Was ist Excel und wie kann man Excel für das Controlling einsetzen?

Auf einen Blick

• Excel ist in nahezu jedem Unternehmen verfügbar und ohne Schulung für Grundfunktionen nutzbar.
• Im Controlling eignet sich Excel für Ad-hoc-Analysen, Prototypen und überschaubare Planungsmodelle.
• Mit jeder zusätzlichen Datei, jedem Nutzer und jeder Datenquelle steigen Fehlerrisiko und Konsolidierungsaufwand.
• Typische Fehler lassen sich durch eine saubere Modellstruktur verringern, aber nicht vollständig beseitigen.
• DeltaMaster von Bissantz ergänzt oder ersetzt Excel dort, wo zentrale Datenhaltung und Revisionssicherheit gefragt sind.

Excel Definition

Microsoft Excel ist das meistgenutzte Tabellenkalkulationsprogramm der Welt. Es erlaubt Nutzern, Daten in einem zweidimensionalen Raster zu erfassen, mit Formeln zu verknüpfen, grafisch darzustellen und in Dateiform zu speichern. Excel ist Bestandteil von Microsoft 365 und damit in nahezu allen Unternehmensumgebungen standardmäßig verfügbar.

Die Kernfunktionen umfassen:

• Zellenbasierte Berechnung mit Formeln und Funktionen (z. B. SUMME, SVERWEIS, INDEX/VERGLEICH)
• Pivot-Tabellen zur flexiblen Datenaggregation und -analyse
• Diagramme und Visualisierungen für die Aufbereitung von Zahlenreihen

In der Unternehmenspraxis hat Excel eine Doppelrolle: Es ist gleichzeitig Datenbehälter, Berechnungsmaschine, Berichtsformat und Kommunikationsmedium – eine Vielseitigkeit, die seinen Erfolg erklärt, aber auch seine Grenzen definiert.

Was sind typische Einsatzfelder von Excel für das Controlling?

Excel in der Unternehmensplanung

• Budgetierung und Jahresplanung: Controller erstellen Planungsvorlagen, die an Fachbereiche verteilt, befüllt und konsolidiert werden. Schnell aufzusetzen, ohne Zusatzlizenz – aber sobald mehrere Versionen kursieren, entsteht Versionschaos.
• Forecasting und rollierende Planung: Ist-Daten werden manuell oder per ERP-Import aktualisiert, Szenarien durch einfaches Überschreiben von Zellen getestet. Nachteil: Wer hat was wann geändert? Ohne zusätzliche Disziplin nicht rekonstruierbar.
• Szenarioplanung: Mit Datentabellen oder dem Szenario-Manager lassen sich Umsatzannahmen variieren und Auswirkungen auf EBIT oder Cashflow direkt ablesen. Wertvoll – solange das Modell überschaubar bleibt.
• Konsolidierung: Tochtergesellschaften liefern Planungsdaten in standardisierten Excel-Mappen, die zentral zusammengeführt werden. Fehleranfällig, zeitintensiv und kaum skalierbar.

Excel in der Analyse

• Ad-hoc-Analysen: Rohdaten aus ERP oder Data Warehouse exportieren, per Pivot-Tabelle aggregieren, erste Erkenntnisse in Minuten gewinnen. Diese Stärke bleibt unbestritten – auch dort, wo BI-Systeme im Einsatz sind.
• Szenario- und Sensitivitätsanalysen: Parameterfelder und Szenario-Manager ermöglichen schnelle Was-wäre-wenn-Betrachtungen. Funktioniert gut bei überschaubaren, sauber dokumentierten Modellen.
• Datenmodellierung mit Power Query und Power Pivot: Daten aus verschiedenen Quellen importieren, bereinigen und in relationalen Modellen verknüpfen. Erheblicher Zugewinn für Controller ohne vollwertige BI-Infrastruktur – stößt bei großen Datenmengen jedoch an Leistungsgrenzen.

Excel im Reporting

• Standardberichte und Managementreporting: Berichtsvorlagen werden monatlich mit aktuellen Daten befüllt und als PDF oder Excel weitergegeben. Die nahezu unbegrenzte Gestaltungsfreiheit ist dabei zweischneidig: In der Praxis führt sie häufig zu inkonsistenten, überladenen Berichten.
• Abweichungsanalysen: Plan-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen lassen sich mit einfachen Formeln und bedingter Formatierung schnell umsetzen. Bei mehrdimensionalen Analysen über mehrere Perioden, Regionen und Produktgruppen hinweg wird Excel jedoch schnell unhandlich.
• Visualisierung und Dashboards: Excel bietet eine breite Palette an Diagrammtypen und erlaubt den Aufbau einfacher Dashboards. Interaktivität ist jedoch begrenzt, Aktualisierungen sind manuell und die Darstellungsqualität bleibt hinter spezialisierten Visualisierungstools zurück.

Was sind die Stärken von Excel für das Controlling?

Excel hat seinen Stellenwert nicht zufällig. Folgende Eigenschaften machen es für das Controlling attraktiv:

• Verfügbarkeit und Verbreitung: Excel ist in nahezu jedem Unternehmen installiert. Kein Onboarding, keine Schulung für Grundfunktionen, keine Lizenzverhandlung ist nötig. Controller können sofort loslegen.
• Maximale Flexibilität: Kein Controlling- oder BI-System ist so flexibel wie eine leere Excel-Tabelle. Sonderstrukturen, individuelle Planungslogiken, ungewöhnliche Berichtsformate – all das lässt sich abbilden, ohne auf Systemgrenzen zu stoßen.
• Schnelle Prototypen: Neue Planungsmodelle, Kalkulationsschemata oder Reportingstrukturen lassen sich in Excel schnell entwerfen und testen, bevor sie in ein professionelles System überführt werden.
• Breite Akzeptanz: Excel wird von Controllern, Fachbereichsleitern und Führungskräften gleichermaßen verstanden. Berichte und Modelle in Excel müssen nicht erklärt werden – das Format ist selbstverständlich.

Was sind die Schwächen und Risiken von Excel für das Controlling?

Die Risiken des Excel-Einsatzes im Controlling sind gut dokumentiert und in der Fachliteratur sowie in Praxisstudien umfangreich beschrieben:

Was sind Best Practices von Excel für das Controlling?

Wer Excel für Analyse, Planung oder Reporting einsetzt, sollte folgende Grundprinzipien beachten:

Anwendungsbeispiele: Wo wird Excel im Controlling eingesetzt?

Excel begleitet das Controlling in Planung, Analyse und Reporting. Die folgenden Einsatzfelder zeigen typische Situationen in Unternehmen.

Zusammenfassung

Excel ist im Controlling unverzichtbar für schnelle Analysen, Prototypen und überschaubare Modelle. Bei unternehmensweiter Planung, vielen Beteiligten und Revisionspflicht führen Dateistruktur und manuelle Arbeitsschritte zu Versionschaos und Fehlern. DeltaMaster von Bissantz verbindet die Flexibilität von Excel mit zentraler Datenhaltung, automatischer Konsolidierung und Audit-Trail.