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Dynamischer Spalten- und Zeileneditor

Mit dem Spalten- bzw. Zeileneditor kann man in DeltaMaster komfortabel verschachtelte Dimensionselemente und Analysewerte auf den Spalten- bzw. Zeilenachsen definieren. Diese Funktion lässt sich für dynamische Berichte vielfach sinnvoll nutzen, wie wir in diesem Beitrag zeigen.

Zu Beginn werden Grundlagen und Tipps für die Bedienung des Spalten- und Zeileneditors an einem Beispielbericht erläutert. Weitere Anwendungsbeispiele veranschaulichen dann die Verwendung des Spalten- und Zeileneditors in dynamischen Berichten oder beim Erstellen mehrerer Berichte in Small Multiples.

Grundlagen

Immer dann, wenn man auf einer Achse verschachtelte Dimensionselemente und Analysewerte in der grafischen Tabelle in DeltaMaster flexibel kombinieren möchte, bietet sich die Verwendung des Spalten- bzw. Zeileneditors an. Dadurch ist man unter anderem in die Lage, gekonnt mit den Hilfsdimensionen Periodenansicht und Wertart eine Spaltenachse zu definieren, in der man die aktuellen Werte, die Abweichungen zum Vorjahr und die Planabweichungen zu den Ist-Werten darstellen kann. Auch kann man sich den Umsatz auf Jahres- und Monatsebene anzeigen lassen und zusätzlich die Deckungsbeitragsquote nur auf Jahresebene. Weiterhin kann man die Gesamtsumme komfortabel zu den Berichten hinzufügen.

Die Grundlagen der Bedienung erläutern wir an einem Beispiel im Spalteneditor. Der Zeileneditor lässt sich analog bedienen, bis auf die explizit genannten Ausnahmen.

Bedienung

Den Spalteneditor findet man in der Spaltenachsendefinition der grafischen Tabelle in DeltaMaster, sofern der Spaltenheader aus mehr als einer Zeile besteht. Dies kann dann wie folgt aussehen:

Beispielhafte Spaltenachsendefinition in einer Grafischen Tabelle in DeltaMaster mit mehreren Wertarten

Abb. 1: Beispiel einer verschachtelten Spaltenachse in einer Grafischen Tabelle

In diesem Beispiel wurden die Periodenansicht, die Wertart und die Kumulation auf die Spaltenachse gezogen. Bearbeitet man nun die Spaltenachse, so erscheint die Möglichkeit, die Spaltendefinition mit dem Spalteneditor vorzunehmen:

Spalteneditor aktivieren

Abb. 2: Aktivierung des Spalteneditors

Hierbei ist es egal, in welcher Dimension der Spalteneditor aktiviert wird. Sobald man den Spalteneditor aktiviert hat, initialisiert DeltaMaster diesen mit den aktuellen Anzeigespalten aus der Grafischen Tabelle. Hierfür wird pro Anzeigespalte eine Definitionsspalte erstellt. Diese werden mit den Dimensionselementen der aktuellen Anzeigespalten befüllt und sind somit stets statisch.

Achsendefinition nach Aktivierung des Spalteneditors

Abb. 3: Achsendefinition nach Aktivierung des Spalteneditors

In diesem Beispiel haben einige Spalten wenig Aussagekraft, z.B. die absolute Vorjahresabweichung kombiniert mit der relativen Planabweichung. Daher kann man im ersten Schritt nicht benötige Spalten löschen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Per Rechtsklick auf den Spaltenheader, der entfernt werden soll, erscheint ein Kontextmenü, in dem man „Spalte entfernen“ auswählt.
  2. Man markiert eine Zelle innerhalb des Spaltenheaders, der entfernt werden soll, per Mausklick und drückt „Entf“. Mit Hilfe der Tastenkombination aus „Shift“ und den Pfeiltasten kann man mehrere Spaltenheader auf einmal markieren, um mehrere Spalten auf einmal zu löschen.

Nachdem alle Definitionsspalten gelöscht wurden, die eine Kombination aus Vorjahres- und Planabweichungen enthalten, erhält man nun folgendes Ergebnis:

Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach dem Löschen von Spalten im Spalteneditor

Abb. 4: Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach dem Löschen von Spalten

Wichtig für die Dynamisierung wird es sein, dass man mit einer Definitionsspalte mehr als eine Ausgabespalte definieren kann. Für die Übersicht im Spalteneditor kann man daher die Spaltendefinitionen zusammenfassen. Hierzu klickt man auf die entsprechende Zelle. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem man unter „Auswählen“ mehrere Elemente bei gedrückter STRG-Taste hinzufügen kann. Anschließend können überzählige Spalten wie gewohnt entfernt werden.

Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach Zusammenfassung der Definitionsspalten

Abb. 5: Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach Zusammenfassung der Definitionsspalten

In Abbildung 5 erkennt man, dass die Definitionsspalten so von 10 auf 3 reduziert werden können. An den Anzeigespalten hat sich jedoch nichts geändert. Die Definitionsspalten sind hier in folgende Blöcke unterteilt: Aktuelle Istwerte, Planabweichungen und Vorjahresabweichungen. Die Anzahl der Anzeigespalten ist weiterhin 10, da DeltaMaster die Dimensionselemente einer Definitionsspalte ausmultipliziert. So liefert z.B. die zweite Definitionsspalte 1 x 2 x 2 = 4 Anzeigespalten.

Um den Spaltenheader weiter zu verschlanken, kann man bei überflüssigen Kästchen die Häkchen entfernen – entweder per Mausklick oder mit Hilfe der Leertaste bei aktivierten Kästchen. Aus den drei Zeilen des angezeigten Spaltenheaders werden damit zwei Zeilen (vgl. Abbildung 6), die sich auf die relevanten Informationen beschränken und deutlich übersichtlicher sind. Diese Funktion steht im Zeileneditor nicht zur Verfügung.

Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach Deaktivierung einiger Spaltenheader-Informationen

Abb. 6: Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach Deaktivierung einiger Spaltenheader-Informationen

Alias für einen dynamischen Spaltenheader

Für die erste Definitionszelle im Spaltenheader wurde im letzten Vorgang ein Alias hinterlegt. Dieses kann man über Rechtsklick bearbeiten oder bei aktiver Zelle mit F2. Der Text wird kursiv angezeigt und hat keine Auswirkungen auf den Wert, sondern lediglich auf die Anzeige im Spaltenheader. In diesem Beispiel wurde der Platzhalter {cp} genutzt, welcher in DeltaMaster die aktuell ausgewählte Periode ausgibt. Ist der Bericht beispielsweise auf das Jahr 2019 gefiltert, wird im Spaltenheader der Tabelle 2019 angezeigt.

Mit den Magic Buttons Grafik und Historie können die Zeilen um weitere Informationen ergänzt werden und die Aufmerksamkeit des Betrachters auf die prozentualen Abweichungen gelenkt werden. Damit ergibt sich folgende Tabelle für den Monat September:

Beispielhaftes Berichtsergebnis mit bearbeitetem Spaltenheader in DeltaMaster

Abb. 7: Beispielhaftes Berichtsergebnis

Weitere Beispiele

Die folgenden Beispiele veranschaulichen dann die Verwendung des Spalten- und Zeileneditors in dynamischen Berichten.

Dynamische Periode im Spalteneditor

Wenn man von Dynamisierung in der Spaltenachse spricht, ist damit meist die Periode gemeint. Weitere Dimensionen bleiben häufig stabil. Für ein solches Beispiel erstellen wir mit Hilfe des Spalteneditors eine Grafische Tabelle, in der der Umsatz auf Jahres- und Monatsebene angezeigt wird, die Deckungsbeitragsquote (DB %) jedoch nur auf Jahresebene.

Hierfür zieht man die Jahres- und die Monatsebene auf die Spaltenachse, sowie die beiden Analysewerte Umsatz und DB %:

Ausgangssituation für dynamische Periode im Spalteneditor

Abb. 8: Ausgangssituation für die Darstellung mehrerer Perioden im Spalteneditor

Nun rufen wir nun den Spalteneditor auf. Dieser erhält für jede aktuelle Anzeigespalte eine statische Definitionsspalte. Wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben, können alle Definitionsspalten im Spalteneditor bis auf zwei reduziert werden: In der ersten stellt man für die Periode die Ebenenauswahl Jahr und Monat und für den Analysewert den Umsatz ein. Für die zweite Spalte wählt man analog die Jahresebene aus und DB %. Nun sind nur noch die gewünschten Anzeigespalten vorhanden.

Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach ersten Zwischenschritt für dynamische Periode

Abb. 9: Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach ersten Zwischenschritt

Zur besseren Übersicht können die Werte für das Gesamtjahr aus der ersten und der letzten Anzeigespalte nebeneinander angeordnet werden. Dazu reduziert man im Spalteneditor für die erste Ausgabespalte die Auswahl auf die Monatsebene und fügt in der zweiten den Umsatz hinzu:

Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach zweiten Zwischenschritt für dynamische Periode

Abb. 10: Berichtsergebnis und Spaltenachsendefinition nach zweiten Zwischenschritt

Zur Abrundung der Visualisierung in der Grafischen Tabelle ergänzt man die gewünschte Zeilenachse und aktiviert die Bissantz’Numbers:

Beispielhaftes Berichtsergebnis für dynamische Periode

Abb. 11: Beispielhaftes Berichtsergebnis für dynamische Periode mit Bissantz’Numbers

Ergänzung der Gesamtsumme mit dem Zeileneditor

Eine häufige Anforderung in Berichten ist es, die Gesamtsumme der Werte in einer Tabelle in einer Zeile abzubilden. Für einen allgemeinen Überblick über die Dimensionen in den Zeilenachsen zum Einstieg wird dafür häufig oberste Zeile bei der Zeilenachsendefinition gewählt.

Bei mehreren Dimensionen auf der Zeilenachse nutzt man zur Bildung der Gesamtsumme häufig die Spaltenaggregation. Diese hat allerdings den Nachteil, dass sie für Quotienten-Kennzahlen keinen Wert anzeigt, da sich Quotienten nicht aufsummieren lassen. Die Spaltenaggregation wird nach der letzten Zeile eingefügt und grafische Elemente werden hier nicht wirksam. Daher weicht man in bestimmten Fällen mit mehreren Dimensionen auf die Funktionen „Hierarchien ineinander schachteln“ und „nur ein Aggregat je Knoten anzeigen“ aus. Bei großen Dimensionen kann es hierbei jedoch zu längeren Laufzeiten bei der Abfrage kommen. Der Zeileneditor ist daher eine gute Alternative, um die Gesamtsumme über mehr als eine Dimension in der Zeilenachse zu bilden.

In unserem Beispiel sollen die Vertriebsleiter, die Vertriebskanäle und die Produktgruppen abhängig von der Sicht auf der Zeilenachse erscheinen. Ebenso soll man die Gesamtsumme dieser drei Merkmale sehen. Beim Erstellen der Tabelle definiert man die Zeilenachse, indem man die genannten Ebenen aus den drei verschiedenen Dimensionen per Drag-and-drop auf die Achse in der Grafischen Tabelle zieht. Ebenso zieht man die Ebene „ALL“ der jeweiligen Dimension dazu. Im Ergebnis erhält man insgesamt 61 Anzeigezeilen, die nicht relevant sind. Analog zur Bearbeitung der Spaltenheader im Spalteneditor aktiviert man den Zeileneditor und löscht zunächst alle Definitionszeilen bis auf zwei Stück. In der ersten Definitionszeile wählt man für jede Dimension die ALL-Ebene aus, in der zweiten Definitionszeile die entsprechende Ebene der jeweiligen Dimension:

Berichtsergebnis und Zeilenachsendefinition für Gesamtsumme

Abb. 12: Berichtsergebnis und Zeilenachsendefinition für Gesamtsumme

In der ersten Zeile erhält man so eine dynamische Summenzeile, die auch von den Sichteinstellungen der verwendeten Zeilendimensionen abhängig ist. Der Bericht hat nun nur noch 20 Anzeigezeilen.

Mit Aliassen, der Definition einer Spaltenachse, einer Wetterzelle und den Magic Buttons Grafik und Historie erhält man folgenden Bericht:

Beispielhaftes Berichtsergebnis für Gesamtsumme

Abb. 13: Beispielhaftes Berichtsergebnis mit der auf der obersten Zeile

Den Vorteil gegenüber der Spaltenaggregation erkennt man direkt: In der obersten Summenzeile werden automatisch Sparklines angezeigt. Auch die relative Vorjahresabweichung wird berechnet und angezeigt.

Ausblick

Ein letztes Beispiel soll verdeutlichen, was man mit dem Zeilen- und Spalteneditor im Berichtsbau erreichen kann:

Beispielhaftes Berichtsergebnis mit Small Multiples

Abb. 14: Beispielhaftes Berichtsergebnis mit Small Multiples

In diesem Beispiel sieht man Umsätze der Top-5-Kunden innerhalb der vier Quadranten +/+, +/-, -/+ und -/-. Dabei bezieht sich das erste Zeichen auf das Vorzeichen der absoluten Planabweichung, das zweite auf das Vorzeichen der Vorjahresabweichung. Die Top-5-Kunden innerhalb der Quadranten sind sortiert nach der größten, absoluten Abweichung zum Planwert. Weiterhin sieht man die Summe der restlichen Kunden des Quadranten und die Gesamtsumme des Quadranten. Somit erhält man z. B. im oberen linken Quadranten alle Umsätze der Kunden, die eine positive Plan- und Vorjahresabweichung haben.

Für die Bildung der Quadranten wurden die Small Multiples eingesetzt, die Definition der Achsen wurden mit dem Spalten- und Zeileneditor vorgenommen. Wer sich intensiver mit der Materie beschäftigen will, findet die Analysesitzung als Anlage zu diesem Beitrag.