Seit 2007 wüten wir zusammen mit Rolf Hichert gegen grafische Opulenz und inhaltliche Magersucht im Reporting. Vor kurzem fand unser zehntes gemeinsames „Intensivseminar zum Industrierepor­ting“ in Nürnberg statt. Zeit für ein paar Gedanken zu Hicherts SUCCESS-Konzept und unserem Industriereporting.

Angefangen hat alles mit Gerhard Wöhrl. Er war Gast bei unserem Executive-Forum im November 2007 in Berlin. Rolf Hichert war als Referent dabei und trat für seine Ideen zur Notation im Controlling ein. Einer seiner schönen Sätze dazu: Gleiches soll gleich aussehen, verschiedenes verschie­den. Gerhard Wöhrl beschloss, das müssen auch seine Vorstände und Ge­schäftsleiter erfahren, und hakte nach: Könnten Bissantz und Hichert die Berliner Veranstaltung nicht in einem kompakten Format für sein Haus wiederholen? Mit Rolf Hichert teilen wir viele Überzeugungen, streiten fröhlich nur im Detail und wir predigen auf jeden Fall gegen dieselben Sünden. Also meinten wir beide ja und luden auch andere Unternehmen nach Nürnberg zur Auftaktveranstaltung ein. So kam es zum ersten gemeinsamen Notations­seminar. Es heißt seitdem „Intensivseminar zum Industriereporting“.

Mit Rolf Hichert auf der roten Couch des Carlton in Nürnberg, nach dem 10. Intensivseminar zum Industriereporting am 6. Oktober.

Industriereporting – Unify, Condense, Simplify

Führung und Mitarbeiter mit Informationen zu versorgen und Berichte zu fertigen, ist ein Produktionsprozess. Auch im Reporting geht es um Durchlaufzeit, Qualität, Kapazität und Kosten. Und auch im Reporting profitieren wir von den Segnungen der Automation und Normung. Voraussetzung ist allerdings, dass wir Berichtsformate nutzen, die leicht automatisierbar und frei von Nacharbeit sind. Das leisten Grafische Tabellen.

Ein schönes Beispiel dafür ist der folgende Bericht im Format eines „Small Multiple“. An ihm zeigen sich viele Segnungen von Automation und Notation.

Ein Beispiel aus dem Vertriebscontrolling: Was sind die fünf absatzstärksten Produkte in jedem Vertriebsgebiet? Notation, Skalierung und Layout bestimmt der Rechner automatisch. Quelle: DeltaMaster. Anklicken zum Vergrößern.

Um Format und Layout muss man sich nicht kümmern. Das Format ist standardisiert, das Layout ermittelt der Rechner abhängig vom verfügbaren Platz. Der Inhalt wird datengetrieben produziert. Dazu werden zwei Rangfolgen iterativ ineinander verschachtelt. Das alles ist einiges an Rechenarbeit. Der Anwender merkt davon nichts.

In Hicherts SUCCESS-Konzept gibt es die Punkte „UNIFY“ (Bedeutung vereinheitlichen), „CONDENSE“ (Information verdichten) und „SIMPLIFY“ (Kompliziertheit vermeiden). Im Beispiel spiegeln sie sich unterschiedlich wider. Dicht genug kann es uns bekanntlich nicht sein, weswegen Sparklines zum Standardinventar beinahe all unserer Berichte gehören. Noch länger bewährt hat sich unser Farbstandard, der Werte blau malt, die in einem betriebswirtschaftlichen Schema positiv auf die Spitzenkennzahl wirken. Das weicht vom üblichen Grün ab. Zwar erlauben wir auch Grün als Standard, aber es ist nicht der Default. Für diese Lösung spricht eine zugegebenermaßen dünnhäutige Interpretation der Signalwirkung der Farbe Grün: Ein schwacher positiver Wert ist nicht positiv.

Unser Bauhaus-Stil, der mit jedem Pixel geizt, könnte einfacher nicht sein. Aber dies ist nur ein Aspekt des „SIMPLIFY“. Das Beispiel ist vergleichbar skaliert, gleiche Punktabstände stehen für gleiche relative Wertunterschiede. Die Skalierung wird per Default gefunden, der Anwender wird damit nicht behelligt. Auch das eine Form der Vereinfachung.

Enable

Im SUCCESS-Konzept gibt es den Punkt „Enable“. Gemeint ist: Notation muss in Unternehmen erst durchgesetzt werden. Also gilt es, nicht nur über verbesserte Darstellung von Berichten nachzudenken, sondern auch über ihre organisatorische Verankerung. Wir sehen uns als Softwarehersteller einerseits gefordert, andererseits im Vorteil: Seit einiger Zeit stellen wir Formate bereit, die ohne Eingriff des Anwenders Berichte hoher Güte liefern. Sonderlocken verhindern wir bisher nicht, aber es kostet Mühe, sie zu drehen. Standards können wir durch Codierung oder als Defaultwerte setzen.

Say

Rolf Hichert betont, wie wichtig die Botschaft ist („SAY“), und damit hat er Recht. Ohne Botschaft geht es nicht in Stabsabteilungen, bei Ad-hoc- und Sonderanalysen, in Geschäftsberichten, in der Kommunikation mit Aktionären und Analysten, bei strategischen Entscheidungen zu Investition und Desinvestition und Ähnlichem. Ohne Botschaft muss es mitunter gehen bei massenhaft produzierten Standardberichten für hunderte von Empfängern. Zwar kann auch hier der Rechner wenigstens einfache Botschaften selbst erzeugen, aber an das Niveau eines versierten Controllers kommt er nicht heran. Wir tun beides: Software kann die Speicherung und Verteilung der Botschaft unterstützen und angemessen automatische Interpretation erlauben wir dem Rechner ebenfalls.

Check

Rolf Hichert hasst manipulierte Diagramme ebenso wie ich. Beide sammeln wir Beispiele dazu und werden nicht müde, uns darüber zu ärgern. Bellas Blog, der dem Erkennen und Vermeiden von Manipulation gewidmet ist, geht demnächst ins sechste Jahre. 141 Beiträge sind schon erschienen und das Material geht unserem Bürohund nicht aus. Im SUCCESS-Konzept heißt das Thema „CHECK“. Berichte sollen nicht nur wichtig, sondern auch richtig sein. Wir sprechen von Berichtsintegrität. Sie wird durch geeignete Standardformate gesichert, in komplizierteren Fällen sind jedoch Algorithmen notwendig, die datenabhängig die richtige Variante vorschlagen. In Skalierungsfragen haben wir uns jüngst zu einer noch konsequenteren Position durchgerungen und werden einige Defaults dogmatischer vorgeben. Rolf und ich werden darüber noch viel zu streiten haben.

Vorher bringe ich noch eine Flasche Champagner auf den Weg – meinen Wetteinsatz. Rolfs Mantra zehn Seminare lang: Unsere Beamer taugten nichts, deswegen baue er jetzt seinen auf. Ich jedes Mal: Kann nicht sein, teuer, neuestes Modell usw. Dieses Mal behielt er Recht. Die Lampe hätte gewechselt werden müssen. Null zu eins. Im Mai treten wir mit neuer Lampe an.