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Abweichungen mit Differenzbalken und -säulen visualisieren

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Liebe Datenanalysten,

„Zeige gleich, was anders ist.“ Diese Regel schreibt unsere Bella allen ins Stammbuch, denen der richtige Umgang mit Daten und Grafiken am Herzen liegt (Regel 18, Buch „Bella berät“). Und meint damit: Im Controlling wie im täglichen Leben interessiert uns meist das Andere, der Unterschied, die Abweichung, die Differenz. Ebendiese also sollen wir vorrangig zeigen, gleich, sofort, schnell zu erkennen. Mit DeltaMaster ist das nicht schwer: In einer Grafischen Tabelle lässt sich sehr einfach und elegant hervorheben, was anders ist – und um wie viel es anders ist. Verschiedene Darstellungsoptionen stehen zur Verfügung, darunter eine noch recht junge, die speziell für Differenzen ausgelegt ist: die Differenzbalken bzw. -säulen. Geübten Anwendern Grafischer Tabellen zeigen sie besonders kompakt den Einfluss von Abweichungen in einer Datenkonstellation. Wie Sie mit der neuen Visualisierung umgehen und wie bereits eingeführte Alternativen aussehen, zeigen wir in diesen clicks!.

Herzliche Grüße

Ihr Team von Bissantz & Company

Wo sind Abweichungen oder Veränderungen aufgetreten und wie lassen sich diese erklären? Solche Fragen sind im Controlling an der Tagesordnung. Ihnen auf den Grund zu gehen, dafür bietet DeltaMaster bekanntlich eine ganze Fülle von Werkzeugen: von einfachen Sortierungen bis hin zu ausgeklügelten Data-Mining-Verfahren und sogar deren Kombination (Pivotnavigation, siehe DeltaMaster clicks! 10/2007). Den Ausgangspunkt für eine Detailanalyse bildet in aller Regel ein Bericht, der die Abweichungen oder Veränderungen darstellt. Auf dieser Grundlage entscheidet der Anwender, wo weitere Details interessant wären und wo man die festgestellte Abweichung hinnehmen kann, ohne sie zu hinterfragen. Auch für die Darstellung von Abweichungen bietet Ihnen DeltaMaster verschiedene Varianten. In diesen clicks! stellen wir Ihnen eine relativ neue und schon recht beliebte Darstellungsoption vor: die Differenzbalken bzw. –säulen. Diese wollen wir vergleichen mit Instrumenten, die Sie seit Jahren aus DeltaMaster kennen. Gemeinsam ist den im Folgenden beschriebenen Optionen: Ab der Stufe Pivotizer können Sie sie einsetzen. Und: Es handelt sich um Grafische Tabellen; auf die schwer automatisierbaren „Businesscharts“ (Pivotgrafiken) gehen wir hier nicht ein. Zur Vereinfachung verzichten wir darauf, Abweichungen (zwischen Plan und Ist) und Veränderungen (über die Zeit) zu unterscheiden – es geht uns um die Wertunterschiede und wir verwenden Abweichung, Veränderung, Differenz synonym.

So sieht’s aus

Ab der Version 5.4.3 beherrscht DeltaMaster die sogenannten Differenzbalken bzw. –säulen als Darstellungsoption für Pivottabellen. In der Bedienung unterscheiden sich Balken und Säulen nicht, sodass wir uns fortan auf die Balken konzentrieren. Die Abbildung zeigt ein Beispiel. Eine Visualisierung in dieser Art schlägt auch Dr. Rolf Hichert in seinen Seminaren vor.

Pivottabelle mit Differenzbalken

Die Tabelle präsentiert Kundenumsätze im zeitlichen Vergleich. In der ersten Spalte ist der Umsatz des aktuellen Monats angegeben; er entspricht dem grauen Balken. Die zweite Spalte beziffert die Abweichung gegenüber dem Vormonat. Diese Abweichung wird in der ersten Spalte als Differenzbalken in Blau (Verbesserung gegenüber dem Vormonat) oder Rot (Verschlechterung) über den grauen Balken gelegt.

Nehmen wir die Darstellung genauer unter die Lupe. Der graue Balken von „The Edge Office“ repräsentiert den Umsatz mit diesem Kunden im aktuellen Monat. Dieser ist auch als Zahl angegeben: 176.360. Die Veränderung ist ebenfalls angegeben (112.805) und als blaues Versatzstück in den grauen Balken eingezeichnet. Der Wert des Vormonats ist nicht angegeben; er entspricht grafisch dem Stück vom Anfang des grauen Balkens bis zum Anfang des blauen (63.555 = 176.360 – 112.805). Der blaue Differenzbalken zeigt also, um welche Strecke dieses „Ausgangsstück“ gewachsen ist, bis die Länge des aktuellen Wertes erreicht wurde.

Unter die Lupe genommene Differenzbalken in einer Pivottabelle

Beim Kunden „Allberg Sys“ ist der Umsatz zurückgegangen. Wieder zeigt der graue Balken den Wert des aktuellen Monats (169.632). Das rote Versatzstück stellt die Differenz gegenüber dem Vormonat dar (–39.631). Der Vormonatswert entspricht der Strecke vom Anfang des grauen Balkens bis zum Ende des roten.

Her damit

Differenzbalken und ?säulen können ab der Stufe Pivotizer in die Pivottabelle eingeblendet werden. Dazu dienen die entsprechenden Optionen in deren Kontextmenü. Wie bei den anderen grafischen Elementen lässt sich einstellen, wie die Elemente skaliert werden sollen: ob sie innerhalb der gesamten Tabelle im selben Maßstab gezeichnet werden sollen (im Menü ohne Zusatztext) oder ob sie je Zeile oder je Spalte separat zu skalieren sind.

Wenn Sie die Differenzbalken zum ersten Mal aktivieren, werden Sie vermutlich nur graue Balken sehen und keine rot oder blau gezeichneten Differenzen. Anders als die übrigen grafischen Elemente verlangen die Differenzbalken nämlich eine Parametrierung. Außerdem wird vorausgesetzt, dass die Spalten/Zeilen in einer bestimmten Logik zueinander stehen: Die Visualisierung benötigt einen Hauptwert (in unserem Beispiel den Umsatz des aktuellen Monats) sowie einen oder mehrere absolute Differenzbeträge (nicht prozentuale), die in den unmittelbar folgenden Spalten oder Zeilen stehen.

Auswahl Differenzbalken oder Differenzbalken, skaliert je Zeile oder Spalte

Die Parameter stellen Sie in den Tabelleneigenschaften der Pivottabelle ein (Kontextmenü, Menü Ich möchte oder Taste F4), und zwar auf der Registerkarte Grafische Elemente (2).

Einstellung der Parameter der Differenzbalken auf der Registerkarte Grafische Elemente (2)

Blockbildung

Entscheidend ist hier die sogenannte Blockgröße: Sie gibt an, wie viele Spalten oder Zeilen DeltaMaster berücksichtigen und als Differenzbalken zeichnen soll. Mit dieser Visualisierungstechnik ist es also möglich, mehr als einen Differenzbetrag darzustellen. Das ist aber etwas für spezielle Datenlagen – in der Regel stellen Sie eine Blockgröße von 2 ein.

Die erste Spalte/Zeile in einem Block wird stets als Grundwert interpretiert und als grauer Balken gezeichnet. In den folgenden Spalten/Zeilen wird nichts gezeichnet; sie sind nur „Datenlieferanten“ für die Visualisierung in der ersten Spalte/Zeile. Das Verfahren erwartet hier absolute Differenzen zum Wert der ersten Spalte/Zeile; diese werden als rote und blaue Versatzstücke wiedergegeben. Aus diesem Grund sind bei einer Blockgröße von 1 nur graue Balken zu sehen: Jede Spalte/Zeile gilt als eigener Block, der nur einen Hauptwert hat, aber keine Differenzwerte.

Invertiert oder nicht invertiert, das ist hier die Frage

In unserem Beispiel haben wir die Differenzen invertiert abgetragen (Option in den Tabelleneigenschaften, siehe Abbildung oben). Die blauen Zuwächse wurden dadurch vom rechten Ende des grauen Ausgangswerts nach links gezeichnet, die roten Rückgänge von da aus nach rechts. Das passt zu einer Anordnung der Spalten, bei der zuerst der aktuelle Wert (oder das Ist) gezeigt wird, dann die Abweichung, dann der Vergleichswert (Vorperiode oder Plan) – so wie in der Abbildung. Man hat also eine „Davon“-Darstellung. Deswegen ist eine positive Differenz in den grauen Balken hineingelegt.

Differenzbalken, mit invertiert abgetragenen Differenzen, in einer Pivottabelle

Ohne Invertierung ist es umgekehrt: Positive Differenzen werden nach rechts weitergezeichnet, negative von derselben Stelle aus nach links. Das passt zu einer Anordnung der Spalten, bei der zuerst der Vergleichswert (Vorperiode oder Plan) gezeigt wird, dann wiederum die Abweichung, dann der aktuelle Wert (oder das Ist).

Differenzbalken ohne Invertierung in einer Pivottabelle

Balken für Differenzen statt Differenzbalken

Mit den schon seit langem vertrauten Werkzeugen von DeltaMaster können Sie dieselben Daten auch auf andere Art visualisieren: etwa indem Sie über das Kontextmenü Balken einblenden. In Kombination mit der Notation (Menü Modell, siehe DeltaMaster clicks! 08/2009) entsteht damit ohne weitere Parameter eine Darstellung wie diese.

Ein Wert, ein grafisches Element – das ist schnell zu verstehen, ohne Erklärungen.

Pivottabelle mit Balken für Differenzen statt Differenzbalken

Welche Variante geeignet ist, hängt wie so oft von den Daten ab.