Wie ein Fertighaushersteller seine Gemeinkostenverteilung digitalisiert – und mit einem maßgeschneiderten Umlagenprozess Klarheit, Effizienz und Steuerung erreicht.

Nachhaltigkeit, Qualität, Maßarbeit – dafür steht Baufritz seit 1896. Doch während die markanten Holzhäuser des bayerischen Fertighausherstellers sofort ins Auge fallen, bleibt eine andere Stärke oft im Verborgenen: die Art, wie intern gesteuert wird. Denn wer rund 180 Häuser im Jahr baut, rund 500 Mitarbeitende beschäftigt und zuletzt einen Umsatz von über 120 Millionen Euro erwirtschaftete, muss nicht nur gute Produkte herstellen – sondern auch seine Kosten im Griff haben. Besonders die indirekten. Denn die Zukunft der Fertighausbranche liegt nicht nur im ökologischen Bauen, sondern auch in der digitalen Planung.

2024 hat das Unternehmen deshalb gemeinsam mit dem Nürnberger BI-Anbieter Bissantz & Company einen neuen Weg eingeschlagen: ein digitaler, dreistufiger Umlagenprozess, maßgeschneidert für die unternehmensweite Planung mit DeltaMaster.

Die Herausforderung: Transparenz für Gemeinkosten schaffen

Ob Verwaltung, IT oder Gebäudenutzung – viele Kosten entstehen nicht direkt in Projekten, sondern wirken im Hintergrund. Diese Kosten müssen jedoch fair auf Produktbereiche oder Projekte umgelegt werden. Bei Baufritz wurden diese bislang manuell in Excel berechnet und über DATEV gebucht. Das führte zu hohem Aufwand, eingeschränkter Nachvollziehbarkeit und begrenzten Möglichkeiten, daraus steuerungsrelevante Erkenntnisse zu gewinnen.

Wolfgang Belker, verantwortlicher Projektleiter bei Baufritz, erinnert sich an die Ausgangslage: „Gerade die Gemeinkosten waren für uns schwer greifbar – sie waren da, aber nicht wirklich sichtbar. Wir wussten, dass wir da mehr Transparenz brauchen, um sinnvoll steuern zu können.“

Mit dem Ziel, genau diese Transparenz herzustellen, entstand im Rahmen eines bestehenden Projekts zur Integrierten Unternehmensplanung (IUP) ein eigenständiges Modul zur Gemeinkostenverteilung: ein digitaler Umlagenprozess, der dreistufige Verteilungen abbildet – auf Basis realer Kostenzusammenhänge.

Die Lösung: Maßgeschneidert statt Standard

Der neue Prozess wurde nicht aus bestehenden Komponenten zusammengestellt, sondern als Custom-Modul von Grund auf entwickelt – fachlich wie technisch.

„Es war ein echtes Co-Projekt“, sagt Jens Reumann, Projektleiter bei Bissantz. „Wir haben mit Baufritz eine Lösung entwickelt, die exakt zu den Anforderungen vor Ort passt – von der Datenaufbereitung bis zur Berichtslogik.“

Die Umsetzung erfolgt über:

• eine SQL-Prozedur, die alle Umlagen automatisch berechnet,
• eine DeltaMaster-Aktion, mit der der Prozess direkt im Fachbereich gestartet werden kann, und
• Berichte, die alle drei Umlagestufen klar in DeltaMaster visualisieren – inklusive Filterfunktionen, Quell-/Zielkostenstellen und Begründung der Verteilungen.

Das Modell basiert auf einer dreistufigen Logik, bei der jede Stufe auf der vorhergehenden aufbaut – und so die Komplexität realitätsnah abbildet. Das schafft vollständige Transparenz: Wer gibt Kosten ab? Wer trägt welchen Anteil? Und warum?

Praxisnah geplant, produktionsreif im Voraus

Der enge Schulterschluss zwischen Baufritz und dem Bissantz-Team war entscheidend. Schon beim ersten Workshop im November 2024 in Erkheim entstand die initiale Version der Umlagelogik – „am zweiten Tag funktionierte die Berechnung“, erinnert sich Aleksandra Pushkina, Consultant bei Bissantz.

Im weiteren Projektverlauf wurde zusätzlich eine Gegenbuchungslogik entwickelt, um Belastungen und Entlastungen korrekt gegeneinander abzubilden. Die Produktivsetzung erfolgte bereits im Frühjahr 2025 – deutlich vor dem Start der nächsten Planungsrunde im Herbst. So stand das neue Modul zum idealen Zeitpunkt bereit.

Der Nutzen: Entlastung, Klarheit, Steuerung

Was früher viel Zeit kostete, läuft jetzt in Minuten: Der neue Umlagenprozess bringt gleich mehrere Vorteile:

• Zeitersparnis: Wegfall manueller Berechnungen
• Transparenz: Klare Sicht auf Ursache und Wirkung jeder Umlage
• Steuerungsfähigkeit: Belastungen und Entlastungen sind nachvollziehbar – und planbar
• Autonomie: Der Fachbereich kann die Berechnung selbstständig anstoßen
• Zukunftsfähigkeit: Das Modul ist vollständig in die Integrierte Unternehmensplanung von Bissantz eingebunden und für künftige Planungsrunden vorbereitet

Ein Projekt mit Hebelwirkung – und Weitblick

Was also auf den ersten Blick nach Technik klingt, ist in Wahrheit ein strategischer Digitalisierungsschritt. Der neue Umlagenprozess bringt nicht nur Zeitersparnis, sondern ermöglicht erstmals eine differenzierte Steuerung auf Basis echter Kostenzusammenhänge – eine wichtige Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Für Wolfgang Belker ist der Effekt spürbar: „Die Lösung hat uns nicht nur Arbeit abgenommen – sie hat unsere Sicht auf Gemeinkosten verändert. Heute verstehen wir besser, wo Kosten entstehen, wie sie verteilt werden und was das für unsere Planung bedeutet.“

Warum Bissantz? Eine Lösung, die mehr kann

Viele BI-Systeme können einfache Verteilungen abbilden – aber kaum eines bietet die Tiefe und Flexibilität, die komplexe Gemeinkostenumlagen erfordern. DeltaMaster von Bissantz kann das. Und zwar so, dass Fachbereich und Controlling eng zusammenarbeiten können – nicht nebeneinander, sondern gemeinsam.

Für Jens Reumann war genau das entscheidend für den Erfolg: „Gerade im Mittelstand zeigt sich oft, wie schnell BI-Projekte in der IT-Ecke landen – statt dort, wo sie hingehören: bei Fachbereich und Controlling.“

Auch Aleksandra Pushkina, Consultant bei Bissantz, hebt die Passgenauigkeit der Lösung hervor: „Die integrierte Planung mit DeltaMaster bietet die nötige Flexibilität, ohne auf Standards zu verzichten – das ist besonders wichtig bei so individuellen Anforderungen wie im Baugewerbe.“

Fazit: Digitalisierung mit Substanz

Der neue Umlagenprozess bei Baufritz ist kein technischer Selbstzweck, sondern ein strategisches Instrument zur Steuerung. Er zeigt, wie Digitalisierung im Mittelstand funktioniert, wenn sie praxisnah gedacht, individuell angepasst und fachlich sauber umgesetzt wird.

„Die Zusammenarbeit mit Bissantz war partnerschaftlich und persönlich – wir haben gemeinsam eine Lösung entwickelt, die zu unserer Organisation passt. Der neue Umlagenprozess bringt uns mehr Klarheit, weniger Aufwand und eine deutlich bessere Steuerungsfähigkeit“, fasst Wolfgang Belker es zusammen.