht einen Bericht) auswählen und dann im Fenster Sicht das gewünschte Element auswählen, zum Beispiel den neuen Monat, wird diese Elementauswahl auf alle Berichte und Unterordner vererbt. So lässt sich sehr schnell eine Aktualisierung im Sinne einer Umstellung erreichen, auch in mehreren Dimensionen. Diese spezielle Bedienweise ist nur im Modus Viewer möglich.

Berichtsmappe im Modus Viewer

Aktuelle Ansage: Dynamische Benennung von Ordnern und Berichten

Ein Tipp für die „Periodika“ in Ihrem Berichtswesen: Wenn Sie den jeweils geltenden Zeitpunkt im Namen von Berichtsordnern oder Berichten vermerken, finden Sie sich in der Berichtsmappe leichter zurecht und jeder kann auf einen Blick erkennen, worauf sich ein Bericht bezieht. Am besten greifen Sie dazu auf die Sichtvariablen von DeltaMaster zurück (siehe DeltaMaster clicks! 11/2009), hier auf „{cp}“ („current period“).

Monatsberichte {cp}

Anstelle dieses Ausdrucks zeigt DeltaMaster in der Berichtsmappe, in Fensterüberschriften usw., automatisch das im jeweiligen Ordner bzw. Bericht ausgewählte Element an. Dadurch passt sich der Name automatisch an, wenn Sie die Sicht verändern. Praktisch!

Monatsberichte 09/2010

Massenweise aktualisieren: Berichtsupdate im Berichtsserver

Soll eine größere Anzahl von Berichtsempfängern regelmäßig mit aktualisierten Berichten versorgt werden, zum Beispiel alle Außendienstmitarbeiter mit ihren monatlichen Absatzstatistiken, empfiehlt sich der Berichtsserver (siehe DeltaMaster clicks! 08/2005). Im Feld Berichtsupdate stellen Sie ein, wie die in der Berichtsquelle (Analysesitzung, .das-Datei) hinterlegten Berichte zu ändern sind. Das sukzessive Durchrechnen der Berichte für jeden einzelnen Empfänger wird im Feld Berichtsgenerator parametriert (hier nicht abgebildet).

Jobs und Einstellungen für Jobs im Berichtsserver von DeltaMaster

Diese individualisierten Analysesitzungen, die der Berichtsserver generiert und zum Beispiel per E-Mail versendet oder auf einem Dateiserver ablegt, sind immer vollständig berechnet und mit Datenwerten gespeichert. Die Empfänger brauchen sie also nicht gegen die Datenbank zu aktualisieren.

In der Abbildung sehen Sie ein Beispiel für einen explizit eingestellten Zeitpunkt, auf den die Berichte aktualisiert werden sollen. Diese Auswahl kann mit dem sogenannten SQL-Aktualisierungs-Befehl (Einstellung in der Job-Definition) dynamisch vorgenommen und damit vollständig automatisiert werden. Ihre DeltaMaster-Ansprechpartner sind Ihnen bei der Konfiguration gerne behilflich.

Was heißt aktuell?

Ab und zu wird an uns die Frage herangetragen: Kann man DeltaMaster so einrichten, dass beim Öffnen einer Analysesitzung immer die aktuelle Periode eingestellt ist? Ja, das kann man. Aber so einfach die Frage anmutet, sie hat es in sich: Was als aktuell gelten soll, ist bei näherem Hinsehen gar nicht so einfach und auch nicht allgemeingültig zu definieren. Das Systemdatum des Rechners zum Beispiel wäre nur selten eine gute Wahl, da für den gerade laufenden Tag im Data Warehouse meist gar keine oder nur unvollständige Daten vorhanden sind. Und ob die Daten im Data Warehouse überhaupt aktuell (und vollständig und korrekt) sind, liegt außerhalb der Verantwortung von DeltaMaster. Selbst der Zeitstempel der letzten Aufbereitung eines OLAP-Würfels ist allenfalls ein Indikator dafür, dass diese stattgefunden hat. (Für Techniker: Für Microsoft Analysis Services lässt sich dieser Zeitpunkt mithilfe eines Add-ins in DeltaMaster zugänglich machen, indem man die Funktion „ASSP.CubeLastProcessed-Date()“ als Analysewert anlegt. Im Modell-Browser wird der Wert, falls verfügbar, ebenfalls angezeigt.)

Und dennoch: Wie oben angedeutet, ist der Berichtsserver in der Lage, automatisch Analysesitzungen zu generieren, in denen ein bestimmter Zeitpunkt vorausgewählt ist, der wiederum vom SQL-Aktualisierungs-Befehl dynamisch und unter Berücksichtigung verschiedener (serverseitiger) Kriterien ermittelt wurde. Wie Sie eine solche individuelle Vorkonfiguration realisieren, zeigen wir Ihnen gerne individuell.