Anders ist bei den „Galliern aus Ostwestfalen“ – wie sie sich selber nennen – nicht nur die Produktstrategie, medizinische und kosmetische Lösungen für Tabuthemen wie Haarausfall, Neurodermitis, Scheidentrockenheit oder Ka­ri­es zu entwickeln. Auch die Organisationsgestaltung ist anders. „Als Fa­mi­li­en­un­ter­nehmen ist die Dr. Wolff Group gekennzeichnet durch flache Hier­ar­ch­ien, kurze Entscheidungswege und dementsprechend viele Personen mit viel Verantwortung“, sagt Lars Generotzky, Leiter Controlling bei der Dr. Wolff Group. „Es ist mein Anspruch als Controlling-Verantwortlicher, allen Berichtsempfängern die jeweils von ihm benötigten Steuerungs­in­for­ma­tio­nen in leicht konsumierbarer Form zu liefern – und das so effizient und schnell wie möglich.“

Diesem Anspruch konnte der Controllingleiter in der Vergangenheit nur be­dingt nachkommen: Das Berichtswesen basierte auf Excel. Eine emp­fän­ger­orientierte Frequenz der Bereitstellung war ebenfalls nicht möglich. His­to­risch gewachsen erstellten zudem die beiden Hauptgesellschaften der Dr. Wolff Group, Dr. Kurt Wolff (kosmetische Sparte) und Dr. August Wolff (phar­ma­zeu­ti­sche Sparte), unterschiedliche Berichte für die gleichen Empfänger. In der Folge mussten sich die Emp­fän­ger in zwei verschiedene Berichtswelten einlesen.

Die Dr. Wolff Group verordnete sich ein einheitliches, automatisiertes Reporting auf einer zentralen Datenbasis. Die Berichte der beiden Haupt­ge­sell­schaf­ten sollten verbunden und hinsichtlich Spaltenaufbau, Notation und Visualisierung standardisiert werden.

Eine weitere Anforderung bestand darin, es Be­richts­emp­fängern zu ermöglichen, Berichte im Selfservice-Verfahren zu nutzen. Im Einzelnen gehörte dazu die Möglichkeit, Berichte eigenständig auf­zu­ru­fen, nach individuellen Bedürfnissen zu filtern, Drill-down anzuwenden und zu navigieren.

Als einheitliche Datenbasis dient Microsoft SQL Server/Analysis Services. Da­ten aus SAP ERP werden mittels einer SAP-Schnittstelle von Theobald Software extrahiert und in die Datenbank integriert. Eingebunden sind zudem ergänzend CSV-Daten, beispielsweise Marktdaten von Drittanbie­tern mit den Umsätzen weiterer Handelsstufen.

Für die Aufbereitung der Daten für Analyse- und Reportingzwecke kommt DeltaMaster zum Einsatz. Erstellt wurden jeweils ein Datencube für die bei­den Hauptgesellschaften. Ein weiterer Cube beinhaltet die Absätze und Umsätze der Exportkunden. Zudem ist die Bereichs- und Län­der­er­geb­nis­rechnung in einem Cube abgebildet.

Die Berichtserstellung obliegt vier Mitarbeitern aus dem Controlling. Sie erstellen und überarbeiten Berichte fortlaufend, immer im Dialog mit den Berichtsempfängern aus Einkauf, Vertrieb und Marketing sowie der Ge­schäfts­füh­rung. Über eine Berechtigungsmatrix legt das Controlling fest, auf welche Daten einzelne Mitarbeiter Zugriffsrechte haben. So können bei­spiels­weise die Vertriebsmitarbeiter nur die Zahlen für ihre Region ein­se­hen.
Für eine einheitliche Berichtsgestaltung sorgen Notationsregeln, die in DeltaMaster mittels eines Editors festgelegt wurden und automatisch für jede Grafische Tabelle umgesetzt werden.

Die Mitarbeiter und die Geschäftsführung nutzen DeltaMaster für die Ana­ly­se von Tages-, Monats- und Quartalsumsätzen und -absätzen. Diese können nach Unternehmen, Marke, Land, Kunde, Außendienstmitarbeiter etc. spe­zi­fi­ziert werden. Des Weiteren stehen Produkt-, Kunden- und Länder­er­geb­nis­rechnungen im Fokus. Über ein Management-Dashboard, das die wich­tigs­ten Kennzahlen auf übersichtlichen Kacheln präsentiert, gelangt man zu standardisierten Berichten mit Plan- und Vorjahresvergleichen.

In diesen kön­nen die Berichtsempfänger auf einfache Weise selbst navigieren und die für sie relevanten Details recherchieren.

Abweichungen wie beispielsweise sinkende Absatzmengen einer Marke in einer Region bzw. bei einer spezifischen Kundengruppe werden zeitnah sichtbar: Ein täglich versendeter Frühwarnbericht zeigt an, wo gehandelt werden muss.

Das Management informiert sich zudem über die DeltaApp, eine Anwendung für iOS und Android, auch jenseits des Schreibtisches über die wichtigsten Umsatz- und Absatzkennzahlen.

Die Daten für das mobile Dashboard werden mit den gewünschten KPI und den zuvor definierten Handlungsdimensionen bereitgestellt und an das Smartphone gesendet, sodass sie sich jederzeit durch einfaches Wischen und Tippen interaktiv analysieren lassen, auch offline.