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Das Einmaleins der Planung mit DeltaMaster

Jeder, der bei einer Rallye durch schwieriges Gelände steuern muss, braucht, neben fahrerischem Geschick, eine vorab ausgetüftelte Route. Kein Profi würde planlos in irgendeine Richtung fahren. Gleiches gilt in der Unternehmensführung: Steuerung ohne fundierte Planung ist undenkbar. Derzeit stellen viele Unternehmen ihre Planungsprozesse auf den Prüfstand. Gefragt sind Lösungen, die sich durch Anpassbarkeit, Aufwandsreduktion, Zeitersparnis, einfache Handhabung, Variationsmöglichkeiten und die Integration von Teilplänen auszeichnen. Mit welchen best practices man diesen Anforderungen begegnet und wie man mit DeltaMaster auf Basis des Microsoft SQL Servers maßgeschneiderte Planungslösungen erstellt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Aktivierung

Organisationen unterliegen stetigem Strukturwandel. Zu Beginn einer Planungsrunde stellt sich daher stets die Frage nach der Auswahl bzw. Parametrisierung der Planobjekte. Oder einfach ausgedrückt: Wer plant was?

Zur Parametrisierung einer Planung hat sich ein Ansatz etabliert, den wir “Aktivierung” nennen. Hierbei versieht ein Administrator bzw. ein Planer die relevanten Planobjekte mit Aktivierungsflags. Ein Aktivierungsflag ist nichts anderes als ein Planwert <> 0, der zu einer Objektkombination (Produkt A und Vertriebsgebiet B) erfasst wird. Die folgende Abbildung zeigt eine Aktivierungsmaske „Produkt-Vertrieb“. Durch die Einträge wird festgelegt, dass 6 Produkte in 4 Vertriebsgebieten geplant werden sollen. Insgesamt sind 12 zu planende Objektkombinationen definiert.

Die Aktivierung der Planobjekte kann im mehreren Schritten erfolgen. Nachdem die Planprodukte wie oben beschrieben aktiviert sind, können diese in einem zweiten Schritt einem Planer zugewiesen werden. Auch hier verfahren wir nach dem zuvor beschriebenen Ansatz. Der Clou im zweiten Schritt ist aber, dass durch Abfrage der Aktivierungsflags nur diejenigen Produkte in die weitere Parametrisierung übernommen werden, die zuvor auch aktiviert wurden.

Zum Abschluss einer mehrstufigen Aktivierung empfiehlt sich eine Prüfung, ob die Aktivierung vollständig ist. So sollte für obiges Beispiel überprüft werden, ob alle aktivierten Produkte auch genau einem Planer zugeordnet sind. Dies erledigt sich in DeltaMaster durch die eingebauten Standardverfahren, wie beispielsweise durch ein Ranking der Produkte nach der Anzahl ihrer Aktivierungsflags. Planprodukte, die mehr als einem Planer bzw. keinem Planer zugeordnet sind, lassen sich somit per Knopfdruck identifizieren.

Hinter dem Ansatz der Aktivierung verbirgt sich ein mächtiges Vorgehensmodell zur Parametrisierung und zum automatischen Aufbau von Berichten. Dieses garantiert die geforderte Flexibilität, um Planungen an organisatorische Änderungen anzupassen.

Vorschlagswerte

Zeitersparnis ist ein erklärtes Ziel in jedem Planungsprojekt. Wie wäre es also, wenn ein erstes Planszenario schon vorliegt, bevor der Planer überhaupt eine Zahl eingegeben hat? Um dies zu erreichen verwenden wir Vorschlagswerte, die automatisch vom System generiert werden. Anhand der zuvor beschriebenen Aktivierung sind die Planobjekte bereits bekannt. Für diese müssen Vorschlagswerte, die meist auf historischen Daten basieren, ermittelt und als Planwerte gespeichert werden. Die Auswahl, Verarbeitung und Speicherung der Vorschlagswerte erfolgt im relationalen Data Warehouse. Ob man zur Vorschlagswertgenerierung die Ist-Werte des Vorjahres, Mittelwerte eines Zeitintervalls oder zusätzliche Gewichtungen verwendet, ist letztlich nur eine Frage der Definition. Entscheidend ist vielmehr, dass der Planer keine Zeit mehr aufwenden muss, um ein erstes Planszenario zu entwerfen. Stattdessen kann er sich sofort den entscheidenden Anpassungen der Vorschlagswerte widmen. Zudem hat er die Gewissheit, dass die Vorschlagswerte bereits eine plausible Planung repräsentieren, wodurch die Qualität der Planung steigt. Und nebenbei bemerkt: es ist kein schöner Anblick und wenig motivierend, wenn man zu Beginn einer Planung vor leeren Masken steht.

Vorschlagswerte bieten sich auch im Rahmen der zuvor beschriebenen Aktivierung an. So könnten beispielsweise alle Kunden eines Landes, die in den letzten drei Jahren Ist-Umsätze hatten, als „aktive“ Kunden deklariert und automatisch durch Setzen eines Flags voraktiviert werden. Insbesondere bei den Planungsanwendungen, die auf einem großen Mengengerüst an Planobjekten basieren, ist die Verwendung von Vorschlagswerten sowohl für die Aktivierung als auch für die spätere Dateneingabe von großem Nutzen.

Eine weitere Anwendung für Vorschlagswerte sind Umzugsprozesse von Daten, die auf Grund organisatorischer Veränderungen erforderlich werden. Ein typisches Beispiel für einen Datenumzug stellen Neuprodukte dar, die Altprodukte ablösen. Neuprodukte haben keine Datenhistorie. Daher werden im Rahmen der Vorschlagswertgenerierung die Ist-Daten des Altproduktes als Vorschlagswert für das Neuprodukt verwendet.

Personifizierung

Die Handhabung einer Planungsanwendung muss so einfach und effizient wie möglich gestaltet sein. Dies wird hauptsächlich damit erreicht, dass sämtliche Planungsmasken für den jeweiligen Planer vorgefertigt werden und der Planer keine weiteren Einstellungen, wie beispielsweise die Auswahl seiner Planungsobjekte, tätigen muss. Jeder Planer sollte also seine persönliche Planungsmappe bekommen, in der er seine Planwerte sofort erfassen kann.

Um dies sicherzustellen, greifen wir auf Altbewährtes zurück: die Aktivierung. Mit Aktivierungsflags lassen sich alle Planobjekte, die einem Planer im Rahmen der Aktivierung zugeordnet wurden, abfragen. Dadurch gelingt ein parametergesteuerter und vor allem automatischer Aufbau von Planungsmasken. In dem Moment, in dem beispielsweise die Berichtssicht auf einen anderen Planer umgestellt wird, sorgen Filter in der Achsendefinition der Planungsmaske dafür, dass stets die richtigen Planobjekte zum gerade betrachteten Planer angezeigt werden. Somit ist die Aktivierung auch der Schlüssel zur personifizierten Erstellung von Planungsmasken.

Automatische Generierung von Planungsmappen

Denkt man an die üblicherweise große Anzahl an Planern bzw. an Planobjekten, so wünscht sich jeder Administrator eine Automation zur Erstellung personifizierter Planungsmappen. Dieser Wunsch wird mit dem DeltaMaster ReportServer erfüllt. Der ReportServer automatisiert Routinetätigkeiten, wie beispielsweise das Vervielfältigen und Verteilen von Analysesitzungen. Gespeicherte Analysesitzungen und die in ihnen enthaltenen Berichtsmappen dienen dem ReportServer hierbei als „Kopiervorlage“. Um also eine beliebige Anzahl personifizierter Planungsmappen zu erstellen, reicht eine Vorlage, die dann im ReportServer entlang der Liste der Planer aktualisiert und vervielfältigt wird. Anzumerken ist noch, dass im ReportServer auch die Aktivierungsflags abgefragt werden können. Dies ist nützlich, wenn bspw. für jedes Planobjekt des Planers ein eigener Bericht erzeugt werden soll. In diesem Fall wird im ReportServer neben der Iteration der gesamten Berichtsmappe eine weitere Iteration einzelner Berichte angestoßen, die durch die Aktivierungsflags gesteuert wird.

Eingabeunterstützung

Nach der Aktivierung, der Vorschlagswertgenerierung und der Bereitstellung personifizierter Planungsmappen beginnt die eigentliche Arbeit für den Planer: seine Dateneingabe. Hierbei kann er durch komfortable Eingabeoptionen viel Zeit bei der Erfassung und der Anpassung der Planwerte sparen.

DeltaMaster erlaubt neben bottom-up- auch top-down-Eingaben. Wenn beispielsweise der Planwert über alle Produkte um 10% erhöht werden soll, reicht eine einzige Eingabe auf der Produktsumme. Die damit verbundene Änderung wird dann automatisch auf alle bis dato geplanten Produkte proportional verteilt. Diesen Vorgang nennt man „Splashing“. Neben einer prozentualen Veränderung lassen sich auch Absolutwerte oder Differenzen zum bestehenden Planwert erfassen.

Eine weitere Eingabeunterstützung leistet die Zellfixierung. Einmal festgelegte Werte können damit vor weiterem Überschreiben geschützt werden. So kann der Planer bspw. die Jahressumme seiner Planung fixieren, damit diese bei einer saisonalen Umverteilung innerhalb der Monate nicht verändert wird. Die Fixierung ist bei jeder Form der Anteilsplanung, bei der ein Vorgabewert (bspw. Jahreswert) prozentual auf weitere Planobjekte (bspw. Monate) verteilt werden soll, außerordentlich hilfreich. Die folgende Abbildung zeigt eine Planungsmaske zur saisonalen Verteilung des vorgegebenen Jahresumsatzes. Die Fixierung der Anteilssumme im Plan 2009 garantiert, dass bei saisonaler Umverteilung weder der zuvor geplante Umsatz noch die Planmenge für 2009 verändert werden.

Eingaben auf berechnete Planwerte

Eingaben auf berechnete Planwerte mit anschließender Wertweitergabe gehören zum DeltaMaster-Standard. Als Beispiel dient eine Umsatz- und Preisplanung, bei der die Planmenge als Analysewert in DeltaMaster berechnet wird (Menge = Umsatz / Preis). Mit einem Mechanismus zur Wertweitergabe wird es möglich, dass Planwerte nicht nur für Umsatz und Preis, sondern auch für die Menge erfasst werden können. Eine Anpassung der Menge um 50% hat zur Folge, dass nicht die Menge, sondern über die Wertweitergabe der in der Datenbank gespeicherte Planumsatz um 50 % erhöht wird. Die Veränderung des Planumsatzes zieht wiederum eine Neuberechnung der in DeltaMaster als Analysewert definierten Menge nach sich.

Integration

Die zuvor beschriebenen Ansätze der Aktivierung, Vorschlagswertgenerierung, Personifizierung und Eingabeoptimierung lassen sich nahtlos zu einer integrierten Planung zusammenführen. Ein Beispiel hierfür liefert ein DeltaMaster Planungsprojekt, in dem 22 Teilpläne aus 4 voneinander getrennten Planbereichen in eine integrierte Plan-DB-Rechnung überführt werden. Sämtliche Eingaben aus den Teilplänen münden in ein gemeinsames Datenmodell, so dass nach jeder Eingabe der Plan-DB unmittelbar analysiert werden kann.  Die folgende Abbildung skizziert den Ablauf der Planung und die Integration der jeweiligen Teilpläne.